Уокенбах Формулы в Excel

ПриложениеВ

Пользовательские форматы чисел

Большой заслугой Excel является возможность создавать пользовательские форматы числа. Хотя в Excel предлагает значительное разнообразие встроенных форматов числа, ни один из них вам может и не подойти. В этом приложении описано, как создать собственный формат числа.

О форматировании числа

По умолчанию во всех ячейках используется общий числовой формат. Часто этот формат интерпретируется как "что вводится, то и получается". Но если ячейка не достаточно широкая, чтобы уместить все число, то формат Общий округляет его, используя десятичную запятую и экспоненциальную запись значения. В большинстве случаев ячейку следует отформатировать с использованием другого формата чисел.

При форматировании чисел главное помнить, что оно влияет только на отображение числа в ячейке. Само число остается неизменным, и в формулах, использующих форматированное число, берется его реальное значение.

Исключения из этого правила возникают, если активизировать параметр Точность как на экране на вкладке Вычисления диалогового окна Параметры. Если этот параметр активизирован, то в формулах используются значения, реально отображенные в ячейках.

Автоматическое форматирование цифр

Excel достаточно умна, чтобы выполнить некоторое форматирование автоматически. Например, если в ячейку ввести 12,3%, то Excel знает, что нужно применять процентный формат, и автоматически изменяет форматирование. А если перед числом ввести знак доллара, Excel отформатирует ячейку денежным форматом (в английскойверсии).

В Excel 2000 используется параметр отключения автоматического форматирования процентных значений. Выберите Сервис^Параметры и перейдите на вкладку Правка. Если напротив параметра Автоматический ввод процентов выставлен флажок, то обычные вводимые значения будут отображаться в виде процентов (например, введите 12,5 и получится 12,5%). Если этот параметр не активизирован, то значения нужно вводить в виде десятичных чисел (например, ,125для 12.5%).

Excel автоматически применяет встроенный формат цифр в ячейках, основываясь на следующих критериях:

•Если число содержит косую (/), его можно преобразовать в формат даты или дробей.

•Если число содержит дефис (-), его можно преобразовать в формат даты.

592

•Если число содержит двоеточие (:) или после числа стоит пробел или буква А или Р, то его можно преобразовать в формат времени.

•Если число содержит букву Е (в верхнем или нижнем регистре), то его можно преобразовать в экспоненциальное представление.

Чтобы отменить автоматическое форматирование числа при вводе значения, задайте заранее желаемый формат ячейки или поставьте перед числом апостроф (вы получите текстовыйформат).

Форматирование чисел с помощью кнопок панели инструментов

На панели инструментов Форматирование находятся кнопки, с помощью которых можно быстро изменить форматы чисел. При щелчке на одной из этих кнопок к выбранным ячейкам применяется определенный формат цифр. В табл. В.1 приведены форматы, активизируемые кнопками панели инструментов Форматирование.

Эти пять кнопок панели инструментов применяют заранее определенные стили в выделенных ячейках. Список стилей в Excel можно открыть, выбрав команду Формат^Стиль.

\Таблица В.1. Кнопкиприменения стилей ; на панели инструментов Форматирование

Использование клавиатурных сокращений для форматирования чисел

Еще один способ применять форматирование к числам — это использование клавиатурных сокращений. В табл. В.2 приведены клавиатурные сокращения, которые используются для применения форматирования к выделенному диапазону ячеек.

Таблица В.2. Клавиатурные сокращения для форматирования цифр

Использование диалогового окна Форматячеек для форматирования чисел

Оптимальный способ форматировать ячейки — это использование диалогового окна Форматирование ячеек ивкладки Число. Выделите ячейки, формат которых нужно изменить, ивыбе-

Числовой. Позволяет задавать количество цифр между пробелами при разделении тысяч иуказывать вид отрицательных чисел.

Денежный. Позволяет задавать количество значений после запятой, выбирать денежный знак и отображать отрицательные числа. В этом формате всегда используется разделитель тысяч (например, пробел).

Финансовый. В отличие от формата Денежный, денежные символы всегда выровнены повертикали.

Дата. Позволяет выбирать формат даты. Excel 2002 также позволяет указывать язык формата даты.

Время. Позволяет выбирать формат времени. Excel 2002 также предоставляет возможность выбирать язык формата времени.

Процентный. Позволяет выбирать количество значений после запятой; всегда отображает знак процента.

Дробный. Предлагает выбрать один из девяти форматов дробей.

Экспоненциальный. Отображает числа в экспоненциальном представлении (с Е): 2,00Е = 200 000, 2,05Е+05 = 205 000. Также можно выбрать количество значений после запятой слева от Е.

Текстовый. Применение этого формата сообщает Excel о необходимости обрабатывать значение как текст (даже если оно выглядит как число). Этот формат используется при нумерации.

Дополнительный. Содержит дополнительные форматы чисел. Список изменяется в зависимости от выбранного языка (местоположения). Для Английский (США) предлагаются форматы Zip Code, Zip Code +4,Phone Number и Social Security Number.

Все форматы. Позволяет определить пользовательский формат числа, которого нет ни в одной из выше перечисленных категорий.

Если в ячейке отображаются знаки решетки (##########), то обычно это значит, что столбец недостаточно широк, чтобы отобразить значение с использованием выбранного формата. Сделайте шире столбец илиизмените формат ячейки. Символы решетки также могут значить, чтов ячейке содержится неверное время или дата.

Форматирование чисел на диаграммах

При создании диаграммы форматирование чисел на ней связано с ячейками рабочеголиста, в которых заданы используемые данные. Например, в значениях, отображенных на осях или надписях диаграммы, используется тот же формат данных, что и у значений, на основе которых эта диаграмма создана. При необходимости, формат чисел (в том числе пользовательский формат числа) можно применить клюбым значениям на диаграмме.

На любом значении в диаграмме можно дважды щелкнуть мышью. При этом откроетсясоответствующее диалоговое окно Формат оси. Перейдите на вкладку Число и укажите нужный формат числа. Можно воспользоваться одним из встроенных форматов или применить пользовательский.

Чтобы переопределить связи между форматами числа на диаграмме и рабочем листе, выставьте флажок опции Связь с источником на вкладке Число диалогового окна Формат оси.

Создание пользовательского формата числа

На рис. В.2 показано, как выглядит диалоговое окно Формат ячейки при выборе категории Все форматы. Эта категория позволяет создавать формат числа, которого нет ни в одной другой категории. Как видно на рисунке, Excel позволяет создать много самых разнообразных форматов числа.

Пользовательские форматы числа сохраняются вместе с рабочим листом. Чтобы пользовательский формат былдоступен в других рабочих книгах, скопируйте ячейку, в которой используется пользовательский формат, вдругую рабочую книгу.

О пользовательских форматах чисел

Форматирование числа задается в результате определения последовательности кодов в

вводится почтовый код, например, 06604, то значение отображается с нулем впереди. Если это число вводится в ячейку с форматом числа Общий, то отобразится 6604 (без нуля впереди).

Просмотрите список типов форматов числа в категории Все форматы диалогового окна Формат ячейки. В большинстве случаев в этом списке можно найти подходящий формат, а дополнительную настройку проводить требуется очень редко.

Части строки сформатом числа

Строка с пользовательским форматом позволяет определять различные коды форматов для положительных, отрицательных чисел, нулевого значения и текста. В коде эти значения разделяются точками с запятой. Код организован в следующую структуру:

Положительное значение; отрицательное значение; нулевое значение; текстовое представление

Если используется только один раздел, то строка формата применяется ко всем значениям. Если используется два раздела, то первый раздел применяется к положительным значениям и к нулю, а второй — к отрицательным значениям.При задании трех разделов, первый раздел применяется к положительным значениям,второй — к отрицательным, а третий — к нулю.

Ниже приведен пример пользовательского формата числа, в котором определяются различные разделы для каждого из описанных типов: [Зеленый]Основной;[Красный]Основной;[Черный]Основной;[Синий]Основной

В этом примере значение имеет тот факт, что у цветов есть специальные коды. Ячейка, отформатированная пользовательским форматом числа, отображает содержимое разными цветами в зависимости от значения. Если ячейка отформатирована таким пользовательским форматом числа, то положительное число будет зеленого цвета, отрицательное — красного, ноль — черного, а текст — синего.

Чтобы форматирование ячеек применялось автоматически (как цвет текста или фона) в зависимости от содержимого ячейки, воспользуйтесь средством Условное форматирование (доступное в Excel 97 и выше). Об этом средстве рассказывается в главе 19.

Предварительное форматирование ячейки

Обычно формат числа применяется к ячейке, уже содержащей значение. Но ячейки также можно отформатировать и перед вводом значения. Тогда, после ввода информации, значения принимают указанное форматирование. Отформатировать заранее можно определенные ячейки, целые строки или столбцы или весь рабочий лист.

Однако, чтобы не форматировать весь рабочий лист, можно изменить формат числа в стиле Обычный (если не указан другой стиль, то для всех ячеек используется стиль Обычный). Измените стиль, выбрав команду Формат^Стиль. В диалоговом окне Стиль щелкните на кнопке Изменить и выберите новый формат числа, который будет использоваться в стиле Обычный.

Коды пользовательского формата числа

В табл. В.З перечислены коды форматирования, доступные для пользовательских форматов, и их краткое описание. Большинство этих кодов используется в примерах, приведенных далее в этом приложении.

Таблица В.З. Коды, используемые для создания пользовательских форматов чисел

В табл. В.4 перечислены коды, используемые для создания пользовательских форматов для дат и времени.

пользовательских форматов даты и времени

мммОтображает месяц ввиде аббревиатуры (Янв-Дек)

ммммОтображает полное название месяца (Январь-Декабрь)

мммммОтображает первую букву месяца (Я-Д)

ДДДОтображает день ввиде аббревиатуры (Пн-Вс)

ДДДДОтображает полное название дня (Понедельник-Воскресенье)

Откуда взялись такие форматычисла?

Excel может создавать пользовательские форматы числа безведома пользователя. При использовании кнопок Увеличить отступ илиУменьшить отступ на панели инструментов Форматирование создается новый формат числа, который отображается на вкладке Число диалогового окна Формат ячейки. (Чтобы открыть это диалоговое окно, выберите команду Ячейки в меню Формат). Например, если щелкнуть на кнопке Увеличить отступ пять раз,то создадутся такие пользовательские форматы числа:

0,0

0,000

0,0000

0,000000

Пользовательский формат для двух значений после запятой не создается, поскольку он является встроенным.

Примеры пользовательских форматов

В этом приложении приведены примеры пользовательских форматов. Большинство этих форматов можно почерпнуть из приведенных ниже примеров. Но в некоторых случаях необходимо внести незначительные изменения, чтобы представленные форматы удовлетворяли соответствующим требованиям.

Масштаб

Пользовательский формат числа можно использовать для масштабирования числа. Например, при работе с очень большими числами иногда нужно отобразить числа в тысячах, а не единицах (т.е. отобразить число 1000 000 как 1000).В расчетах, конечно же,будет использоваться реальное число, которое указано в ячейке. Форматирование влияет только навидэтого числа.

Отображение значений втысячах

Следующая строка формата отображает значения без последних трех цифр слева от десятичной запятой и удаляет саму запятую. Другими словами, значение выглядит так, как после деления на 1 000 и округления до целого.

#/ ###пробел

Авот вариант этой строки формата. Значение с этим форматом номера выглядит, как после деления на 1 000 и округления до двух значений после десятичной запятой.

####/ 00пробел

В табл.В.5показан пример этихформатов:

Отображениезначений в сотнях

Приведенная ниже строка формата отображает значения в сотнях с двумя значениями после десятичной запятой. Значение в этом формате выглядит так, как будто оно разделено на 100 и округлено до двух цифр после запятой.

0 " , " 0 0