Уокенбах Формулы в Excel

Пустые ячейки не пустые

Может быть, некоторые из васобнаружили, чтопри нажатии клавиши <пробел> содержимое ячейки уничтожается. На самом деле при этом вставляется невидимый символ пробела, что не эквивалентно уничтожению содержимого ячейки.

К примеру, следующая формула возвращает число непустых ячеек в диапазоне Al: A10. Если некоторые ячейки из данного диапазона "удалены" с помощью клавиши <пробел>, они будут включены всчет, а формула возвратит неправильный результат.

=СЧЁТЗ(А1:А10)

Если формула отказывается игнорировать пустые ячейки, убедитесь, действительно ли они пустые.

Формула возвращает ошибку

Формула может возвращать одно из значенийошибки:

•#ДЕЛ/0

•#Н/Д

•#ИМЯ?

•#ПУСТО!

•#ЧИСЛО!

•#ССЫЛКА!

•#ЗНАЧ!

Впоследующих подразделах рассмотрены возможные проблемы, вызывающие данные ошибки.

ВExcel 2002 появилась новая возможность определения типа ошибки на печати. Для доступа кданному средству выберите команду Файл^Параметры страницы и щелкните навкладке Лист; можно задать вывод ошибок ячеек в виде дефиса, пустого места или значения #н/д.

Поиск ошибок

Кнопка Источник ошибки на панели инструментов Зависимости может помочь в обнаружении ячейки, приводящей к возникновению ошибки. Довольно часто ошибка в одной ячейке возникает вследствие наличия ошибки в другой. Активизируйте содержащую ошибку ячейку ищелкните на кнопке Источник ошибки. Excel отобразит стрелки, указывающие на источник ошибки.

Ошибка #ДЕЛ/О!

Деление на ноль недопустимо. Если попытаться выполнить такую операцию, Excel отобразит хорошо знакомое значение ошибки #ДЕЛ/0 !.

Так как Excel считает значение пустой ячейки равным нулю, данная ошибка будет получена и при делении на отсутствующее значение. Этостандартная ситуация при создании формул для еще невведенных значений, что и показано на рис. 21.1. В ячейке D2 находится следующая формула, которая скопирована вниз:

=(С2-В2)/С2

Эта формула находит разницу между значениями в столбцах В и С. Начиная с июня дан-

любого условия ошибки. Следующая формула как раз отображает пустую строку вслучае получения ошибки любого типа.

=ЕСЛИ(ЕОШИБКА((С2-В2)/С2);"";(С2-В2)/С2))

Ошибка #Н/Д

Ошибка #Н/Д возникает, если в любой из ячеек, на которую ссылается формула, отображается значение #Н/Д.

Некоторые пользователи для явного указания отсутствующих данных любят использовать обозначения =ЗНАЧ( ) или #н/д. При этом становится совершенно ясно, что данные недоступны и не удалены случайно. Если создавать диаграмму типа графика для ячеек, содержащих значение #н/д, отсутствующие данные интерполируются. В случае же пустой ячейки отсутствующим данным соответствует разрыв кривой.

Ошибка #Н/Д возникает также тогда, когда функция поиска не может найти соответствие.

Ошибка #ИМЯ?

Ошибка #ИМЯ? возникает в следующих случаях:

•Формула содержит неопределенное имя ячейки или диапазона.

•Формула содержит текст, который Excel интерпретирует как неопределенное имя. Например, ошибка в написании имени функции приводит к отображению ошибки #ИМЯ?.

•Формула использует функцию рабочего листа, определенную в надстройках, а надстройка не установлена.

Excel присущи определенные проблемы с именованными диапазонами. Если удалить имя ячейки или диапазона, используемое в формуле, формула продолжает использовать это имя, хоть оно больше не определено. Как результат, формула отображает ошибку #имя?. Казалось бы, что Excel мог бы преобразовывать имена в ссылки на соответствующие ячейки, однако этого не происходит.

Ошибка #ПУСТО!

Данная ошибка возникает, когда формула пытается использовать пересечение двух диапазонов, которые в действительности не имеют общих ячеек. Оператором пересечения областей

является пробел между ссылками. Следующая формула, например, возвращает значение #ПУСТО!, так как два выбранных диапазона не пересекаются.

=СУММ(В5:В14 A16.-F16)

Следующая формула уже не возвращает значение #ПУСТО!, вместо этого она отображает содержимое ячейки В9, являющейся пересечением двух диапазонов.

=СУММ(В5:В14 A9:F16)

Ошибка #ЧИСЛО!

Ошибка #ЧИСЛО! возникает в одном из следующих случаев:

•Для функции, использующей числовой аргумент, задан аргумент другого типа.

•Использующая итерации функция не может найти результат. К функциям, использующим итерации, относится, например СТАВКА.

•Формула возвращает слишком большое или слишком маленькое значение. Excel поддерживает величины в пределах от 1Е-ЗО7 до 1Е+ЗО7

Ошибка «ССЫЛКА!

Ошибка #ССЫЛКА! возникает в случае использования формулой ошибочной ссылки на ячейку. Данная ошибка может встречаться в следующих ситуациях:

• Ячейка, на которую ссылалась формула, была удалена. Например, следующая формула отображает ошибку #ССЫЛКА!, если удалена строка 1, столбец А или столбец В.

=А1/В1

•Формула скопирована в новое место, где относительные ссылки на ячейки становятся недействительными. Например, если скопировать следующую формулу из ячейки А2 в ячейку А1, формула возвратит ошибку #ССЫЛКА!, так как в ней будет присутствовать ссылка на несуществующую ячейку.

= А 1 - 1

•Ячейка была вырезана (командой Правка^Вырезать) и затем вставлена в ячейку, на которую ссылается формула. Формула отобразит #ССЫЛКА!.

Обратите внимание на цвет

Когда вы редактируете содержимое ячейки, содержащей формулу, Excel использует цветовое выделение для обозначения ссылок на ячейки и диапазоны. При этом на рабочем листе контурами такого же цвета выделяютсясоответствующие ячейки и диапазоны. Таким образом, можно визуальнопросмотреть используемые формулой данные.

Цветные контуры можно изменять, модифицируя ссылки на ячейку или диапазон. Для изменения используемой ссылки перетащите границу контура или маркер выделения (в правом нижнем углу контура).

Ошибка #ЗНАЧ!

Ошибка #ЗНАЧ ! весьма распространена и встречается в следующих ситуациях:

• В качестве аргумента функции использованы данные несоответствующего типа, или же формула пытается произвести операцию, используя некорректные данные. Например, формула складывающая значение с текстовой строкой возвратит значение#ЗНАЧ!.

•В качестве аргумента функции используется диапазон, тогда как аргументом должно быть единственное значение.

•Пользовательская функция не вычислена. В некоторых версиях Excel вставка или перемещение листов может приводить к возникновению данной ошибки. Для принудительного пересчета воспользуйтесь клавишами <Ctrl+Alt+F9>.

•Пользовательская функция пытается выполнить недопустимую операцию. Например, пользовательская функция не может изменить среду Excel или внести изменения в другиеячейки.

•При вводе формулы массива вы забыли нажать клавиши <Ctrl+Shift+Enter>.

Абсолютные иотносительные ссылки

Как говорилось в главе 2, ссылки на ячейки могут быть относительными (например,

Приоритет операторов

В Excel установлены строгие правила относительно порядка выполнения математических операторов. В табл. 21.1 приведены операторы с указанием их приоритета (чем меньше число, тем раньше выполняется оператор). Изданной таблицы видно, например, что умножение имеет более высокий приоритет посравнению со сложением. Поэтому умножение будет выполняться раньше.

Шблица 21.1*:Приоритет оператор

Если у вас возникают сомнения в вопросах подобного рода (или если вы просто хотите сделать выражение более понятным), используйте круглые скобки. Применение круглых скобок дает гарантию выполнения операций в верном порядке. Следующая формула, например, производит умножение ячейки А1 на ячейку А2, а затем к результату добавляет 1. Умножение выполняется раньше, так как данная операция имеет более высокий приоритет.

=1+А1*А2

Ниже приводится более наглядная запись данной формулы. Использование скобок не обязательно, но с ними порядок выполнения действий становится очевидным.

=1+(А1*А2)

Обратите внимание, что операторы отрицания и вычитания выглядят совершенно одинаково. Это, как вы можете догадаться, может приводить к возникновению путаницы. Рассмотрим две формулы:

=-3Л 2 =0-3^2

Первая формула, как и ожидается, возвращает значение 9. Вторая же формула возвращает значение -9. Возведение в квадрат всегда дает положительный результат, так как же Excel смог получить отрицательное значение?

В первой формуле знак минус является оператором отрицания и имеет более высокий приоритет. Во втором же случае знак минус — оператор вычитания, имеющий приоритет ниже, чем оператор возведения в степень. Таким образом, значение 3 возводится в квадрат, а затем результат вычитается из нуля, что и дает отрицательное значение.

Интерпретация оператора отрицания проводится в Excel довольно необычно. Другие электронные таблицы (например Lotus 1-2-3 или Quattro Pro) возвращают -9 в обеих формулах. Более того, при использовании языка VBA Excel также возвращает результат -9для этих выражений.

Использование круглых скобок в приведенной ниже формуле заставляет Excel интерпретировать оператор как знак минус, а не как оператор отрицания. Данная формула возвращает значение 9.

Формулы невычислены

Если в рабочем листе используются пользовательские функции, написанные на VBA, может случиться так, что у использующей их формулы возникают проблемы с пересчетом, и формула возвращает неверный результат. Для принудительного пересчета всех формул используйте сочетание клавиш <Ctrl+Alt+F9>.

В версиях до Excel 2000 данная комбинация клавиш недокументирована.

Реальные иотображаемые значения

Вы можете столкнуться с ситуацией, когда кажется, что сложение значений выполняется с ошибкой. На рис. 21.3 показан рабочий лист, содержащий в каждой из ячеек диапазона В 2 : В 4 следующую формулу:

= 1/3

Установив на вкладке Вычисления диалогового окна Параметры (для открытия данного диалогового окна выберите команду Сервиса Параметры) флажок точность, как на экране, можно указать Excel использовать в вычислениях отображаемые значения.

Действие флажка точность, как на экране распространяется не только на формулы, но и на непосредственно вводимые в ячейках значения. Например, если ячейка содержит значение 4,68 и отображается без десятичных знаков (то есть, как 5), установление данного флажка приведет к преобразованию 4,68в 5,00. Данное изменение постоянно, и восстановление прежнего значения при сбросе флажка точность, как на экране невозможно.

Ошибки плавающей запятой

Компьютеры, по своей природе, не обладают бесконечной точностью. Excel хранит числа в двоичном представлении, используя для них байт, что соответствует точности до 15 знака.Некоторые числа нельзя точно выразить с использованием восьми байт, поэтому они аппроксимируются.

Для демонстрации того, как данное положение может привести к возникновению проблем, введем в ячейке А1 следующую формулу:

=(5,1 - 5,2)+!

Результатом данного выражения должно быть 0,9. Однако, если отформатировать данную ячейку для отображения 15 десятичных знаков, будет отображено значение 0, 8999999999999999. Это происходит из-за того, что сначала выполняется действие в скобках, а промежуточный результат сохраняется в двоичном коде после аппроксимации. Затем формула добавляет к данному значению 1, а ошибка аппроксимации отображается в конечном результате.

В большинстве случаев данный тип ошибки не представляет никакой проблемы. Однако, если результат такой формулы проверяется логическим оператором, возникновение проблемы не исключено. К примеру, приведенная ниже формула (если в ячейке А1 находится предыдущая формула) возвращает значениеЛОЖЬ:

=А1=,9

Одним извозможных способов устранения данной ошибки является использование функции Excel ОКРУГЛ. Следующая формула, благодаря сравнению значения в ячейке А1, округленного до одного десятичного знака, возвращает значение ИСТИНА.

=ОКРУГЛ(А1;1)=0,9

Вот ещеодин пример проблемы "точности". Попробуйте ввести следующую формулу:

= 1 ,3 33+1,22 5 - 1,333 - 1,225

Если выиспользуете Excel 97 илиболее позднюю версию программы, формула возвратит значение 0. Предыдущие версии программы возвращали результат 2,22044604925031Е16 (число очень близкое к 0).

Начиная с Excel 97, если операция сложения иливычитания дает результат очень близкий кнулю, проводится компенсация ошибок, полученных в результате преобразования операнда в двоичный коди обратно. Привыполнении предыдущего примера в Excel 97(и вболее поздних версиях), программа корректно находит результат.

Ошибка "фантомных ссылок"

После открытия рабочей книги вы можете увидеть сообщение, извещающее о существовании ссылок на другие источники данных. Данное сообщение возникает, когда рабочая книга содержит несвязанные формулы

В подавляющем большинстве случаев, проблема связанных ссылок возникает из-за неправильности имен. Выберите команду Вставка^Имя^Присвоить ипросмотрите список имен. Если вывстретите имя соссылкой на#ССЫЛКА!, удалитеего.

Такие фантомные ссылки могут образовываться при копировании рабочего листа, содержащего имена. Более детальную информацию об именах можно почерпнуть изглавы 3.

Ошибка циклических ссылок

Циклическая ссылка— это формула, содержащая ссылку наячейку, содержащую формулу. Ссылка может быть прямой иликосвенной. Отом, какможно выявить циклические ссылки, речь пойдет в следующем разделе данной главы "Средства проверки данных Excel".

Как говорилось в главе 14, возможны ситуации, когда циклические ссылки создаются преднамеренно.

Средства проверки данных Excel

В Excel есть масса инструментов, призванных оказывать помощь в нахождении ошибок формул. В данном разделе описаны встроенные вExcel средства проверки данных.

Нахождение ячейки определенного типа

Диалоговое окно Выделение группы ячеек позволяет задать типячеек, которые долженвыделить Excel. Чтобы отобразить этодиалоговое окно, выберите команду Правка^Перейти (либо

воспользуйтесь клавишами <F5> или <Ctrl+G>). При этом открывается диалоговое окно Переход. Щелкните в нем на кнопке В424ыделить, что и приведет к открытию диалогового окна Выделение группы ячеек, показанного на рис. 21.4.

Если при выборе команды ПравкамПерейти выбран диапазон из нескольких ячеек, команда будет применена только к выбранными ячейками. Если же выбрана отдельная ячейка, команда применяется ко всему рабочему листу.

Диалоговое окно Выделение группы ячеек используется для выделения ячеек определенного

числений. Для этого выберите команду Сервис=>Параметры и на вкладке Вид установите флажок формулы. Можно также перед использованием данной команды создать для данной рабочей книги новое окно просмотра. Это позволяет одновременно просматривать в одном окне сами формулы, а в другом результаты их вычислений. Для открытия нового окна выберите команду Окно^Новое.

Рис. 21.5. Уменьшениемасштаба и выделение всех формул может дать хорошее представление о структуре рабочего листа

Для переключения между режимом нормального просмотра и режимом просмотра формул используется комбинация клавиш <Ctrl+'>.

В Excel 2002 для переключения режима просмотра формул используется команда Сервис=>3ависимости формул^Режим проверки формул. При включении данного режима отображается панель инструментовЗависимости.

На рис. 21.7 представлен пример отображения рабочей книги в двух окнах. В верхнем окне используется режим обычного просмотра (результаты вычисления формул), а в нижнем окне отображаются сами формулы.

При включенном режиме просмотра формул Excel выделяет цветом ячейки, используемые формулой в активной ячейке. Например, нарис. 21.6 активизирована ячейка СП. Ячейки, используемые формулой данной ячейки, выделены в обоих окнах.

Рис. 21.6. Отображениеформул (нижнее окно) ирезультатов их вычисления (верхнее окно)

Отслеживание связей ячейки

Для того чтобы понять, как можно отследить взаимосвязи ячеек, необходимо ознакомиться с двумя концепциями:

•Влияющие ячейки. Применимо лишь кячейкам, содержащим формулу; к влияющим ячейкам относятся всеячейки, вносящие вклад в результат формулы. Термин прямое влияние относится к ячейкам, используемым непосредственно в формуле. Если сами ячейки в формуле не используются, но их значения используются другими ячейками, на которые непосредственно ссылается формула, говорят о непрямом влиянии.

•Зависимые ячейки. Это ячейки в формуле, зависящие от отдельной ячейки. Зависимые ячейки составляют все формулы, которые ее используют. Опять таки, зависимость может быть прямой или непрямой.

Определение влияющих на формулу ячеек часто способно пролить свет на то, почему данная формула неработает правильно. Знание того, какие ячейки формул зависят от определенной ячейки, также полезно. Например, если высобираетесь удалить формулу, информация о наличии зависимостей будет совсем не лишней.

Нахождение влияющих ячеек

Определить ячейки,используемые формулой в активной ячейке, можно множеством способов.

•Нажмите клавишу <F2>. Ячейки, используемые непосредственно в формуле, будут обведены цветными контурами, цвет контура соответствует ссылке наячейку в формуле.

•Выберите команду Правкам Перейти (или нажмите клавишу <F5>) для открытия диалогового окна Переход. Затем щелкните на кнопке Выделить для открытия диалогового окна Выделение группы ячеек. Затем выберите переключатель Влияющие ячейки и установите либо флажок только непосредственно (для нахождения ячеек влияющих непосредственно), либо флажок на всех уровнях (для нахождения ячеек, влияющих как напрямую, таки косвенно). Щелкните накнопке ОК, иExcel выделит все влияющие на формулу ячейки. Спомощью данной техники можно находить влияющие ячейки только в том рабочем листе, в котором находится формула.

•Используйте комбинацию клавиш <Ctrl+[> для выделения на активном рабочем листе всех влияющих непосредственно ячеек.

•Используйте комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+[> для выделения на активном рабочем листе всех влияющих ячеек (напрямую икосвенно).

•С помощью команды Сервис^Зависимости формул"=>Панель зависимостей

отобразите панель инструментов Зависимости. Щелкните на кнопке Влияющие ячейки для отображения стрелок, указывающих на влияющие ячейки. Для просмотра нескольких уровней влияния щелкните на данной кнопке несколько раз. На рис. 21.7 представлен рабочий лист со стрелками, настроенными на отображение ячеек, влияющих наформулу в ячейке С13.

Нахождение зависимых ячеек

Найти формулы, зависящие от отдельной ячейки, можно множеством способов.

•Выберите команду Правка^Перейти (или нажмите клавишу <F5>) для открытия диалогового окна Переход. Затем щелкните на кнопке Выделить для открытия диалогового окна Выделение группы ячеек. Затем выберите переключатель Зависимые ячейки и установите либо флажок только непосредственно (длянахождения ячеек, зависящих напрямую), либо на всех уровнях (для нахождения ячеек, зависящих какнапрямую, так и косвенно). Щелкните на кнопке ОК, и Excel выделит все зависимые от активной ячейки. С помощью данного способа можно находить зависимые ячейки только в томрабочем листе, в котором находится формула.

•Используйте комбинацию клавиш <Ctr>+]> для выделения на активном рабочем листе всех зависимых напрямую ячеек.

•Используйте комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+]> для выделения на активном рабочем листе всех зависимых ячеек (напрямую и не косвенно).