Уокенбах Формулы в Excel

3.В поле Имя введите имя описательного характера, а в поле Формула укажите необходимую формулу (см. рис. 18.19). В формуле могут использоваться другие поля и функции рабочего листа. В данном примере имя вычисляе-

На рис. 18.20 показана сводная таблица после добавления в нее вычисляемого поля. В новом поле отображается средняя стоимость единицы продукции. Вычисляемое поле также становится доступным на панели инструментов Список полей сводной таблицы вместе с другими полями сводной таблицы.

Puc. 18.20.Вданной сводной таблице используется вычисляемое поле

Формулу можно записать вручную с помощью клавиатуры или путем двойного щелчка на элементе списка Поля. При двойном щелчке элемент переносится в поле Формула. Так какв имени поля u n i t s Sold есть пробел, Excel добавляет вокруг него одиночныекавычки.

Применяемые формулы могут использовать и функции рабочего листа, однако последние не могут ссылаться на ячейки или именованные диапазоны.

Вставка всводную таблицу вычисляемого элемента

В предыдущем подразделе было описано, как создать вычисляемое поле. Excel также

те следующие действия:

1.Поместите маркер выделения ячейки в область строки, столбца или страницы сводной таблицы, содержащую элемент, который будет вычислен. В данном примере маркер должен находиться в области Month.

2.На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Сводная таблицаОФормулыОВычисляемый объект. Excel отобразит диалоговое окно

Вставка вычисляемого элемента.

3.В поле Имя введите имя для нового элемента, а в поле Формула укажите необходимую формулу (см. рис. 18.21). В формуле могут использоваться элементы из других полей, но не могут применяться функции рабочего листа. В данном примере имя нового объекта — Qrt - 1, а формула имеет вид:

=Jan+Feb+Mar

4.Щелкните на кнопке Добавить.

5.Повторите пп. 3 и 4 для создания дополнительных вычисляемых объектов Qrt-2 (=Apr+May+Jun), Qrt-3 (=Jul+Aug+Sep) HQrt-4 (=Oct+Nov+Dec).

6.Щелкните на кнопке OK для закрытия диалогового окна.

Если в сводной таблице используется вычисляемый объект, во избежание двойного расчета может потребоваться отключить отображения общей суммы.

После завершения создания вычисляемых объектов они появляются в сводной таблице. На рис. 18.22 показана сводная таблица после того, как к ней добавлено четыре элемента кварталов. Вы можете изменить порядок объектов путем ихперетаскивания.

Рис. 18.22. В дайной сводной таблице для отображения квартальных итогов использованы вычисляемые элементы

Вычисляемый объект отображается в сводной таблице лишь в томслучае, когда отображается то поле, на котором он основан. Если вы удалите поле из категории строки или столбца в категорию данных, вычисляемый элементотображаться не будет.

Резюме

Данная глава — это вступление в тему сводных таблиц. В нейпоказано, каксоздать сводную таблицу, сгруппировать элементы и каксоздать вычисляемые поля илиобъекты.

В следующей главе речь пойдет об условном форматировании и о проверке данных.

Глава 19

Условное форматирование и проверка вводимых значений

Вэтой главе...

•Условное форматирование

•Проверка вводимых значений

•Резюме

В данной главе рассматриваются два очень полезных средства Excel: условное форматирование и проверка вводимых значений. Может показаться, что данные вопросы имеют мало общего с формулами. Однако, как вы сможете увидеть из ниже изложенного материала, если взять формулы в рассмотрение, данные средства окажутся способными сотворить, действительно нечто потрясающее.

Средства условного форматирования и проверки достоверности данных были введены в Excel 97. Поэтому изложенный материал не принесет много пользы тем, кто использует более ранние версии программы.

Условное форматирование

Условное форматирование позволяет выполнять форматирование ячеек выборочно иавтоматически, основываясь на их содержимом. Например, можно сделать так, чтобы всеячейки с отрицательными значениями в указанном диапазоне имели желтый фон. Если вы вводите в диапазоне новое значение или изменяете уже существующее, Excel проверяет его и применяет к нему правила условного форматирования. Если значение оказывается отрицательным, выполняется заливка фона ячейки. В противном случае форматирование неприменяется.

Условное форматирование очень полезно прибыстром поиске ячеек с ошибочнымиданными или ячеек особого тина. Вы можете применить специальное форматирование (например заливку красным цветом) для того, чтобы можно легко идентифицировать ячейки с определенным содержимым.

Полезно ли данное средство? Несомненно. Кроме того, стоит копнуть немного глубже, и вы узнаете о таких возможностях, о которых раньше не могли бы и мечтать. Ключом к ним, как вы увидите, является определение условий с помощью формул. В данном разделе приведено описание средства условного форматирования Excel, а также указаны некоторые ограничения и серьезные упущения.

Настройка условного форматирования

Чтобы применить условное форматирование к ячейке или диапазону, выполните следующие действия:

1.Выделите ячейку или диапазон.

2.Выберите команду Формат«=С>Условное форматирование. Excel отобразит диалоговое окно Условное форматирование, показанное нарис. 19.1.

Рис. 19.1. Диалоговое окно Условное форматирование

3.Из раскрывающегося списка выберите либо значение значение (для простого условного форматирования), либо формула (для форматирования, базирующегося на использовании формул).

4.Определите условие (или введите формулу).

5.Щелкните на кнопке Формат и определите форматирование, которое необходимо применить, если заданное условие удовлетворяется.

6.Длятого чтобы добавить дополнительные условия (ещеодно или несколько), щелкните на кнопке А также и затем повторите пп. 3-5.

7.Щелкните на кнопке ОК.

После того как данные операции будут проделаны, ячейка или диапазон будут отформатированы в соответствии с установленными условием или условиями. Данное форматирование, несомненно, динамическое: если изменить содержимое ячейки,Excel снова оценит новое содержимое и в соответствии срезультатом снимет или применит соответствующее форматирование.

Возможные типы форматирования

При щелчке на кнопке Формат диалогового окна Условное форматирование открывается диалоговое окно Формат ячеек, показанное на рис. 19.2. Это модифицированный вариант стандартного диалогового окна Формат ячеек— в нем нет вкладок Число, Выравнивание и Защита, зато есть кнопка Очистить. Вы можете определить любой из ниже перечисленных форматов:

•Начертание шрифта (обычное, полужирное или курсив)

•Подчеркивание шрифта

•Цвет шрифта

•Зачеркивание шрифта

•Отображение границы

•Стиль линии границы

•Цвет линии границы

•Цветзаливки ячейки

•Узор заливки ячейки

Условное 4юрнвгиромние иожвт начертания шрифта и его цвета.

Рис. 19.2. Диалоговое окно Формат ячеек, используемое при условном форматировании

Обратите внимание, что нельзя задать шрифт илиего размер; вероятно, причиной является то, что данные характеристики могут приводить к изменению высоты строки. Разработчики посчитали, что возникновение данного эффекта может не всегда однозначно восприниматься пользователями, и, кроме того, это может приводить к изменению областей разбивки рабочего листа настраницы при печати.

В диалоговом окне Формат ячеек доступны 56цветов палитры рабочей книги.Если ниодин изних вам неподходит, выможете изменить цветовую палитру рабочей книги. Для этого выберите команду Сервис^Параметры ищелкните навкладке Цвет диалогового окна Параметры. Выберите цвет; длятого чтобы его изменить, щелкните на кнопке Изменить. Нобудьте внимательны, так как изменение цвета может привести кизменению других цветовых параметров рабочей книги.

Диалоговое окно Найти и заменить в Excel 2002 позволяет найти в рабочем листе ячейки с определенным форматированием. Данное средство не обнаруживает ячеек, содержащих форматирование, установленное с помощью средства условного форматирования.

Определение условий

Список в левой части диалогового окна Условное форматирование позволяет выбрать одно издвух значений:

•значение — дляпростых условий;

•формула — для более сложных, основанных наформулах условий.

Вприведенных ниже подразделах обсуждаются обатипа условий.

Простые условия

При выборе значения значение могут определяться условия следующих типов:

•между (указывается два значения);

•вне(указывается два значения);

•равно (указывается одно значение);

•неравно (указывается одно значение);

•больше (указывается одно значение);

•меньше (указывается одно значение);

•больше или равно (указывается одно значение);

•меньше или равно (указывается одно значение).

Можно либо напрямую ввести значение(я),либо указать ссылку на ячейку(и).

Условия, основанные наформулах

При выборе значения формула вы имеете возможность указания формулы. Это выполняется в результате определения содержащей ее ячейки илипутем ввода формулы непосредственно в данном диалоговом окне (см. рис. 19.3).

- Условие 1

Рис. 19.3. Ввод формулы в диалоговом окне Условное

форматирование

Формула должна быть логической, то есть возвращать значение ИСТИНА ИЛИ ложь. Если формула возвращает ИСТИНА, условие удовлетворяется и условное форматирование применяется. Если возвращаемое значение ложь, условие не удовлетворяется иусловное форматирование не применяется.

Как вы сможете увидеть на приводимых далее примерах, эффективность условного форматирования проявляется, когда формула вводится непосредственно в диалоговом окне

Условное форматирование.

Если во введенной формуле имеется ссылка на ячейку, она считается относительной, с привязкой к левой верхней ячейке выбранного диапазона. Предположим, например, что вам нужно задать условное форматирование, применяющее заливку к пустым ячейкам в диапазоне В2 : В10. Выполните следующие действия:

1.Выделите диапазон В2 : В10.

2.Выберите команду Формат^Условное форматирование.

3.Из раскрывающегося списка выберите элемент формула.

4.В поле диалогового окна введите формулу =В2=""

5.Щелкните на кнопке Формат и выберите способ заливки.

6.Двараза щелкните на кнопке ОК.

Обратите внимание, что введенная формула содержит ссылку на левую верхнюю ячейку выбранного диапазона. Чтобы убедиться в том, что ссылка относительна, выберите ячейку В 5 и посмотрите формулу условного форматирования для нее. Вы увидите, что для данной ячейки формула имеетвид:

=В5=|1П

Изменение шрифта спомощью пользовательских числовых форматов

В некоторых случаях можно отказаться от использования условного форматирования в пользу пользовательского числового форматирования, позволяющего в зависимости от соответствия условиям изменять цвет шрифта. Например, приведенное ниже числовое форматирование отображает положительные значения черным цветом, отрицательные красным, анулевые значения синим цветом:

[Черный]Основной;[Красный]-Основной;[Синий]Основной

Информацию опользовательских числовых форматах можно почерпнуть из приложения В.

Обычно, при вводе формулы условного форматирования длядиапазона ячеек, вы будете использовать ссылку на верхнюю левую ячейку выбранного диапазона. Исключением является случай, когда необходимо сослаться на определенную ячейку. Предположим, например, что вы выбрали диапазон Al: B2 0 и хотите применить форматирование ко всем ячейкам диапазона, значение которых превосходит значение в ячейке С1. Введите следующую формулу условного форматирования:

=А1>$С$1

В этом случае ссылка наячейку С1 является абсолютной; она будет оставаться неизменной для всех остальных ячеек выбранного диапазона. Другими словами, формула условного форматирования для ячейки А2 будет иметь вид:

=А2>$С$1 Относительная ссылка изменилась, а абсолютная осталась такой же.

Работа сусловными форматами

В данном подразделе приведена некоторая дополнительная, касающаяся условного форматирования, информация, которая может оказаться для вас полезной.

Множественные условия

Как отмечалось ранее, в диалоговом окне Условное форматирование, щелкая на кнопке А также, вы можете задать до трех условий. Можно, например, определить три следующих условия (и задать различное форматирование для каждого из них):

Значение меньше О Значение равно О Значение больше О

В этом случае знак значения определяет применяемое форматирование.

Если ни одно изусловий неудовлетворяется, ячейка сохраняет свои существующие форматы. Если указаны множественные условия и удовлетворяется несколько изних, Excel применяет форматирование лишь для первого выполняющегося условия. Например, могут быть определены два условия следующего типа:

Значение больше 1 и меньше 12 Значение меньше б

Ввод значения 4 удовлетворит обаусловия. При этом к ячейке будет применен формат, определенный для первого условия.

Будьте осторожны при вставке

Очень важно помнить о том,что можно очень легко (слишком легко) уничтожить условное форматирование в ячейке илив диапазоне, вставив в ячейку скопированные данные.

Копирование ячейки и ее вставка в ячейку илидиапазон, содержащий условное форматирование, приводит к уничтожениюпоследнего в месте записи. Приэтом не выводится предупреждения. Безусловно,данная недоработка целиком на совести разработчиков Microsoft, однако при использованииусловного форматирования выдолжны незабывать о ней.

Копирование ячеек, содержащих условное форматирование

Информация об условном форматировании сохраняется вместе с ячейкой подобно информации об обычном форматировании. Это означает, что при копировании ячейки, содержащей условное форматирование, последнее тоже будет скопировано.

Для того чтобы скопировать только условные форматы, выделитеячейки,которые вы хотите отформатировать, и включите в их набор по крайней мере одну ячейку, имеющую условное форматирование, которое вы хотите скопировать. Выберите команду Формат^Условное форматирование и щелкните накнопке ОК.

При вставке строк или столбцов внутри диапазона, содержащего условное форматирование, новые ячейки приобретают то же условное форматирование.

Удаление условного форматирования

Если удалить содержимое ячейки нажатием клавиши <Del>, условное форматирование (как и любое другое) не будет удалено. Для удаления всех условных форматов (а также любых других) выделите ячейки и выберите команду Правка^Очистить^Форматы.

Чтобы удалить только условное форматирование и оставить другие типы форматирования нетронутыми, необходимо использовать диалоговое окно Условное форматирование. Выделите ячейки, затем выберите команду Формат^Условное форматирование. Щелкните в диалоговом окне Условное форматирование на кнопке Удалить. Будет открыто диалоговое окно (рис.19.4), позволяющее указать условия, которые вы хотите удалить. В данном диалоговом окне всегда содержатся флажки для трех условий, даже, если такое количество условий ранее небыло определено.

Удалить условное форматирование можно просто путем копирования ячейки, не имеющей условного форматирования, и ее вставки в нужную ячейку илидиапазон. При этом, конечно же, также копируется значение (илиформула) ячейки и все остальные форматы.

Обнаружение ячеек, содержащих условное форматирование

Посмотрев на ячейку, не всегда можно сказать, содержит онаусловное форматирование или нет. Для выделения таких ячеек вы можете воспользоваться диалоговым окномExcel Переход.

Для отображения диалогового окна Переход выберите команду ПравкамПерейти(или нажмите клавишу <F5>). Щелкните на кнопке Выделить и затем выберите переключатель условные форматы (рис. 19.5). Длятого чтобы выделить на рабочем листе все ячейки, содержащие условное форматирование, выберите переключатель всех. Если нужно выделить лишь ячейки с тем же условным форматированием, что и у активной ячейки, выберите переключатель этих же. Щелкните накнопке ОК, иискомые ячейки будут выделены.

Использование ссылок на другие листы

Если введенная формула условного форматирования использует одну илинесколько ссылок на другие листы, Excel выдаст сообщение об ошибке. Если необходимо сослаться на ячейку в другом листе, необходимо создать на нее ссылку в листе, содержащем условное форматирование. Например, если в формуле условного форматирования должна быть ссылка на ячейку А1 в рабочем листе ЛистЗ, в ячейке активного листа может быть введена следующая формула:

=ЛистЗ!А1 После этого в формуле условного форматирования используйте ссылку наэтуячейку.

Другой метод состоит в создании имени для ячейки (с помощью команды Вставка^Имя^Присвоить). После присвоения имени его можно использоватьв диалоговом окне Условное форматирование в качестве ссылки наячейку. При использовании данной методики именованная ячейка может находиться в любом рабочем листе рабочей книги.

Формулы условного форматирования

В данном подразделе приведен рядпримеров, демонстрирующих различные варианты использования условного форматирования. В каждом изданных примеров используется формула, введенная непосредственно в диалоговом окне Условное форматирование. Тип применяемого форматирования определяется удовлетворяемыми условиями.

Определение нечисловых данных

Следующая формула условного форматирования применяет форматирование к ячейке А1 лишь в томслучае, если она содержит текст:

=ЕТЕКСТ(А1)

Чтобы данную формулу применить к диапазону, необходимо его предварительно выделить. В качестве аргумента функции ЕТЕКСТ должна использоваться верхняя левая ячейка диапазона.