Уокенбах Формулы в Excel
.pdfШаг 1. Указание расположения данных
При выборе команды Данные^Сводная таблица отображается диалоговое окно, показанное на рис. 18.6.
Соадагь таблицу на основе дышк, находящихся: -
W ИСТОЧНИК* данных
Г в жккотжих #игнаои«х консолидации
вид создаваемого отчете: <? дюдна* таблица
<"~ сводная диаграмма<со сводной таблицей)
Рис. 18.6. Первое из трех диалоговых окон мастера сводныхтаблиц идиаграмм
На данном шаге определяется источник данных. Excel предоставляет довольно широкие возможности при выборе данных, которые могут использоваться для сводной таблицы (см. врезку "Источники данных для сводных таблиц"). В данном примере используется база данных в виде рабочего листа.
Отображаемые мастером диалоговые окна будут отличаться в зависимости от того, где находятся выбранные для анализа данные. В последующих подразделах приведены диалоговые окна, выводимые мастером для данных, находящихся в списке или базе данных Excel.
Источники данных для сводных таблиц
Данные, используемые в сводных таблицах, берутся из различных источников, включая базы данных или списки Excel, внешние источники данных, некоторые табличные диапазоны и другие сводные таблицы. Здесь приводится описание каждого из источников.
Базы данных или списки Excel
Обычно анализируемые данные хранятся в базе данных (или списке) рабочего листа. Для таких баз данных имеется ограничение на размер: 65535 записей и 256 полей. Работу с базой данных такого размера нельзя назвать эффективной (более того, для этого может оказаться недостаточно памяти). Первая строка в базе данных должна содержать имена полей. Других правил не существует. Данные могут быть значениями, текстом или формулами.
Внешние источники данных
При работе с данными из внешней базы данных для их извлечения необходимо использовать отдельное приложение Query. Вы можете использовать файлы dBASE, данные SQL Server и другие данные, поддерживаемые вашей системой. На втором этапе мастера сводных таблиц и диаграмм необходимо указать источник данных. Необходимо отметить, что начиная с версии Excel 2000 имеется возможность создания сводной таблицы из базы данных OLAP (On-Line Analytical Processing — Аналитическая обработка в реальном времени).
Несколько объединенных диапазонов
Сводная таблица также может быть создана из нескольких таблиц. Данная процедура эквивалентна объединению данных в таблицах. При создании сводной таблицы, для объединения информации в таблицах, вы получаете возможность использования всех доступных инструментов сводной таблицы.
420 |
Часть V. Совершенное владение формулами |
Другие сводные таблицы
Excel позволяет создать сводную таблицу на основе уже существующей. Здесь имеет место некоторая неточность. Создаваемая своднаятаблица основывается на данных, используемых пер-
вой |
сводной таблицей (а не на самой сводной таблице). Если в рабочей книге нет сводных таб- |
лиц, |
данная опция деактивизирована, то есть ее нельзя выбрать. Если требуется создание не- |
скольких сводныхтаблиц на основе одних и тех же данных, с точки зрения использования памяти, вариант, когда создается одна таблица,которая затем используется в качествеисточника для последующих сводныхтаблиц, более эффективен.
Шаг 2. Определение данных
Для перехода к следующему шагу мастера щелкните на кнопке Далее. На втором этапе мастера сводных таблиц и диаграмм необходимо указать данные. Помните, что вид данного диалогового окна зависит от выбора, сделанного в первом диалоговом окне; на рис. 18.7 показан вид диалогового окна для случая, когда на первом этапе выбран вариант в списке или базе данных Microsoft Excel.
т.- Г:Ч f •ri1.:iiT"V i? Tf' '-'
Укажите диапазон, содержащий исход!** данные.
Диапазон; \ШШ%2!ЁЗШШШШШШШШШЯШШ
Рис. 18.7. На втором этапе необходимо |
Рис. 18.8. На третьем этапе указывается рас- |
указать диапазон данных |
положение сводной таблицы |
Если до выбора команды Данные^Сводная таблица маркер выделения ячейки находился в пределах базы данных рабочего листа, Excel на втором этапе мастера сводных таблиц и диаграмм определяет диапазон базы данных автоматически.
Для того чтобы открыть другую рабочую книгу и выбрать диапазон из нее, щелкните на кнопке Обзор. Для перехода к третьему этапу щелкните на кнопке Далее.
Если исходный диапазон для сводной таблицы расценивается как база данных, вы имеете возможность добавления новых данных в диапазон с помощью встроенной формы данных Excel. Именованный диапазон будет автоматически расширяться для включенияновых записей.
Шаг 3. Завершение создания сводной таблицы
На рис. 18.8 показано диалоговое окно последнего шага мастера сводных таблиц и диаграмм. На данном шаге требуется указать расположение сводной таблицы.
При выборе переключателя новый лист Excel добавляет новый рабочий лист для помещения на него сводной таблицы. При выборе переключателя существующий лист сводная таблица размещается натекущем рабочем листе (вы можете указать расположение начальной ячейки).
На данном этапе можно выбрать некоторые параметры, определяющие вид сводной таблицы; для этого необходимо щелкнуть на кнопке Параметры (см. врезку "Параметры сводной таблицы".) Данные параметры можно перенастроить в любой момент после создания таблицы, так что большой необходимости в немедленной их установке нет.
Глава 18. Сводные таблицы |
421 |
Реальный макет сводной таблицы можно настроить с помощью одного издвух методов:
•Щелкнуть на кнопке Макет на третьем этапе мастера сводных таблиц и диаграмм. Открывшееся диалоговое окно затем можно использовать для макетирования сводной таблицы.
•Щелкнуть на кнопке Готово для создания пустой сводной таблицы. После этого макет сводной таблицы можно создавать с помощью панели инструментов Список полей сводной таблицы.
Впоследующих подразделах будут описаны оба метода.
Использование длямакетирования сводной таблицы диалогового окна
При щелчке на кнопке Макет на последнем шаге мастера открывается диалоговое окно, показанное на рис. 18.9. Поля базы данных представляются кнопками, расположенными вдоль правого края диалогового окна. Просто перетащите кнопки на соответствующие области диаграммы сводной таблицы (находящейся в центре диалогового окна).
''' .'* *>' *<'•' \.tyPWWJ |
*- ..' |
Стодбец |
'';';V>'V |
Рис. 18.9. Создание макетатаблицы
Во всех версиях до Excel 2000 данное диалоговое окно появлялось на третьем этапе мастера. Это былединственный способ макетирования сводной таблицы.
Диаграмма сводной таблицы имеет четыре области:
•Страница. Значения в данной области выступают в качестве элементов страницы в сводной таблице.
•Строка. Значения в данной области выступают в качестве элементов строки в сводной таблице.
•Данные. В данной области подводятся итоговые для сводной таблицы поля.
•Столбец. Значения в данной области выступают в качестве элементов столбца в сводной таблице.
Можно перетащить в эти области любое желаемое количество кнопок полей, использовать все кнопки не обязательно. Все неиспользованные поля просто не будут отображаться в сводной таблице.
422 |
Часть V. Совершенное владение формулами |
При перетаскивании кнопки поля в область данных мастер сводных таблиц и диаграмм применяет к данным функцию суммирования, если они числовые, и функцию счета, если данные нечисловые.
При макетировании сводной таблицы можно производить настройку полей, дважды щелкнув для этого на кнопке поля. Можно, например, указать способ (функцию) подведения итогов. Можно также определить, какие элементы поля следует скрыть или опустить. Если вы перетащили кнопку поля не туда, куда нужно, просто стащите ее за пределы диаграммы сводной таблицы. Следует отметить, что настройка полей возможна в любое время после создания сводной таблицы; это еще будет продемонстрировано ниже в данной главе.
На рис. 18.10 показано, какой вид принимает диалоговое окно после перетаскивания нескольких кнопок полей на диаграмму сводной
таблицы. Данная сводная таблица показывает сумму поля Amount, разбитую по категориям
Ас с t Туре (строки) и Customer (столбцы). В дополнение, поле Branch выступает и в качестве элемента страницы. Щелкните на кнопке ОК для возвращения к диалоговому окну Мастер
сводных таблиц и диаграмм - Шаг 3 из 3.
Использованиедлямакетирования сводной таблицы панели инструментов Список полей сводной таблицы
Кому-то может больше нравится создавать макет сводной таблиц прямо на рабочем листе с помощью панели инструментов Список полей сводной таблицы. Данная методика очень схожа с только что описанной, поскольку процесс макетирования также заключается в перетаскивании полей. Только в данном случае поля перетаскиваются с панели инструментов на рабочий лист.
Данная методика не может применяться в версиях программы до Excel 2000. Примите также во внимание, что в Excel 2000 нет панели инструментов Список полей сводной таблицы; поля отображаются в виде кнопок на панели инструментов Сводные таблицы.
Параметры сводной таблицы
Excel предоставляет множество возможностей определения того, как сводная таблица будет выглядеть и работать. Для доступа к ее параметрам необходимо щелкнуть на кнопке Параметры на последнем шаге мастера сводных таблиц и диаграмм для отображениядиалогового окна Параметры сводной таблицы. Работа с данным диалоговымокном возможна также и после создания своднойтаблицы.Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и затем выберите из контекстного меню команду Параметры таблицы.На приведенном рисунке показан вид диалогового окна Параметры сводной таблицы. Ниже приведен список изменяемых параметров:
•Имя. Сводной таблице присваивается имя. Excel сама предлагает имена в форме
СводнаяТаблица!, СводнаяТаблица2 и так далее.
Глава 18.Сводные таблицы |
423 |
Общая сумма по столбцам. Установите данный флажок, если хотите, чтобы Excel вычисляла общую сумму для элементов, отображаемых в столбцах.
Общая сумма по строкам. Установите данный флажок, если хотите, чтобы Excel вычисляла общую сумму для элементов, отображаемых в строках.
Автоформат. Установите данный флажок, если хотите, чтобы Excel применила к сводной таблице один из типов автоматического форматирования.
Включать скрытые значения. Установите данный флажок, если хотите чтобы Excel включала скрытые элементы, находящие на странице, в промежуточные суммы.
Объединять ячейки заголовков. Установите данный флажок, если хотите чтобы Excel объединяла ячейки внешней строки и столбца заголовков. Это позволяет сделать таблицу более читабельной.
Робиде сумна г» с
Ро&джсу«#и по строкам Рдетофорнат Г~ 9кл£ч*г» скрытые »«дч«»»
Г* объединятьячейки мгояовтав S? соамжять форматирование
|v повторять подписи на каждой
дажые вместе с твбяиыец онне разрешено
»>ИОТ«ФЫТИИтии
jo g
кают страиида: [вниз, затем поперек |
j»j |
|
числополей в столбце; |
jo |
^*J |
Г для ощибсж втображвть: |
( |
|
F дпяоусгвк ячеек отображать! J
Гпечать мголовков
Г</;.-
Г:
Г;
Сохранять форматирование. Установите данный флажок, если хотите чтобы Excel при обновлении сводной таблицы сохраняла все примененное вами форматирование.
Повторять подписи на каждой странице печати. Установите данный флажок для того, чтобы расположить подписистрок на каждой странице распечатанного отчета сводной таблицы.
Помечать итоги *. Доступна, лишь когда сводная таблица создается из источника данных OLAP. Если данный флажок установлен, после каждой промежуточной и общей суммы отображается звездочка для индикации того, что данные значения включают как отображаемые, так и все скрытые элементы.
Макет страницы. Можно указать порядок, в котором будут отображаться поля страницы.
Число полей в столбце. Можно указать число полей страницы, отображаемых в одной строке страницы.
Для ошибок отображать. Можно указать значение, которое будет отображаться для ячеек сводной таблицы, отображающих ошибку.
Для пустых ячеек отображать. Можно указать значение, которое будет показано для пустых ячеек сводной таблицы.
Печать заголовков. Установите данный флажок для того, чтобы расположить подписи столбцов на каждой странице распечатанного отчета сводной таблицы.
Сохранять данные вместе с таблицей. Если данный флажок установлен, Excel сохраняет дополнительную копию данных (называемую кэшем сводной таблицы), позволяющую более быстро пересчитывать таблицы при изменении макета. Если размер памяти невелик, данный флажок необходимо сбросить (что немного замедлит обновление).
Развертывание разрешено. Если данный флажок установлен, можно дважды щелкнуть на ячейке в сводной таблице для просмотра элементов, составляющих итоговоезначение.
Обновлять при открытии. Если флажок установлен, сводная таблица обновляется при каждом открытии рабочей книги.
424 |
Часть V. Совершенное владение формулами |
Обновлять каждые х минут. Если вы подключенык внешней базе данных, можно задать интервал времени, через которыйсводная таблица в открытойрабочей книге будетобновляться.
Сохранить пароль. Если используется внешняя база данных, для которой требуетсяпароль, его можно сохранитькак часть запроса, чтоизбавит васот необходимости его повторноговвода.
Фоновый запрос. Если флажок установлен, Excel выполняет запрос базы данных в фоновом режиме, чтопозволяет вам непрерыватьсвою работу.
Оптимизировать память. Данный параметр уменьшает объем памяти, используемойпри обновлении запроса внешней базыданных.
Завершите работу с первыми двумя шагами мастера сводных таблиц и диаграмм. При желании настройте параметры сводной таблицы с помощью кнопки Параметры, находящейся в третьем диалоговом окне мастера. Однако не обращайте внимания на кнопку Макет. Выберите место расположения сводной таблицы и щелкните на кнопке Готово. Excel отобразит шаблон сводной таблицы, подобный тому, что приведен на рис.18.11. Шаблон содержит подсказки относительно того, куда следует помещать различные типы полей.
Г |
|
. |
, |
1 |
Л _ ' .. »^> JNI...L Р i 2 |
|
|
|
|
||||
2 |
|
|
|
|
|
г |
3 |
|
|
|
|
|
|
sЖ |
'; |
|
|
|
Перетешите эленвнты в сводную твояицу |
|
! lepeTai ^гте |
сюда дпездвнты даннь'х |
JAmount |
|
|||
12* |
|
|
|
|
JAcetType |
|
|
|
|
|
|
^OpenedBy |
|
Ж |
' |
|
|
|
^Branch |
|
|
|
|
^Customer |
|
||
18 |
|
|
|
|
|
|
17 |
|
|
|
|
|
|
t23" |
|
|
|
|
|noM8Cttff»*] область строк |
^j j |
24 |
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
t |
|
|
|
|
. . |
|
29 |
|
п„. 1l,l,.J..limiuo..1||,iiffl||||i|j|i |
>ММ ,1|И|ШМ ^дизиви |
|
|
|
1
35*
Pwc. /<S.7/. Используйте панель инструментов Список полей сводной таблицы для перетаскивания полей на отображаемый Excel шаблон сводной таблицы
Перетащите и опустите поля с панели инструментов Список полей сводной таблицы на шаблон. Илиже выберите имяполя, выберите для него место из раскрывающегося списка и щелкните на кнопке Поместить в. Excel продолжает обновление сводной таблицы при добавлении и удалении полей. По этой причине данный метод проще использовать, если элементы данных перетаскивать в конце. Другими словами, расположите элементы полей, а затем укажите данные для подведения итогов.
Если выдопустили ошибку, просто вытащите поле за пределы шаблона и отпустите его на лист, — Excel удалит его из сводной таблицы. Все поля, даже после их использования, остаются на панели инструментов Список полей сводной таблицы.
Глава 18.Сводные таблицы |
425 |
Конечныйпродукт
На рис. 18.12 показан результат выполнения данного примера. Обратите внимание, что поля страницы отображаются в виде раскрывающегося списка. Можно также выбрать элемент с именем (Все); при этом будут отображены все данные.
|
|
|
|
|
ЁЖ. |
|
1 |
BwwK"""*".""... |
"™"""... (Все) |
VI |
|
|
|
2 |
]Сумма по полю Amount ,Customer |
Ч |
|
|
|
|
3 |
|
|
! |
|||
4 |
Accttyp» |
"»Existinq |
New |
|
Ob 1ДИЙ ИТОГ |
j |
5 |
CD |
1687453 |
347086 |
2034539 |
|
|
6 |
^Checking |
314313 |
76717 |
391030 |
|
|
*7 |
"iRA |
198754 |
9000 |
207754 |
|
|
8 |
Savings |
528249 |
110707 |
638956 |
|
|
9 |
Общий итог |
2728769 |
543510 |
3272279 |
|
|
10
11
12'
13.
и< > и\лист1.^Щ*втЫ»г
Puc. 18.12. Сводная таблица, созданная с помощью мастера сводных таблиц идиаграмм
Группированиеэлементов сводной таблицы
Одним из самых полезных свойств сводной таблицы является возможность комбинирования элементов в группы. Для группирования объектов выделите их, щелкните на них правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Группа и структурам Группировать.
1JL» |
*Date ' |
| . sM..L\ |
~i |
|
|
|
|
|
|
|
||
x* |
0106 2000 |
|
1 344 |
— |
|
|
|
|
|
|
|
|
02 06 2000 |
|
1 189 |
|
|
|
|
|
|
|
|
||
..4.'{05~06 2000 |
I |
1 023 |
|
|
|
|
|
|
|
|
||
5 |
j |
06 06 2000 |
|
998 |
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
: |
07 06 2000 |
|
1 384 |
|
|
|
|
|
|
|
|
7 " |
08 06 2000 |
|
1 156 |
|
|
|
-,А |
|
|
|
||
8 |
: |
09 06 2000 |
|
1 185 |
|
"S"- |
|
|
|
|||
V9" i |
12 06 2000 |
|
1 256 |
|
|
|
|
|||||
"1O1 |
13 06 2000 |
|
1030 |
|
A |
Вт |
|
of Sales |
|
|
|
|
11 |
14 06 2000 |
|
641 |
|
4 |
DM» |
v Total |
|
|
|||
12"' |
15 06 2000 |
|
1 475 |
|
5 |
|
|
6/1/2000 |
1344 |
|
|
|
13 ; |
16 06 2000 |
|
792 |
|
|
|
|
6/2/2000 |
1189 |
|
|
|
14; |
1906 2000 |
|
1 200 |
|
|
|
|
6/5/2000 |
1023 |
|
|
|
15 |
20 06 2000 |
|
1 187 |
|
76". |
|
6/6/2000 |
998 |
|
|
||
J6] |
21 06 2000 |
|
532 |
|
Ж |
|
|
6/7/2000 |
1384 |
|
|
|
17 |
22 06 2000 |
|
787 |
|
10 |
|
|
6/8/2000 |
1156 |
|
|
|
18j |
23 06 2000 |
|
1 193 |
|
IЪf'; |
|
|
6/9/2000 |
1185 |
|
|
|
19' |
26 06 2000 |
|
1 233 |
|
|
6/12/2000 |
1256 |
|
|
|||
2°, |
27 06 2000 |
|
675 |
|
*13j |
|
6/13/2000 |
1030 |
|
|
||
21 * |
28 06 2000 |
|
691 |
|
'"U |
|
6/14/2000 |
641 |
|
|
||
22| |
29 06 2000 |
|
1 448 |
|
Ж |
|
6/15/2000 |
1475 |
|
|
||
23*; |
30 06 2000 |
|
959 |
|
Ii' |
|
6/16/2000 |
792 |
|
|
||
24'J |
03 07 2000 |
|
1 301 |
|
li |
|
6/19/2000 |
1200 |
|
|
||
25' |
04 07 2000 |
|
555 |
|
*ЙП |
6/20/2000 |
1187 |
|
|
|||
|
|
05 07 2000 |
|
1 027 |
|
'Ж |
|
6/21/2000 |
532 |
|
|
|
27! |
06 07 2000 |
|
812 |
|
ж |
|
6/22/2000 |
787 |
|
|
||
28- |
07 07 2000 |
|
1 160 |
|
|
|
6/23/2000 |
1193 |
|
|
||
29' |
10 07 2000 |
|
698 |
*. |
|
|
6/26/2000 |
/ 1 2 3 3 |
' h i |
I >\f>> |
||
м |
< > |
tt*\ piyottabte |
X ^.HI |
. j |
»jft |
н * |
i |
«\Sheetl |
|
|||
Puc. 18.13. Своднаятаблица |
Рис. 18.14. Сводная таблица |
|||||||||||
может использоваться для |
до группированияпо месяцам |
|||||||||||
подведения итоговпродаж: по |
|
|
|
|
|
|
|
|||||
месяцам |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
426 |
Часть V.Совершенное владение формулами |
Если поле содержит даты, Excel способна создать группы автоматически. На рис.18.13 показана простая таблица базы данных с двумя полями: Date и Sales. Данная таблица содержит 370 записей и покрывает диапазон времени с 1 июня 2000 года по 1 ноября 2001. Цель состоит в том,чтобы подытожить информацию о продажах помесяцам.
На рис. 18.14 показана сводная таблица, созданная для дат. Нет ничего неожиданного в том, что она имеет тот же вид, что входные данные, так как даты не сгруппированы. Для группирования элементов по месяцам щелкните правой кнопкой мыши на заголовке Date и выберите команду Группа и структурам Группировать. Будет открыто диалоговое окно Группирование, показанное нарис. 18.15.
Копирование сводной таблицы
Сводная таблица является специальным типом объектов и управлять еюс помощью обычных средств нельзя. Например, вы не можете вставить в сводную таблицу новую строкуили формулу. Если вы хотите работать сосводной таблицей как с обычной, сделайте еекопию.
Для того чтобы скопировать сводную таблицу, выделите ее и выберите команду Правка^Копировать. Затем активизируйте новый рабочий лист и выберите команду Правка^Специальная вставка. Выберите переключатель значения и щелкните на кнопке ОК. Содержимое сводной таблицы будет скопировано в новое место, где с ним можно будет делать все,что вам захочется. При необходимости (для копирования форматирования из сводной таблицы) можно также повторно воспользоваться ПравкамСпециальная вставка и выбрать переключатель форматы.
Данная техника может оказаться полезной в случае, когда вы хотите создать стандартную диаграмму. Если попытаться создать диаграмму из сводной таблицы, Excel создаст сводную диаграмму, содержащую кнопки полей. Иногда вамможет потребоваться создать обычную диаграмму.
Примите во внимание, что скопированная информация больше не связана с исходными данными. Если последние будут изменены, в скопированной сводной таблице данные изменения неотобразятся.
Та***,'
ГЛ. |
(J01.11.2001 |
±1 |
Часы |
|
|
Минуты |
|
|
Дни |
|
|
|
%™tjv&*mt' fi |
3 |
|
"3 —| ' |
< |
Puc. 18.15. Диалоговое окно Группирование используется для группирования элементов в сводной таблице
р•-.в1\—
J?jS«m«if5fcfc* |
|
|
|
|
|
Total |
|
;;S J2000 |
Jun |
23378 |
|
|
Jul |
21354 |
|
|
Aug |
21913 |
|
|
Sep |
22188 |
|
Ji |
Oct |
22087 |
|
Nov |
21198 |
|
|
|
Dec |
21166 |
|
S2001 |
Jan |
22739 |
|
Д$ |
Feb |
21842 |
|
J^ |
Mar |
24554 |
|
5* |
Apr |
20875 |
|
-Л» |
May |
23814 |
|
|
Jun |
19311 |
|
|
Jul |
20738 |
|
|
Aug |
23226 |
|
|
Sep |
20596 |
j . |
'21' |
Oct |
21911 |
|
Grand Total |
|
372890 |
|
Ш•Ilka
Рис. 18.16. Сводная таблица после группирования по месяцам
Глава 18.Сводные таблицы |
427 |
В версиях до Excel 2002 рассматриваемая команда контекстного меню имеетдругое название.
Из списка диалогового окна выберите элементы Месяцы и Годы, убедитесь также, что начальные и конечные даты указаны верно. Щелкните на кнопке ОК. Элементы поля Date сводной таблицы будут сгруппированы по годам и месяцам (см. рис. 18.16).
Если в диалоговом окне Групирование выбрать лишь элемент Месяцы, месяцы, относящиеся к разным годам, будут скомбинированы вместе. Например, элемент Июнь будет отображать продажи заданный месяц для 2000 и 2001 года.
Создание вычисляемых полей или вычисляемых элементов
После создания сводной таблицы можно создать два типа формул для дальнейшего анализа.
•Вычисляемое поле. Новое поле, создаваемое из других полей в сводной таблице. Вычисляемое поле должно находиться в области данных сводной таблицы (оно не может использоваться в области страницы, строки или столбца).
•Вычисляемый элемент. Такой элемент использует содержимое других элементов в пределах поля сводной таблицы. Вычисляемый элемент должен находиться в области страницы, строки или столбца (он не может использоваться в области данных).
Формулы, используемые для создания вычисляемых полей и элементов, не являются стандартными формулами Excel. Иначе говоря, вы не вводите формулы в ячейки. Вместо этого формулы вводятся в диалоговом окне и хранятся вместе с данными сводной таблицы.
Начиная с Excel 2000 имеется возможность использования в качестве источника для сводной таблицы базы данных OLAP. Однако в этом случае вычисляемыеполя илиэлементы не могут быть созданы.
Впримерах, приведенных в данном разделе, используется таблица базы данных рабочего листа, представленная на рис. 18.17. Таблица имеет пять полей и 48 записей. Каждая запись представляет информацию о месячных продажах каждого из торговых представителей. Например, Amy, являющаяся торговым представителем в северных областях, продала за январь 239 единиц продукции на общую сумму $23 049.
На рис. 18.18 показана простая сводная таблица, созданная на основе этих данных. В ней отображены продажи, разбитые по месяцам и торговым представителям.
Впредставленных примерах продемонстрировано следующее:
•Создание вычисляемого полядля определения средней стоимости единицыпродукции.
•Создание вычисляемого элемента для нахождения общей суммы по кварталам.
Создание всводной таблице вычисляемого поля
Так как сводная таблица является особым типом диапазона данных, внутри такой таблицы нельзя вставлять строки или столбцы. Это означает, что вы не можете вставить формулы, ко-
428 |
Часть V. Совершенное владение формул |
торые бы производили бы расчеты на основе данных, содержащихся в сводной таблице. Для этой цели вы все же можете создавать вычисляемые поля. Вычисляемое поле состоит из вычислений, в которых использованы другие поля.
| |
i |
A ~~ |
В |
с |
D |
|
E |
; |
с |
1 |
I SaleeRep . Region |
I Menth |
I Sales |
} Unit*soldi "• |
^ |
||||
_2_Amy |
|
Nort |
Jan |
$23 040 |
|
239 |
i |
||
3 |
Amy |
|
Nort |
Feb |
$24 |
131 |
|
79 |
! |
4 |
.Amy |
|
Nort |
Mar |
$24 |
646 |
|
71 |
1 |
5 |
Amy |
|
Nort |
Apr |
$22 047 |
|
71 |
; |
|
6 |
Amy |
|
Nort |
May |
$24 |
971 |
|
157 |
| |
' 7 |
'Amy |
|
Nort |
Jun |
$24 |
218 |
|
92 |
I |
8 |
Amy |
|
Nort |
Jul |
$25 735 |
|
175 |
| |
|
"9™ Am у |
|
Nort |
Aug |
$23 638 |
|
87 |
{ |
||
10 *Amy |
|
Nort |
Sep |
$25 749 |
|
SSI |
Л |
||
11 'Amy |
|
Nort |
Oct |
$24 |
437 |
|
95 |
|
|
12 |
Amy |
|
Nort |
Nov |
$25 355 |
|
706 |
|
|
13" |
Amy |
|
Nort |
Dec |
$25 899 |
|
180 |
|
|
'ТГВоЬ |
|
Nort |
Jan |
$20 024 |
|
103 |
|
||
15 |
Bob |
|
Nortr |
Feb |
$23 822 |
|
267 |
|
|
16 |
Bob |
|
Nortr |
Mar |
$24 |
854 |
|
96 |
|
17 |
Bob |
|
Nortr |
Apr |
$22 838 |
|
74 |
|
|
18 |
BOD |
|
Nortr |
May |
$25 320 |
|
231 |
|
|
"19* |
Bob |
|
Nort |
Jun |
$24 |
733 |
|
164 |
|
Ж |
Bob |
|
Nortr |
Jul |
$21 184 |
|
68 |
|
|
! 21'Bob |
|
Nortr |
Aug |
$23 174 |
|
114 |
|
||
[22 |
Bob |
|
North |
|
$25 999 |
|
84 |
|
|
Рис. 18.17. На основе этих данных продемонстрированы возможности вычисляемых полей и элементов
\ Q celcuialed Heldwrf ie«M
?L""'''"•""""'" д |
"" |
В |
|
|
|
1 ReatCm |
(Все) |
w\ |
2 |
|
|
iiilip |
|
|
'"' *- '• ~ |
jJGl.*! |
с |
D |
E |
F |
G -Г |
3 {Сумма по полю Safes |
SalesBep |
• |
|
|
|
|
|
||
4 |
Month |
-» |
Amy |
Bob |
|
Ch иск |
Doua |
Общий итог |
|
5 |
Apr |
|
22047 |
22838 |
22058 |
29338 |
96281 |
|
|
6 |
Aug |
|
23638 |
23174 |
21273 |
29506 |
97591 |
|
|
7 |
Dec |
|
25899 |
23179 |
20583 |
28670 |
98331 |
|
|
8 |
Feb |
|
24131 |
23822 |
23494 |
29953 |
101400 |
|
|
9 |
Jan |
|
23040 |
20024 |
19886 |
26264 |
89214 |
i |
|
10 :jul |
|
25735 |
21184 |
23032 |
25044 |
94995 |
|
||
111 |
Jun |
|
24218 |
24733 |
23965 |
27371 |
100287 |
; |
|
12'Mar |
|
24646 |
24854 |
21824 |
25041 |
96365 |
|
||
13 |
May |
|
24971 |
25320 |
20280 |
25150 |
95721 |
|
|
I 14 |
Nov |
|
253Й |
23949 |
19832 |
25953 |
95089 |
|
|
15 |
Oct |
|
24437 |
22639 |
19625 |
27113 |
93814 |
|
|
16<Seo |
|
25749 |
25999 |
21584 |
29061 |
102393 |
|
||
17 |
Общий итог |
|
293Я6Е |
281715 |
257436 |
328464 |
1161481 |
|
|
18, |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
19. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
20J . |
|
|
|
|
""И! |
|
1 |
ИГ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Puc. 18.18. Данная сводная таблица создана на основе данных,представленных на рис. 18.17
Вычисляемое поле обычно используется как средство отображения в сводной таблице новой информации. По существу оно выступает альтернативой создания нового поля данных в исходной базе данных. Вычисляемое поле не может использоваться в поле страницы,строки илистолбца.
Для примера давайте предположим, что требуется вычислить среднюю стоимость единицы продукции. Данная величина может быть найдена путем деления значения поля Sales на значение поля U n i t s Sold. Результат должен находиться в новом поле сводной таблицы (в вычисляемом поле).
Для создания вычисляемого поля, содержащего результат деления значений поля Sales на значения поля Units Sold, используйте следующую процедуру:
1.Поместите маркер выделения ячейки в любом месте сводной таблицы.
2.Из панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Сводная таблица^Формулы^Вычисляемое поле. Будет отображено диалоговое окно Вставка вычисляемого поля.
Глава 18.Сводныетаблицы |
429 |