Введение

Любой человек рано или поздно понимает, как важно в жизни уметь планировать и рационально использовать все ресурсы. Самым важным из них является время. Это единственный ресурс, который нельзя восполнить (http://lib100.com/book/time/time_management/Тайм%20-%20менеджмент.pdf).

Управление временем – междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах и отраслях человеческой жизнедеятельности.

Тайм-менеджмент – это искусство управления временем. Используя эту методику, можно существенно повысить свою эффективность, увеличить доходы и освободить дополнительное время.( б. трейси)

Чтобы эффективно управлять временем, необходимо начать с таких инструментов, которые честно и без прикрас дадут картину временных затрат. Учет временных трат – это то, с чего начинался тайм-менеджмент.(калинин)

1. Основные методы анализа личного времени

Анализ времени включает в себя хронометраж (количественный учет времени) различных видов жизнедеятельности. Как правило, анализ проводится в течение определенного отрезка времени и с определенной периодичностью.

На основе накопленных за время инвентаризации данных проводится анализ трат времени. Самый простой и доступный анализ заключается в вычислении абсолютных (простая сумма) или относительных (процентная доля по отношению к общим затратам) затрат времени по видам деятельности. Более сложный анализ может включать использование произвольных коэффициентов, проясняющих качественные аспекты трат времени. Еще более сложный анализ (при достаточном объеме данных) может заключаться в использовании математико-статистических методов, например, в вычислении трендов. В таблице 1 кратко перечислены наиболее распространенные методы инвентаризации и анализаиндивидуального времени.

Таблица 1 – Методы инвентаризации и анализа личного времени

Метод	Назначение
Простой органайзер	Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности. Выявление основных временных помех
Органайзер с функцией качественного анализа времени	Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности, включающий качественную оценку временных затрат по ряду произвольных критериев
Хронокарта Гастева	Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности. Наглядное представление результатов анализа.

1.1 Простой органайзер

Наиболее удобным индивидуальным инструментом для инвентаризации времени (а в дальнейшем также для планирования и контроля) является простой органайзер (или ежедневник).

Сейчас существует множество разновидностей органайзеров, начиная от самых простых и заканчивая весьма сложными, содержащими в себе целую систему управления временем. Главной «клеточкой» органайзера является листок дневного учета времени. Листок выглядит как таблица, в самом минимальном виде содержащая три столбца: время начала события, время окончания события и, собственно, описание самого события. При их заполнении обязательно следует придерживаться описанных ниже правил учета времени:

1) Учет времени должен быть ежедневным, без пропуска дней. В некоторых крайних случаях допускается заполнение органайзера «задним числом» (то есть за вчерашний день), но большой объем информации забывается и теряется.

2) Общее время учета времени, которое позволит вам выявить закономерности индивидуальных трат времени, — от 2 недель до 2 месяцев.

3) Допустимая точность учета — не менее 15 минут. Хорошая точность учета — 5 минут (допускается округление до 5 минут). Более высокая точность учета времени (менее 5 минут) имеет смысл только при детальном анализе временных трат в каких-либо особых ситуациях деятельности (в данном случае точность учета может достигать 15—20 секунд), в противном случае сам учет времени с чрезмерно высокой точностью станет занимать слишком много времени (то есть превратится в «вора времени»).

Точность учета может быть снижена, например, до получаса. Но подобное снижение точности учета позволяет получить лишь грубый «черновик» временных затрат, что имеет смысл лишь при видах деятельности, структурированных большими блоками.

4) Учет времени должен быть объективным.Объективности учета препятствует множество психологических факторов нашего сознания — желание приукрасить себя, страх перед тотальной непродуктивностью собственной жизни, просто лень или усталость.

5) В конце каждой недели учета составляется краткое резюме, содержащее ответ на следующие вопросы: 1) Какие помехи отнимают больше всего времени. Как их можно устранить? 2) На какие виды деятельности тратится больше всего времени? На какие виды деятельности нужно сократить траты времени? Каким образом это сделать? 3) Существует ли периодичность в каких-либо видах деятельности или в помехах? Как можно использовать (оптимизировать) эту периодичность?

6) На основе резюме составляются листки-памятки, напоминающие вам о помехах, способах сокращения временных трат на конкурентную деятельность и т. п.

1.2 Органайзер для качественного учета времени

Простой органайзер очень легко превращается в органайзер для качественного анализа времени: достаточно лишь придумать несколько качественных категорий, предложить числовую (или символьную) систему их оценивания и добавить к бланку органайзера несколько столбцов по числу разработанных качественных категорий. Обычно следует использовать не более 4—6 категорий для качественного учета трат времени.

Одна из хрестоматийных схем, включающая в себя четыре категории качественного анализа времени (таблица 2), предложена классиком тайм-менеджмента Лотаром Зайвертом.

В качестве способа анализа предложенных качественных категорий Зайверт предлагает «формулу полезной работы»:

Время полезной работы = общее время работы — (время работы, которая не была необходима + время работы с неоправданными затратами времени + время нецелесообразной работы + время работы, длительность которой не планировалась)

Таблица 2 – схема качественного анализа времени

Категория	Система оценивания
Необходимость	1 – работа была необходима; 0 – работа не была необходимой
Оправданность	1 – затраты времени оправданы; 0 – затраты времени не оправданы
Целесообразность	1 – работа была целесообразной; 0 – работа не была целесообразной
Запланированность	1 – временной интервал работы был запланирован; 0 – временной интервал работы не был запланирован

1.3 Хронокарта Гастева

Главным методом учета и анализа времени по А. К. Гастеву стала так называемая «хронокарта. В своем первоначальном виде хронокарта выглядела как таблица, где по вертикали (в строках) перечислялись события, а по горизонтали (в столбцах) указывалась их продолжительность. С помощью хронокарты можно учитывать не только индивидуальное, но и коллективное время, а вносить в хронокарту отметки о затратах времени может не только сам человек, но и внешний наблюдатель («инспектор времени»). В первоначальном виде хронокарта Гастева включала в себя следующие столбцы: порядковый номер события, код (Гастев предлагал выделять пять типов временных затрат — сон, прием пищи, работа, отдых, самообслуживание), конкретное описание события, часы су- ток от 01 до 24 часов (с интервалом в 15 или 30 минут).

В современной карте добавлены следующие поля: «важность работы», «оценка эффективности работы», «следует увеличить или уменьшить время работы», «возможность делегирования работы».

Заполненные хронокарты Гастева можно анализировать и качественно (наглядно) и количественно. Простейшим способом качественного (наглядного) анализа является составление обобщенных (недельных, квартальных и т. п.) учетных карт по каждому виду временных затрат в отдельности. Обобщенная хронокарта выглядит как таблица, по вертикальной оси которой (в строках) откладываются дни недели, а по горизонтальной (в столбцах) — время суток. Заштрихованные ячейки таблицы указывают, какие именно часы в тот или иной день были потрачены на конкретный вид деятельности (субкатегорию).

Качественный анализ основан на том, что в заполненной обобщенной хронокарте все закономерности трат времени видны невооруженным взглядом.

Полученные обобщенные хронокарты (за месяц, неделю или любой другой период учета времени) по всем анализируемым категориям или субкатегориям можно анализировать и количественно, вычисляя следующие числовые показатели:

1) Сколько часов в месяц затрачивается на каждую из учетных суб-категорий или категорий (корректнее вычислять затраты времени в процентах: 100% = 30 дней * 24 часа = 720 часов; или 1 час = 0,14%, если точность учета 30 минут, то, соответственно, 30 минут = 0,07%). Подобные нехитрые подсчеты дают очень точную картину затрат времени по каждой из учетных категорий (субкатегорий) - можно узнать, на что тратится основное время жизни, а на что его явно недостаточно.

2) Разнообразие временных трат (сколько субкатегорий временных затрат в день характерно — максимально, минимально, в среднем, чаще всего, в определенные дни недели?). Разнообразие временных трат может служить хорошим показателем сбалансированности и гармоничности различных видов активности в жизни.

3) Среднее время (обычное) начала и среднее время (обычное) окончания для каждой из субкатегорий временных затрат.

4) Наиболее и наименее загруженные (по различным категориям или субкатегориям) дни и/или часы недели, включая вычисление (в часах) степени этой загрузки.

Результаты как качественного (наглядного), так и количественного анализа являются отправной точкой для изменений в планировании собственного времени.