4_PDM

Основные понятия электронного документооборота

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Карточка документа -

Набор атрибутивной информации, содержащий основные сведения о документе (метаданные)

Один или несколько атрибутов обязательно должны быть уникальными для однозначного определения документа

Атрибуты заносятся в базы данных и позволяют осуществлять поиск документов, управление ими и вывод отчетов по определенным признакам

Основные задачи электронного документооборота -

Систематизация и регламентация работы с документами

Подготовка документов по шаблонам

Ведение номенклатуры дел организации

Автоматизация учёта документов

Автоматизация процедур коллективной работы с документами

Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации

Основные цели внедрения электронного документооборота -

Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций

Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов

Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т.д.

Сокращение сроков согласования документов

Минусы электронного документооборота -

Высокие начальные затраты на внедрение

Необходимость отказа от некоторых стандартов и процедур, диктуемых стандартами

Сложность обучения пользователей работе с СЭД

Ключевые темы

Системы управления данными

Система управления данными об изделии (PDM) -

организационно-техническая система, обеспечивающая управление всей информацией об изделии. В качестве изделий могут рассматриваться различные сложные технические объекты (корабли и автомобили, самолёты и ракеты, компьютерные сети и др.

Технологии в рамках PDM-систем:

Управление документами

Управление инженерными данными (engineering data management — EDM)

Управление информацией об изделии (product information management — PIM)

Управление техническими данными (technical data management — TDM)

Управление технической информацией (technical information management — TIM)

Управление изображениями и манипуляции информацией, всесторонне определяющей конкретное изделие.

Базовые понятия для PDM-систем:

ЭМИ – электронная модель изделия - совокупность всех типов электронных моделей, аннотаций, характеристик и атрибутов, которые вместе определяют и описывают геометрию и иные физические свойства изделия (ГОСТ 2.052-2005)

ЭСИ – электронная структура изделия - документ, содержащий в электронной форме состав сборочной единицы, комплекса или комплекта и иерархические отношения (связи) между его составными частями и другие данные в зависимости от его назначения (ГОСТ 2.053-2006)