Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Соня 0519отред.docx
Скачиваний:
55
Добавлен:
26.03.2016
Размер:
94.79 Кб
Скачать

Министерство образования и науки Российской Федерации

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (НИ ТГУ)

Международный факультет управления

Кафедра социальных наук

Допустить к защите в ГАК

Зав. кафедрой социальных наук,

канд. ист. наук, доцент

__________И.Е.Максимова

"___"____________20___г.

Дипломная работа

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ КАФЕДРЫ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ КАФЕДРЫ СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НИ ТГУ)

Ушакова Софья Олеговна

Руководитель

канд. тех. наук, доцент

________Н.Л.Еремина

Автор работы

_________С.О.Ушакова

Томск – 2015

Оглавление

Введение 3

1 Документационное обеспечение деятельности кафедры образовательного учреждения

1.1 Кафедра в организационной структуре вуза

1.2 Кафедра системного анализа и информационных технологий Томского государственного университета

1.3 Особенности делопроизводства кафедры

2 Инструменты унификации документов

2.1 Классификация управленческих документов

2.2 Номенклатура дел структурного подразделения

2.3 Табель и альбом форм документов

3 Унификация документов кафедры системного анализа и информационных технологий МФУ ТГУ

3.1 Номенклатура дел и формы документов кафедры

3.2 Разработка Табеля форм документов кафедры

3.3 Разработка Альбома форм документов кафедры

Заключение

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Сегодня документы как носители информации выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Документационное обеспечение управление играет важную роль в любом предприятии. Роль документного обеспечения деятельности кафедры как учебно-исследовательского подразделения ВУЗа обусловлена тем, что эффективное документационное обеспечение позволяет значительно повысить производительность труда, сократить время, затрачиваемое на процессы документооборота. Рациональное документное обеспечение деятельности кафедры дает возможность полноценно реализовать учебно-исследовательские функции.

На сегодняшний день делопроизводство – это важнейший элемент системы управления любой организации, в том числе и высшего учебного заведения. Поэтому любые проблемы в системе делопроизводства немедленно вызывают соответствующие нарушения и в системе управления вузом в целом.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления, в том числе и вузов, ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Сегодня неэффективная организация делопроизводства является актуальной проблемой современного ВУЗа. Система менеджмента качества и государственное законодательство в целом предъявляют серьезные требования к организации документного обеспечения учебно-исследовательской деятельности ВУЗа, что обусловлено ее важнейшей ролью.

Актуальность темы данной дипломной работы заключается в том, что оптимизация документного обеспечения деятельности вуза является неотъемлемой частью повышения эффективности менеджмента образовательного учреждения. Унификация состава и формы документов является первоочередной задачей на этапе подготовки к переходу на электронный документооборот. При этом основное внимание закономерно уделяется унификации документов кафедры как основного и наиболее массового структурного образовательного учреждения высшего профессионального образования. Эта работа приобретает особую значимость в ведущих университетах России, к числу которых относится Томский государственный университет.

Целью дипломной работы является: изучить документационное обеспечение деятельности кафедры системного анализа и информационных технологий Международного факультета правления (МФУ), и предложить рекомендации по унификации документов.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

  • рассмотреть место кафедры в организационной структуре вуза, изучить нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность кафедры;

  • изучить основные классификаторы документов структурного подразделения и методы их разработки: номенклатуру дел, табель и альбом форм документов;

  • исследовать номенклатуру и формы документов кафедры и разработать табель и альбом форм документов кафедры МФУ Томского государственного университета.

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности кафедры образовательной организации высшего образования.

Предметом исследования является процесс унификации документационного обеспечения деятельности кафедры образовательной организации высшего образования.

Используемые методы исследования: наблюдение, анализ, обобщение.

Структура дипломной работы отвечает содержанию. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы.

  1. Документационное обеспечение деятельности кафедры образовательного учреждения

    1. Кафедра в организационной структуре вуза

В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании» (действующая редакция от 21.07.2014) образовательная организация самостоятельна в формировании своей структуры и может иметь в своей структуре различные структурные подразделения, обеспечивающие осуществление образовательной деятельности. Традиционно в образовательных организациях высшего образования основным структурным подразделением является кафедра [4].

Цель деятельности кафедры образовательного учреждения высшего образования можно сформулировать в соответствии со ст. 69 вышеназванного федерального закона как участие в обеспечении подготовки высококвалифицированных кадров по всем основным направлениям общественно полезной деятельности в соответствии с потребностями общества и государства, удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии, углублении и расширении образования, научно-педагогической квалификации.

Именно кафедра ведет работу по большинству вопросов, входящих в компетенцию вуза, а именно:

- участие в разработке и реализации образовательных программ и их реализация в полном объеме;

- обеспечение соответствия качества подготовки обучающихся установленным требованиям мероприятия по промежуточному и итоговому контролю успеваемости по предметам;

- индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ и поощрений обучающихся, а также хранение в архивах информации об этих результатах и поощрениях на бумажных и (или) электронных носителях;

- использование и совершенствование методов обучения и воспитания, образовательных технологий, электронного обучения;

- участие в проведении самообследования, обеспечении функционирования внутренней системы оценки качества образования;

- участие в обеспечении создания и ведения официального сайта образовательной организации в сети "Интернет";

- организация научно-методической работы, в том числе участие в организации и проведении научных и методических конференций, семинаров;

- участие в научных исследованиях и экспериментальных разработках за счет грантов или иных источников финансового обеспечения;

- привлечение обучающихся к проведению научных исследований под руководством научных работников;

- использование новых знаний и достижений науки и техники в образовательной деятельности

- участие в консультационной, просветительской и пр. деятельности.

    1. Кафедра системного анализа и информационных технологий Томского государственного университета

Императорский Томский государственный университет, ныне – Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский Томский государственный университет» (ТГУ) - один из ведущих университетов России. Университет был основан в 1878 году, несмотря на то что открыт для обучения он был лишь спустя 10 лет. Он стал первым и долгое время был единственным вузом на территории Сибири и Дальнего Востока. Университет основан Александром II, как Императорский Сибирский Университет, с первого дня своего существования был призван утверждать идеалы науки, образования и культуры на огромной территории Азиатской части страны.

Официально университет был открыт 22 июля 1888 году в составе единственного факультета – медицинского, который в дальнейшем был преобразован в Сибирский государственный медицинский университет, который возглавил А.С. Догель.

Со временем факультетов, студентов и число преподавателей увеличивалось, университет продолжал расти. На сегодняшний день в университете насчитывается 23 факультета и учебных института, 3 филиала и 38 центров довузовской подготовки и профориентации в городах Сибири и Казахстана. Обучается 17 тысяч студентов по 135 направлениям и специальностям. Число студентов с каждым годом возрастает.

Говоря о факультетах, можно выделить Международный факультет управления, он занимает в структуре университета особое место. История факультета началась с 1992 года, когда в Томском государственном университете был создан Российско-американский колледж. Данный колледж был создан по соглашению между ТГУ и Университетом штата Огайо(США) в рамках международной программы «Образование и бизнес в Сибири». Позднее его переименовали как Международный гуманитарный колледж, а 29 апреля 1998 года приказом ректора ТГУ Георгия Майера получил статус факультета ТГУ и новое название – Международный факультет управления (МФУ).

МФУ стал одним из первых факультетов за Уралом, который в 90-е годы начал готовить специалистов-управленцев в сфере государственного и муниципального управления. Студенты факультета владеют знаниями в области экономики, менеджмента, государственного муниципального управления, связей с общественностью а также системного анализа. Изучение двух иностранных языков помогает студентам успешно трудоустраиваться не только в РФ, но и за ее пределами [36].

Сегодня факультет ведет подготовку студентов по пяти специальностям, таким как: экономика, менеджмент, государственное и муниципальное управление, бизнес-информатика, документоведение и архивоведение. Каждый факультет подразделяется на кафедры. МФУ включает в себя пять кафедр: кафедра иностранных языков, кафедра социальных наук, кафедра экономики, кафедра системного анализа и информационных технологий, кафедра государственного и муниципального управления.

Кафедра системного анализа и информационных технологий была образована осенью 2005 года в связи с возросшими требованиями к подготовке специалистов-управленцев и экономистов в области информационных технологий. Кафедра подчиняется ректору, проректору по учебной работе, директору института, в состав которого она входит, а по вопросам учебной и методической работы – начальнику Учебно-методического управления вуза. В соответствии с уставом университета, она является основным учебно-научным структурным подразделением, которая осуществляет учебную, методическую и научно-исследовательскую работу по одной или нескольким родственным дисциплинам, воспитательную работу со студентами, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. Отличительной особенностью предлагаемого образования является глубокое изучение наукоемких технологий, планирование и поддержание информационной инфраструктуры факультета, широкое применение информационных технологий и целенаправленная отраслевая специализация.

Целью деятельности кафедры является подготовка специалистов в области информационных технологий [16].

Основные задачи кафедры:

  • проведение лекций, лабораторных, практических, семинарских, самостоятельных работ, предусмотренных учебными планами; руководство производственной и педагогической практикой, курсовым и дипломным проектированием, курсовыми и дипломными работами; проведение текущей и семестровой аттестации; разработка и внедрение современных образовательных технологий;

  • разработка и представление на утверждение в установленном порядке учебных программ по дисциплинам кафедры;

  • подготовка учебников, учебных пособий, различных руководств и наглядных материалов, обеспечивающих учебный процесс;

  • рассмотрение индивидуальных планов учебной, научной, методической и другой работы работников кафедры;

  • проведение научно-исследовательской работы в соответствии с тематическими планами, планами научных программ, проектов и договоров; организация и руководство научно-исследовательской работой студентов подготовка научно-педагогических кадров; рассмотрение диссертаций, представляемых к защите членами кафедры или работниками из других организаций, представивших диссертации в диссертационные советы университета;

  • обсуждение кандидатур для конкурсного отбора на должности профессорско- преподавательского состава кафедры и рекомендация их ученому совету факультета; ходатайство о представлении работников кафедры к присвоению ученых званий профессора, доцента;

  • установление связи с предприятиями, учреждениями и организациями различных форм собственности, в том числе с зарубежными, в целях распространения передового опыта и оказания им научно-методической помощи;

  • осуществление профориентационной работы;

  • организация и проведение воспитательной работы со студентами;

  • оказание помощи выпускникам университета в трудоустройстве, организация систематической связи с выпускниками университета и аспирантами-выпускниками данной кафедры;

  • подготовка, профессиональная переподготовка и повышение квалификации научно-педагогических кадров, руководство работой аспирантов, докторантов и соискателей.

Кафедра создается, реорганизуется, переименовывается и ликвидируется по решению Ученого совета университета. В состав кафедры могут входить профессора, доценты, старшие преподаватели, ассистенты, а также научный, инженерно-технический и учебно-вспомогательный персонал. Кафедру должен возглавлять заведующий кафедрой, который выбирается на должность в соответствии с Положением, утверждаемым Ученым советом университета, и имеющий, как правило, ученую степень доктора наук.

В свою очередь кафедра должна иметь документацию, отражающую содержание, организацию и методику проведения образовательного процесса, перечень которой определяется номенклатурой дел университета:

  • приказы, распоряжения ректора, проректоров вуза (копии), затрагивающие деятельность кафедры;

  • протоколы заседаний кафедры;

  • протоколы научно-методических конференций;

  • планы работы, охватывающие учебную, научно-исследовательскую, учебно-методическую, воспитательную и другие виды деятельности на учебный год;

  • действующую учебно-методическую и другую документацию по дисциплинам кафедры;

  • планы повышения квалификации профессорско-преподавательского состава (копии);

  • индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей;

  • рабочие учебные планы на учебный год и графики учебного процесса;

  • годовой отчет о работе кафедры;

  • годовой отчет о научно-исследовательской работе кафедры;

  • сведения о педагогической нагрузке преподавателей кафедры на учебный год;

  • дипломные работы и проекты студентов;

  • курсовые проекты студентов;

  • экзаменационные билеты по лекционным курсам;

  • журналы регистрации входящих и исходящих документов;

  • акты на дела, переданные в архив университета, акты о выделении дел к уничтожению;

  • штатное расписание кафедры, которое утверждается ректором один раз в год при планировании нагрузки, исходящей из установленных норм [30].

    1. Особенности делопроизводства кафедры

В каждом высшем учебном заведении есть подразделения, организующие документооборот. К ним относятся:

  • деканат на каждом из факультетов (издает приказы по студентам, организационным вопросам, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы и т.д.);

  • кафедры (получают документы, раздают ведомости на сессию, хранят учебные планы, составляют протоколы заседаний кафедры, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

  • отдел кадров (хранит личные дела, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д);

  • учебный отдел (направляет в деканат и кафедры документы, требующие предоставления отчета, ведет учет контингента студентов, контролирует учебный процесс, издает приказы по замене предметов в учебных планах);

  • бухгалтерия (ведет учет средств организации, занимается приемом денежных средств от студентов, выдает заработную плату сотрудникам и стипендию студентам, а также справки о заработной плате);

  • канцелярия (ведение информационно-справочной работы по документам, прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов, формирование и оформление дел и т.д.).

Говоря о кафедре, нужно отметить, что она является административно-структурной составляющей вуза. Кафедра – это основное объединение научно-преподавательского состава вуза по одной или нескольким родственным учебным дисциплинам. Она ведет учебную и научную деятельность, которая осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи – подготовке высококвалифицированных специалистов.

Основная работа кафедры заключается в организации учебной и учебно-методической работе, а именно:

  • разрабатывает индивидуальные учебные планы, программы курсов и семинаров;

  • разрабатывает планы курсовых, дипломных работ и проектов;

  • устанавливает формы проведения занятий, соотношение между лекционными и практическими;

  • формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;

  • составляет номенклатуру дел.

Ежемесячно на кафедре проводятся заседания кафедры по разработанным планам работы. В процессе заседания ведется протокол.

Кафедра оформляет не только учебные планы, но и календарные планы, рабочие и учебные программы.

  1. Инструменты унификации документов

    1. Классификация управленческих документов

Классификация документов (от латинского classis – разряд и facio – делаю, раскладываю) – это система соподчиненных понятий (классов, объектов) какой – либо области знания или деятельности, часто представляется в виде различных по форме схем (таблиц) и используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Целью классификации является определение места объекта в системе, которое будет указывать на его свойства. Классификация является важным средством создания систем хранения и поиска информации [23].

Существует ряд функций классификации, это:

  1. научная классификация является инструментом научного познания, прогнозирования и управления, т.к. отражает систему законов, присущих отражаемому в ней фрагменту объективной действительности. Она содействует развитию науки, в ряде случаев предопределяя направления новейших научных исследований и способствуя появлению новых научных открытий:

  2. классификация выполняет функцию объективного отражения и фиксации результатов научного познания.

Классификации также присуще определенный методы, такие как:

  1. Иерархический – последовательный метод. Заданное множество объектов последовательно делится на подчиненные подмножества – классификационные группировки. Это более старый, традиционный метод. Получаемая на основе этого метода классификационная схема имеет иерархическую структуру. Первоначальный объем классифицируемых объектов детализируется на каждой следующей ступени классификации.

Правила построения:

  • деление каждой классификационной группировки производится только по одному основанию;

  • получаемые в результате деления группировки не должны пересекаться, и должны относиться только к одной вышестоящей группировке;

  • деление исходного множества на подмножества должно быть логичным, последовательным, без каких-либо пропусков и без добавления промежуточного уровня классификации. На верхних ступенях классификации должны быть использованы признаки, к которым в дальнейшем будет обращено наибольшее число запросов;

  • полнота деления: сумма подмножества деления должна составлять делимое множество, не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедших в состав классификационных группировок.

Если не соблюдать эти правила, то использование классификатора будет затрудняться.

Глубина классификации – количество ступеней деления. Емкость классификатора не ограничена и определяется глубиной классификацией и количеством группировок на каждой ступени классификации.

Преимущества этого метода, это:

  • практически не ограничивается глубина классификации информации, что дает возможность более детально анализировать предметы, явления или документы;

  • большая информационная емкость метода позволяет его использовать для кодирования большого объема информации;

Недостатки:

  • фиксированность признаков классификации и заранее установленный порядок их следования делают структуру негибкой. Изменение любого признака ведет к перераспределению группировок и необходимости переработки классификатора. Для внесения небольших изменений необходимо предусматривать резервные емкости. По этой причине иерархический метод классификации предпочтителен для объектов со стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач;

  • невозможность осуществлять поиск по произвольному сочетанию признаков[24].

  1. Фасетный – параллельный метод. Классифицируемое множество делится на группировки независимо, по различным признакам классификации. При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц (списков) признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности. Последовательность использования фасетов при образовании группировок задается фасетной формулой. Емкость классификатора зависит от числа фасетов и от количества признаков в фасетах.

Правила построения:

  • значения признаков из различных фасетов не должно пересекаться;

  • отбираются только существенные фасеты;

  • фасеты должны заниматься в классификаторе строго определенное место и иметь определенные идентификационные коды.

Преимущества метода:

  • гибкость;

  • изменения в одном из фасетов не оказывает влияния на остальные;

  • классификатор приспосабливается к меняющемуся характеру задач;

  • позволяет включать новые и исключать старые фасеты;

  • дает возможность поиска по любому сочетанию признаков.

В современных классификационных схемах часто используются оба метода классификации. Пример совместного использования иерархического и фасетного методов классификации – универсальная десятичная классификация, используется во всем мире. Ее основная классификационная таблица построена на основе иерархического метода классификации, а расширение возможностей классификатора достигнуто за счет введения системы таблиц дополнительных признаков, всесторонне характеризующих классифицируемые документы [10].

Также одной из важнейших проблем управления – является классификация документов и разработка схем классификации документов.

Классификация документов позволяет решить следующие задачи:

  1. повышает оперативность работы аппарата управления за счет более точного распределения документопотоков;

  2. создание и эффективное использование систем хранения и поиска документной информации;

  3. осуществление кодирования документов и документной информации;

  4. совершенствование документов.

Если мы захотим разработать классификационную схему документов, то нам необходимо будет базироваться на теорию больших систем. Согласно этой теории, любой объект материального мира есть часть какой-то системы объектов этого же материального мира, являющейся подсистемой системы более высокого уровня. Каждый элемент системы низшего уровня не только несет в себе черты системы высокого уровня, но и имеет признаки, которые отличают его от элементов системы высокого уровня. Так например, совокупность документов РФ имеет определенные родовые черты системы более высокого уровня – мировой документационной системы. С другой стороны, систему документов РФ можно рассматривать как систему более высокого уровня для отраслевой системы документации, а ее, в свою очередь – для системы документации учреждения или организации. Такая иерархия систем документации применительно к унифицированным формам документов (УФД). Эта форма была закреплена Правилами по стандартизации, утвержденными Госстандартом России в 1993 году. В соответствии с этими Правилами все унифицированные формы документов РФ, в зависимости от уровня утверждения и области применения, разделяются на три категории:

  1. общероссийский УФД;

  2. отраслевые УФД;

  3. УФД предприятий.

На сегодняшний день существуют классификационные схемы, такие как – ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), ОК ЕСКД (Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения), ОКОЗ (Общеправовой классификатор отраслей законодательства). Во всех этих классификаторах в качестве объектов классификации выступают документы, но документы различного функционального значения. Классификационными схемами также могут являться структуры перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел и табелей документов. Во всех этих схемах, в качестве главного объекта классификации выступают документы различного вида и категории, а также документы, находящиеся на разных стадиях своего «жизненного цикла» [42].

Разработка классификатора представляется как сложный технологический процесс, где происходит целый комплекс взаимосвязанных работ, а именно: сбор всего множества документов, которые подлежат включению в состав классификатора в качестве объектов классификации, выявление всех характеристик документов, их взаимосвязей и взаимозависимостей, выбор методов классификации, структуры классификатора и структуры кода и т.д.

Существуют Правила по стандартизации, введенные в действие Госстандартом РФ с 01 июля 1994 года, которые позволяют разработать любой общероссийский классификатор технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ). Данные правила выделяют пять стадий разработки:

  1. организация разработки общероссийского классификатора;

  2. разработка первой редакции проекта классификатора;

  3. разработка окончательной редакции проекта классификатора и представление его для принятия;

  4. принятие и государственная регистрация классификатора;

  5. издание классификатора.

В качестве основания классификации используются определенные признаки классификации, это:

  • материал носителя информации (бумага, магнитная лента, фотопленка);

  • форма изложения содержания документа (текст, таблица, анкета);

  • исторический период (дореволюционные, советские, современные документы);

  • степень формализации документов и их приспособленность к обработке средствами вычислительной техники (традиционные, машиноориентированные, машиночитаемые);

  • уровни разработки и утверждения документов;

  • функции учреждений и организаций;

  • структура учреждений и организаций или более крупные структурные элементы экономики.

В качестве примера рассмотрим номенклатуру дел. Номенклатура дел – классификационный справочник документов, который создается в любой организации. В качестве признаков классификации в номенклатуре дел используется структура организации или вопросы ее деятельности, а также значимость документов. На верхних ступенях классификации документы распределяются на классификационные группировки в соответствии с утвержденной структурой организации. Наименования структурных группировок соответствуют наименованиям тех структурных подразделений, в которых документы хранятся. На следующей ступени классификации документы распределяются на группировки в соответствии с их видами, значимостью для работы организации, сроками хранения документов [27].

Табель форм документов также является классификатором, который может создаваться на предприятии. Для разработки табеля, построенного по функциональному признаку, сначала должен быть создан классификатор функций, выполняемых всеми подразделениями организации. На верхних ступенях классификации документы распределяются по их функциональной принадлежности. На последней ступени классификации табеля документы располагаются по категориям: вначале указываются общероссийские формы документов, затем отраслевые, и в конце – формы документов предприятия.

Унифицированные системы документации (УСД) также основаны на функциональном разделении совокупности документов. Наиболее широко используемые из них – организационно-распорядительная, первичная учетная, отчетно-статистическая, учетная и отчетная бухгалтерская, по труду, конструкторской документации и др. На второй ступени классификации класс форм документов разделяется на подклассы, на третьей – на конкретные унифицированные формы документов [28].

    1. Номенклатура дел структурного подразделения

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка документов в дела.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел – распределение и группировка исполненных документов в дела; закрепление индексации дел; установление сроков хранения; создание справочной картотеки исполненных документов. Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, т.е. формирование дел, осуществляется с целью быстроты поиска и обеспечения сохранности документов [5].

На практике номенклатура дел рассматривается, прежде всего, как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения. По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел в организации является важным инструментом организации делопроизводства и построения информационно-поисковой системы по документам учреждения. Она является обязательным для составления документов в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которые подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

При разработке номенклатуры дел, следует руководствоваться основными нормативно-методическими документами. В настоящее время ими являются:

  • основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива 06.02.2002;

  • перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень типовых архивных НТД);

  • перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень типовых управленческих архивных документов) [19].

Ежегодно номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства. Перед составлением номенклатуры необходимо провести аналитическую работу - изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

Только внимательное изучение документации позволяет определить ее состав, содержание, количество оригиналов / копий и т.п. Также, к процедуре составления номенклатуры дел возможно привлекать руководителей и ведущих специалистов организации дел. Только руководитель и ведущие специалисты могут перечислить полный круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. Причем необходимо учитывать не только документы, создаваемые организацией, но и те, которые поступают из других учреждений. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

Важное значение имеет также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов (для формирования дел по корреспондентскому признаку) и выявить документы, массово концентрирующиеся в определенных структурных подразделениях, чтобы включить их в номенклатуры этих подразделений.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, постановления правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели и др.), а также другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации. Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) [25].

Существует ряд требований к номенклатуре дел, которые стоит учитывать при ее составлении:

  • систематизация всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

  • конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

  • систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

  • раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков (хронологического, предметно-вопросного, номинального и т.п.) или возможного сочетания этих признаков.

Каждый документ характеризуется рядом признаков.

Один из них – существенные, постоянные, другие – несущественные, временные. Понятно, что для классификации документов наибольший интерес могут представлять лишь существенные признаки, они получили название «признаки заведения дел».

Принято выделять шесть таких признаков.

  1. Номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т.е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.

  2. Тематический. В этом случае объединяются документы, посвященные одной теме.

  3. Авторский. По этому признаку в одно дело объединяются документы, составленные или одним лицом, или одной организацией

  4. Корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется вся переписка с отдельным лицом или организацией.

  5. Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территории.

  6. Хронологический. По хронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.

В некоторых случаях документы группируются в дела по нескольким признакам сразу[20].

По общему правилу, на основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел подразделения, которая согласовывается с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписывается руководителем структурного подразделения. Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале предшествующего года и после утверждения руководителем вводится в действие с 1 января и составляется на общем бланке организации. Она должна ежегодно пересматриваться и уточняться, а не реже, чем раз в пять лет, или при изменении функций и структуры организаций – заново составляется и согласовывается [3].

Номенклатура дел бывает трех видов: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения, и представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, и которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер [33].

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в настоящее время в Основных правилах работы архивов организаций.Форма номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф. Каждая строка табличной части номенклатуры дел называется статьей и описывает одно дело.

В 1 графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел – условные обозначения, присваиваемые каждому делу, имеют большое значение для практического использования номенклатуры. Для обозначения индексов дел используются арабские цифры. Он состоит из установленного в компании цифрового обозначения структурного подразделения (порядковый номер отдела кадров в соответствии со штатным расписанием) и порядкового номера заголовка дела. Например: 05-04, где 05 – индекс структурного подразделения, 04 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Если в кадровой службе несколько структур, индекс дела можно дополнить третьим цифровым обозначением. Например: 05-01-04, где 05 – индекс структурного подразделения (департамент, управление и т.п. по кадрам), 01 – порядковый номер кадровой службы в составе подразделения (отдел по обучению персонала, сектор по работе с военнообязанными и т.д.), 04 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом [26].

В графе 2 "Заголовок дела" отражаются сведения о видах документов, помещенных в дело. К составлению заголовков дел приступают после того, как выявлен круг документов организации для включения в номенклатуру. Заголовки дел должны в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать их состав, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

Заголовки составляются из следующих элементов:

  • указание вида заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты, протоколы и др.);

  • указание автора документов (организации, органа управления, структурного подразделения, должностного лица и т.д.);

  • название адресата (организации или лица, которым адресованы документы) или корреспондента (организации или лица, от которых получены документы);

  • обобщенное краткое содержание документов дела (вопросы, которые отражены в комплексе документов);

  • указание на месторасположение организаций-корреспондентов или организаций-адресатов (территориальные образования, местность);

  • период (даты), к которому относятся документы дела;

  • указание копийности (наличия копий документов) дела.

Рекомендовано вначале располагать заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При этом в заголовке не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.)

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например: «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)». Понятие термина «дело» используется в заголовках дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по какому-то конкретному вопросу, например, «Дело об организации центров молодежного творчества в Северо-Западном административном округе» [41].

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" («дела, незаконченные делопроизводством»). Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации на следующий год, т.е. «перейти» в новую номенклатуру с теми же ­индексами.

К категории переходящих дел в настоящее время относят все дела / первичные комплексы документов, которые формируются по принципу досье:

• клиентские дела (по клиентам или видам сделок с ними),

• досье по исполнению договоров (по видам сделок и по клиентам),

• досье по проектам (по объектам или названиям проектов),

• юридические дела и кредитные досье клиентов банков,

• личные дела сотрудников организации и их трудовые книжки,

• наблюдательные дела источников комплектования государственных и муниципальных архивов (по наименованиям организаций) и т.п.

В процессе систематизации и индексации дел в номенклатуре дел рекомендуем учитывать, что к категории «переходящих» может быть отнесена довольно значительная их часть (часть заголовков дел). Это означает, что в номенклатуре дел из года в год сохраняются их индексы и последовательность расположения. При стабильных функциях организации и правильно систематизированном документальном фонде подобный порядок вполне может быть обеспечен в процессе разработки номенклатуры дел и даже облегчает эту работу [17].

В графе 3 цифрами указывается количество дел (томов, частей), образовавшихся в процессе делопроизводства за календарный год, поэтому она заполняется по его окончании. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметра.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

  • уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложения к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

  • приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

  • приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

  • утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

  • поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Графа 4"Срок хранения и № статей по Перечню" предназначена для внесения сведений о сроках хранения документов, помещенных в дело со ссылкой на конкретную статьюПеречня, по которой определяется срок хранения. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело[39].

Сроки хранения документов – постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.) – устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. В отличие от дел временного хранения, в описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

Для описи дел по личному составу порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи [31].

Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

  • порядковый номер дела (тома, части) по описи;

  • индекс дела (тома, части);

  • заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

  • дату дела (тома, части);

  • число листов в деле (томе, части);

  • срок хранения;

  • примечание

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи [22].

Дела, в которых содержатся ценные документы, составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и ложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия. Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ [5].

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта - заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия [32].

У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют отметки «ЭК» или «ЭПК». ЭК – это экспертная комиссия организации, а ЭПК – это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то свои документальный и архивные фонды она должна рассматривать как важнейший собственный актив, имеющий ценность (на рынке есть такой опыт оценки, которая осуществляется вместе с оценкой основных средств организации). На первом и втором этапах проведения экспертизы ценности документов сама организация – созданная ею экспертная комиссия (ЭК) – самостоятельно определяет сроки хранения документов, руководствуясь нормативными сроками ПТУД (Перечень типовых управленческих архивных документов) и других перечней документов со сроками хранения, которые могут использоваться как справочники межотраслевого значения (право изменения сроков – только в сторону их увеличения).

Служба делопроизводства, архив и ЭК организации в процессе осуществления экспертизы ценности соотносят состав и содержание конкретных дел с конкретными видами и разновидностями образовавшихся в процессе деятельности документов с категориями и видами документов, при сроке хранения которых в ПТУД проставлена отметка ЭПК, и устанавливают конкретный срок хранения. Механическая замена отметки «ЭПК» на «ЭК» в связи с использованием ПТУД не допускается. А главной задачей организации, которая не является источником комплектования какого-либо архива, становится обеспечение правильного формирования дел в процессе систематизации документального фонда на основе номенклатуры дел, а также создание квалифицированной ЭК, члены которой, являясь специалистами отрасли, смогут вынести профессиональное мотивированное заключение о значении (ценности, полезности, использовании в качестве неоспоримого или существенного доказательства и т.п.) документов, образующихся в деятельности организации, и соответствующих сроках их хранения.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то соответствующий архив (куратор от архива и экспертно-проверочная комиссия архива – ЭПК) активно взаимодействует с ней и даже методически руководит проведением экспертизы ценности документов на всех ее этапах.

Взаимодействие организации с ЭПК архивного учреждения начинается в момент согласования проектов номенклатуры дел, положения об архиве, положения об ЭК, инструкции по делопроизводству, технического задания на СЭД. А далее на всех этапах проведения экспертизы ценности документов куратор от архива и ЭПК архива методически руководят процессом определения сроков хранения документов с целью отбора документов на постоянное хранение, т.е. включения в состав Архивного фонда РФ.

Именно поэтому в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) специально сделано уточнение по методике экспертизы ценности дел с отметкой «ЭПК», которые должны быть подвергнуты полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению [40].

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Более подробно в приложении А.

Также с целью обеспечения эффективного использования номенклатуры дел к ней составляется справочный аппарат, как правило, 1 раз в 5 лет (при подготовке номенклатуры дел организации к согласованию с государственным или муниципальным архивом, если организация является источником его комплектования).

В состав справочного аппарата входят титульный лист, оглавление, которое содержит названия разделов и подразделов номенклатуры дел с указанием страниц; методические указания; список сокращенных слов, список перечней документов, типовых или примерных номенклатур дел, использованных при составлении номенклатуры дел организации.

Наиболее сложным элементом справочного аппарата являются методические указания по применению номенклатуры дел организации. В них отражают назначение и функции номенклатуры дел; нормативно-правовую базу, в соответствии с которой она разрабатывается; организацию работы по составлению номенклатуры дел; схему ее построения и специфику применения различными структурными подразделениями, в том числе филиалами и представительствами, а также общественными организациями и разного рода комиссиями; порядок определения сроков хранения по перечням, типовым и примерным номенклатурам дел, а также ЦЭК или ЭК в организации; методику составления заголовков дел и порядок оформления граф номенклатуры дел. Здесь же отражаются вопросы формирования дел в организации, особенности заведения отдельных дел, специфика отражения в номенклатуре документов на электронных носителях и возможность ведения рабочего экземпляра номенклатуры дел в электронном виде.

Составление методических указаний к номенклатуре дел организации целесообразно вести одновременно с разработкой самой номенклатуры [9].

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения экспертной комиссией организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

Нужно помнить, что номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет [35].

    1. Табель и альбом форм документов

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Но зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления [37].

В условиях традиционного делопроизводства документы, которые создаются в организации, рассредоточиваются по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления. Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ. Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащей в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является табель и альбом унифицированных форм документов.

Табель форм документов организации – перечень установленных к применению унифицированных форм документов [5;14].

В 1987 г. впервые была сформулирована идея Табеля форм документов, в методических указаниях Госстандарта «Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов» (РД 50-655-87). В соответствии с этим документом, Табель представлял собой перечень форм документов, которые предполагалось включить или исключить из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Этот перечень (Табель) представлялся организациями-разработчиками унифицированных систем документации в Госстандарт для государственной регистрации или отмены унифицированных форм документов. В документе была дана и форма Табеля.

Он представлял собой таблицу со следующими графами:

  • №п/п;

  • код формы по ОКУД;

  • отраслевой (ведомственный), республиканский (имелись в виду республики СССР) регистрационный номер;

  • наименование и индекс формы;

  • способ представления;

  • периодичность;

  • кто представляет;

  • кому представляет;

  • срок представления;

  • разработка по линии ОАСУ.

Первое время Табель рассматривался как вспомогательный документ для проведения государственной регистрации или отмены уже действующих унифицированных форм документов. В 1988 г., в ГСДОУ появилось следующее положение: «В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В Табель включаются документы, как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение Табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в Табеле, запрещается».Табель стал рассматривается как средство сокращения и упорядочения форм документов, применяемых в организациях отрасли.

В 1991 г. была предложена форма Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации. Эта форма позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документов в организации. В табель включают те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется, в Табеле могут систематизироваться документы по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления (организация системы управления, руководство, планирование, учет и т.п.) [38] - (см.Табл.1).

Наименование унифицированной формы документа

Код формы документа

Ответственный за подготовку и оформление

Срок подготовки

Периодичность

Согласование проекта документа

Удостоверение

Куда представ-ляется

Срок представ-ления

Срок испол-нения

Тираж бланков в год

Структурное подраз-деление и должность ответст-венного за регистрацию

Структурное подраз-деление и должность ответст-венного за контроль

Местона-хождение первого экземпляра (второго экземпляра)

Приме-чание

По ОКУД

По отраслевому классификатору

Подпись

Утверж-дение

Печать

1

2

3

4

5

6

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Таблица 1 – первая форма Табеля унифицированных форм документов

Позже, в 1994 году Росархивом была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, в которую были включены положения о табеле и дана его форма. В инструкции говорилось, что в табель включаются унифицированные формы документов, а сам табель является «перечнем разрешенных к применению форм документов». Форма Табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.: