27.Форматы ячеек и создание таблиц в Excel. Автоформат и условное форматирование. Основные приемы работы в ms excel.

Форматы ячеек

Для удобства представления данных в Excel применяются различные форматы ячеек (числовой, денежный, финансовый, процентный, дата, время и т.д.). Формат влияет только на внешнее представление данных в ячейке.

Примеры форматов:

Содержимое ячейки	Формат	Результат
1234,567	Числовой	1 234,567
1234,567	Денежный	1 234,567р.
1234,567	Процентный	123456,7%
1234,567	Экспоненциальный	1,235Е+03
123456	Время	12:34:56

Присвоить формат ячейке или блоку ячеек, предварительно выделив их, можно с помощью команды Ячейки из меню Формат или нажав правую кнопку мыши и выбрав команду Формат ячеек....

В понятие формат ячейки входят также её шрифт (тип, размер, цвет используемого шрифта), выравнивание (расположение текста в ячейке по вертикали и горизонтали), границы (толщина и цвет линий обрамления), вид (узор и цвет заполнения), защита (установка ограниченного доступа и пароля), которые задаются в диалоговом окне Формат ячеек или с помощью кнопок на панели инструментов.

Создание таблиц

Создать таблицу можно двумя способами. Можно вставить таблицу, используя стиль таблицы по умолчанию, или отформатировать данные как таблицу, используя нужный стиль.

Вставка таблицы

1. На листе выделите диапазон ячеек, которые необходимо включить в таблицу. Ячейки могут как быть пустыми, так и содержать данные.

2. На вкладке Вставка в группе Таблицы выберите команду Таблица.

3. Клавиши быстрого доступа. Также можно нажать клавиши CTRL+L или CTRL+T.

4. Если выбранный диапазон содержит данные, которые требуется использовать для заголовка таблицы, установите флажок Таблица с заголовками.

Если флажок Таблица с заголовками не установлен, в заголовках таблицы будут отображаться имена по умолчанию. Имена по умолчанию можно изменить, введя в заголовок таблицы нужный текст.

Если заголовки таблицы отображать не нужно, их можно отключить позже.

После создания таблицы становится доступна вкладка Работа с таблицами, содержащая вкладку Конструктор. Инструменты на вкладке Конструктор можно использовать для изменения или редактирования таблицы.

Автоформат

Автоформаты Excel - это заранее определенные сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ, узора, ширины столбца и высоты строки.

Чтобы использовать автоформат, надо выполнить следующие действия:

1. Введите нужные данные в таблицу.

2. Выделите диапазон ячеек, которые необходимо форматировать.

3. В меню "Формат" выберите команду "Автоформат". При этом откроется окно диалога.

4. В окне диалога "Автоформат" нажмите кнопку "Параметры", чтобы отобразить область "Изменить".

5. Выберите подходящий автоформат и нажмите кнопку "Ок".

6. Выделите ячейку вне таблицы для снятия выделения с текущего блока, и вы увидите результаты форматирования.

Условное форматирование

Условное форматирование позволяет применять форматы к конкретным ячейкам, которые остаются "спящими", пока значения в этих ячейках не достигнут некоторых контрольных значений.

Процедура задания условного форматирования следующая:

1)Выделяем ячейку или диапозон ячеек;

2) Входим в меню «Формат – Условное форматирование…»

3) Задаем условие. Например, тип условия «больше», значение «100»

4) Задаем формат (шрифт, границы, заливка)

Каждая ячейка может иметь до трех вариантов условного форматирования плюс вариант форматирования по умолчанию для ячеек, значение которых не подходит ни под одно условие.

Используйте условное форматирование для «подсветки» нетипичных, ошибочных значений, незаполненных ячеек, визуальной группировки данных и т.п.

Основные приемы работы в MS EXCEL

1. Перемещение между ячейками означает сделать ячейку активной щелчком мыши в ней. Другой вариант – воспользоваться клавишами управления курсора и выбрать нужную ячейку, а затем нажатием клавиши Enter сделать её активной.

2. Перемещение между листами производится щелчком по ярлычку нужного листа рядом с горизонтальной полосой прокрутки.

3. Ввод текста можно произвести только в активной ячейке обычным образом с клавиатуры. Как только ввод текста будет начат, рамка активной ячейки принимает другой вид, а в Строке формул появится вводимый текст. Если вводимый текст не помещается в ячейке, то его продолжение будет расположено поверх следующих ячеек, если они пустые. В противном случае текст будет как бы обрезаться, полностью его можно будет увидеть только в Строке формул.

4. Ввод чисел осуществляется также как и текста. При вводе Excel пытается представить число таким образом, чтобы оно полностью помещалось в ячейке, если же это не удается, то вместо числа выводятся символы диеза («#»).

5. Ввод формул. Кроме текста и числа ячейка может содержать формулу, т.е. её содержимое будет вычисляться исходя из значений других ячеек. При вводе формулы строку надо начать с символа равно («=»).

6. Редактирование содержимого ячейки – необходимо дважды щелкнуть по ней мышью и произвести процесс редактирования обычным образом.

7. Удаление содержимого ячейки – для этого надо сделать интересующую ячейку активной и нажить клавишу DEL. Другой вариант – воспользоваться пунктом [Очистить] опции горизонтального меню [Правка].

8. Выделение группы ячеек. Очень часто возникает необходимость провести операцию не с одной, а несколькими ячейками. Для этого их надо предварительно выделить, протащив мышь по соответствующим ячейкам, удерживая её левую кнопку. Для выделения строки или столбца достаточно щелкнуть мышью по их имени. Снять выделение можно щелчком в любом месте листа.

9. С помощью Excel на рабочих листах можно создавать всевозможные графики и диаграммы, основанные на исходных и производных числовых данных. Перед созданием диаграммы необходимо выделить область рабочего листа, содержащую необходимые данные. Для вызова мастера диаграмм нужно воспользоваться опцией [Диаграмма] или щелкнуть на кнопке [Мастер диаграмм] панели инструментов Стандартная.