3.3 Организация и мотивация в системе менеджмента
3.3.1 Организация как функция менеджмента
Термин организация употребляется в двух значениях:
Организация - это устойчивое объединение людей. С этой точки зрения организация - это любое учреждение, любая фирма, т.е. любое объединение людей. В этом смысле подразумевается результат действия, обозначенного при помощи глагола “организовывать”.
Организация - это особая функция управления. С этой точки зрения организация - это процесс, цель которого согласование действий членов объединения, либо само создание объединения. Например, организация презентации или выставки.
Под организацией понимают определенным образом организованную группу людей, которые сознательно стремятся к достижению общих для них цели.
Это определение основывается на трех важных предпосылках:
Есть хотя бы одна цель, которая объединяет членов организации. Любая фирма создается для извлечения прибыли, а поэтому извлечение прибыли может рассматриваться как пример цели, общей для всех членов организации.
Есть хотя бы два человека, которые готовы работать и работают вместе для того, чтобы достичь стоящих перед ними целей. Отдельный человек, хотя и управляет собой, все же не является организацией, поскольку представляет собой руководителя и исполнителя в одном лице.
Есть хотя бы два человека, которые считают себя принадлежащими к организации.
Таким образом учитывая эти три компоненты под организацией в менеджменте обычно понимают иерархически организованную совокупность людей, объединенных общими коммерческими целями (получение прибыли) и действующих на основе разделения труда.
Любая организация может быть описана с учётом целого ряда компонентов: цели, типа иерархии, характера управления и степени формализации.
Цель - это образ результата, в котором заинтересована организация и к которому она стремиться.
Различают цели-задания (например, заказ на специалистов), цели-ориентации, которые связаны с интересами участников коллектива, и системные цели, связанные с существованием и воспроизводством самой организации.
Во всех организациях существует иерархия.
Иерархия - это система властных отношений в организации. Она предполагает распределение всех членов организации на 2 группы:
носители власти,
подчиненные.
С точки зрения иерархии организации подразделяются на:
централизованные,
децентрализованные.
Централизованные организации - управление осуществляется посредством установления общих правил и целей. Подразделения организации сами вырабатывают тактические мероприятия и действия для достижения этих целей.
Еще одной характерной чертой организации является управление.
Управление - это целенаправленное воздействие на индивида, с целью побудить его совершать определенные действия, в которых заинтересована организация, а сам индивид может быть не заинтересован.
Средствами управления могут быть приказы или стимулы.
Следующей характеристикой организации является формализация.
Формализация - это создание стандартных образцов поведения для сотрудников. Зачастую встречаются такие ситуации, когда невозможно добиться желаемого результата посредством прямого общения. Поэтому общение между сотрудниками происходит в документарном виде.
Виды организаций.
Организации многообразны, а поэтому их можно классифицировать по самым разным основаниям:
1. C точки зрения происхождения организации можно разделить на естественные и искусственные.
2. С точки зрения механизма функционирования организации бывают формальными и неформальными.
Формальные организации - те, которые намеренно созданы людьми. Формальные организации имеют устав или любой другой документ, который разграничивает обязанности членов организации.
Формальные организации принято делить на простые и сложные.
Простые организации - имеют лишь 1 цель, после достижения которой организация может прекратить свое существование.
Сложные организации имеют несколько целей.
3. С точки зрения особенностей взаимодействия между участниками организации подразделяются на унитарные и плюралистические.
В унитарных организациях цели признаются для всех членов организации. Вступая в такую организацию, человек полностью подчиняется правилам, действующим в данной организации, становится своего рода винтиком в механизме. Здесь присутствует жесткий контроль за поведением сотрудников. Пример - армия.
Плюралистические организации - объединение лиц, каждый из которых преследует свои собственные цели. Это не означает, что у членов такой организации нет общих целей. Однако эти общие цели формируются в результате взаимодействия между целями каждого из членов.
Плюралистические организации в свою очередь подразделяются на ассоциативные и корпоративные.
Ассоциативные организации - не имеют четко выраженной властной сердцевины. Ни один из членов такой организации не обладает правом принимать решения, не согласовав его с другими членами. Вход и выход в такую организацию осуществляется свободно.
Корпоративные организации характеризуются более жесткими взаимодействиями. Во-первых, членство в такой организации не может изменяться свободно, вступление и выход из организации сопряжен с определенными процедурами. Характерно наличие четкого властного ядра, т.е лиц, имеющих преимущественное право принятия решений.
4. По особенностям структуры организации можно разделить на механические и органические.
Механические - существуют вертикальные властные отношения.
Органические - самостоятелен каждый элемент.
С юридической точки зрения организации обладают следующими признаками:
1) имущество, которое принадлежит всей организации,
2) организационная самостоятельность,
3) деятельность от своего имени,
4) ответственность имуществом по своим обязательствам и долгам.
В Российской Федерации существует несколько разновидностей предпринимательских организаций:
1) ООО
2) АО
3) Унитарное предприятие - создается по решению уполномоченного государственного органа.
4) Товарищество. Создается зарегистрированными юридическими лицами или предпринимателями.
Типы организационных структур.
Организационная структура управления - особая форма распределения функций между её компонентами (подразделениями и отдельными работниками).
Между элементами организации могут устанавливаться разные связи:
Вертикальные связи - соподчиненность уровней организации.
Горизонтальные связи - устанавливаются между элементами организации, которые не подчиняются друг другу, и возникает необходимость сотрудничества для решения совместных задач.
Кроме того, между элементами организационной структуры могут устанавливаться линейные и функциональные отношения.
Линейные отношения - отношения между руководителем и подчиненными.
Функциональные отношения - руководитель принимает решения, касающиеся деятельности организации только в одной из функциональных сфер (финансы, инновации, производство).
В процессе исследования организационных структур управления был выработан ряд требований, которым они должны удовлетворять, чтобы деятельность организации была эффективной:
Организационная структура должна быть оптимальной. Не должна содержать лишних звеньев.
Организационная структура должна быть надежной. Должна обеспечивать адекватную передачу информации.
Организационная структура должна быть надежной. Должна обеспечивать адекватную передачу информации.
Организационная структура должна соответствовать требованию экономичности. Затраты на содержание управленческого аппарата являются значительными.
Существует ряд организационных структур, каждая из них имеет свои преимущества и недостатки:
1. Линейная организационная структура.
Используется в мелких и средних предприятиях, которые имеют небольшой штат и не отличаются особой сложностью деятельности.
Преимущества: один канал коммуникаций руководитель-подчиненный. Руководитель несет всю ответственность за принимаемые решения.
Недостатки: Руководитель должен быть высококлассным специалистом во всех сферах деятельности фирмы. Может возникнуть ситуация перегрузки.
2. Функциональная структура.
Сферы полномочия распределены между функциональными руководителями.
Преимущества: Более узкая специализация руководителя. На функциональных руководителей возлагается обязанность принимать решения. Линейный руководитель решает вопросы, связанные с оперативным управлением.
Недостаток: Возможность принятия противоречащих решений.
Линейно-функциональная.
Линейно-штабная.
Дивизиональная.
3. Внешняя и внутренняя среда.
Внешняя:
Микросреда
Макросреда
Признаки:
Неопределенность
Изменчивость
Сложность
Взаимосвязанность факторов.