пособие Экон предпр 2011 ЭиОПр

значительного ущерба. Оценка решений осуществляется с помощью функций контроля (конроллинг – функция контроля выделена в виде особого подразделения).

Коммуникация как организационный процесс. Коммуникация – это процесс передачи информации. Наряду с управленческими решениями,

является еще одним связующим организационным процессом. Говоря о коммуникациях, имеют в виду совокупность людей, связанных с передачей информации и ее обработкой при помощи разнообразных средств и инструментов.

Процесс коммуникации обязательно включает следующие компоненты:

Коммуникантов (участников коммуникации) – отправителя, то есть лицо, которое отбирает информацию, создает сообщение и отправляет его, и получателя – того, кому адресовано сообщение.

Сообщение - материально воплощенный текст, который выступает в роли носителя информации.

Код - совокупность знаковых средств, которые используются при передаче сообщения. В качестве кода могут выступать язык, изображения и даже отдельные предметы, используемые в знаковой функции.

Канал - средство, которое используется для передачи информации.

Шум - любые помехи, которые препятствуют адекватной передаче информации, то есть приводят к тому, что сообщение понимается получателем неправильно или вообще не может быть понято (стереотипы,

технические неполадки, различие в понимании символов, связанное с различием в образовании).

Информация - это сведения и знания о действительности, которые отчуждаются от их носителя в виде сообщений и благодаря которым уменьшается неопределѐнность. Способность информации снимать неопределенность – одно из наиболее важных еѐ свойств, от которых зависит ценность информации и качество решений.

261

Современный менеджер, как показывают исследования, тратит от 50 до

90% рабочего времени на обмен информацией. В современных условиях обладание информацией обладание информацией означает обладание мощнейшим ресурсом, реальной властью. С другой стороны, избыток информации нередко оказывается настолько же существенным, как и еѐ недостаток, а потому менеджер должен уметь отделить нужную информацию от ненужной.

Значение информации в деятельности человека стало основной причиной того, что информация в современном обществе является объектом купли-продажи. Информационный бизнес начал формироваться в начале 60-х

годов прошлого века и уже в 70-80-е годы стал самостоятельной сферой человеческой деятельности. Например, в США к началу 80-х годов занятость в данной сфере бизнеса составила около 60% от совокупной занятости населения. В настоящее время информационный бизнес – это огромнейшая сфера экономической деятельности.

Современное общество вступило в новую стадию своего развития – стадию информационного общества.

Качества информации:

1.Полнота. Информация считается полной, если еѐ достаточно для принятия решения (чем более полна информация, тем меньше неопределенность).

2.Достоверность. Не искажает реального положения дел, не двусмысленна.

3.Актуальность. Отвечает потребностям, которые имеются в данной ситуации. Со временем информация утрачивает свою актуальность

(более общая информация медленнее утрачивает актуальность).

4.Доступность. Информация для принятия решения должна быть

доступной.

5.Языковая ясность. Информация должна быть выражена на языке,

понятном получателю.

262

Информация, которая является значимой с точки зрения функционирования организации, принято называть управленческой.

Управленческая информация – это совокупность сведений о процессах,

протекающих внутри фирмы и еѐ окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.

Типы информации с точки зрения еѐ влияния на процесс производства:

1.ситуационная информация – это информация о выполнении определенного этапа работ, необходимая для начала следующего этапа другим подразделением; информация о возникающих проблемах и отклонениях в запланированной деятельности;

2.организационная информация – информация, определяющая общие правила деятельности: распределение функций, обязанности и т.д.

В менеджменте коммуникации принято делить на внешние и внутренние.

Внешние коммуникации протекают между организацией и средой. К

ним относятся:

А) коммуникации с потребителями;

Б) коммуникации с общественностью;

В) коммуникации с государством и госструктурами.

Внутренние коммуникации – это коммуникации, которые имеют место в рамках организации: между отдельными работниками, между подразделениями. Как правило, такие коммуникации связаны с координацией деятельности работников или подразделения.

Поскольку любая организация иерархически организована, можно выделить следующие виды внутренних коммуникаций: вертикальные,

горизонтальные и диагональные.

Вертикальные коммуникации – это общение между руководителями подчиненным. К ним относятся распоряжения, приказы, рекомендации,

которые руководитель дает подчиненным, а также отчеты, сообщения о выполнении задания, то есть все виды сообщений, которые подчиненный

263

передает руководителю. Принято выделять два вида вертикальных коммуникаций:1) коммуникации между подразделениями, находящимися на разных уровнях организационной иерархии;2) коммуникации между руководителями и подчиненными. Выделение этих двух видов оправдано тем, что второй вид отличается непосредственным влиянием на деятельность подчиненных и производственный процесс.

Горизонтальные коммуникации - это общение между работниками,

которые могут иметь общего руководителя, но не всегда предполагают это условие. Основная задача таких коммуникаций состоит в координировании действий различных субъектов (работников или подразделений) в рамках производственного процесса. Горизонтальные коммуникации играют очень важную роль, поскольку позволяют согласовывать действия при контроле за издержками, распределении ресурсов, сбыте продукции, а также помогают устанавливать равноправные отношения между подразделениями.

Диагональными называют коммуникации, связывающие подчиненных и начальников разных отделов, то есть коммуникации, которые сочетают в себе свойства горизонтальных и вертикальных коммуникаций.

Информационные технологии в управлении. Труд менеджера можно рассмотреть как работу с информацией. И действительно, с этой точки зрения можно сказать, что предметом труда управленца является информация. В процессе труда еѐ собирают, обрабатывают и передают.

Кроме того, менеджер осуществляет свою деятельность с помощью различной оргтехники: персонального компьютера, ксерокса, факса, удобной электронной записной книжки, телефона. Продуктом труда работников управления являются решения, закрепленные в документах или просто выраженные в устном распоряжении. А это также информация.

Под информационными технологиями понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические

264

системы и обеспечивающих создание, передачу и хранение информации с наименьшими затратами.

Информационная система – это набор связанных между собой компонентов, которые используются для сбора, обработки, хранения и распространения информации. Составными частями информационной системы являются компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение. В разряд ИС входят также источники информации.

Существует несколько типов информационных систем.

Система поддержки финансовых операций поддерживает операции фирмы, связанные с финансовыми вопросами. Основная функция таких систем – помочь контролировать финансовые операции. Впервые такие системы появились в конце 1950 годов в бухгалтерских отделах крупных корпораций. Такие системы могут обслуживать, например, резервирование билетов и обработку заказов.

Управленческие информационные системы (УИС) – регулярно создают структурированные отчеты о различных аспектах деятельности организации.

Обычно УИС обрабатывают данные, поставляемые финансовыми системами.

Системы поддержки принятия решений - в целом находятся на стадии разработки. Принятие управленческих решений - очень сложный процесс.

Видимо, поэтому все попытки формализовать эту функцию и возложить обработку значимой информации на электронную технику оказались в целом неуспешными.

Системы автоматизации работы офиса – используются для создания,

хранения, отображения информации, а также выполняют вспомогательную роль в деловой корреспонденции. Сегодня редко можно встретить фирму,

которая не имела бы своего электронного адреса (реклама в Интернете,

видеоконференции, торговля).

265

Системы поддержки деятельности аппарата высшего менеджмента предназначены для поддержки работы управленцев высшего звена. До сих пор они не получили большого распространения.

В современный период бурного развития информационных технологий и телекоммуникаций стало очевидным, что автоматизация управления компаниями является неизбежной. Утверждение о том, что без автоматизации не выдержать конкурентной борьбы, уже давно доказано опытом западного бизнеса. Здесь все более широкое распространение получают различные компьютерные системы управления, объединенные под общим названием ERP (Enterprise Resource Planning) – система управления ресурсами. Она представляет собой интегрированную компьютерную систему, охватывающую все области предприятия: планирование

(прогнозирование), управление продажами, планирование производства,

управление структурой изделий (при дискретном производстве), управление запасами, планирование потребностей в материалах (MRT), планирование производственных мощностей, управление производством, управление закупками, управление финансами, бухгалтерией, финансовый анализ.

Функциональность систем определяется набором бизнес-процессов и бизнес-

функций, которые в них заложены. По этому показателю они подразделяются на крупные (для предприятий с оборотом более 50 млн.долларов) и средние

(10 - 50 млн.долларов). К крупным системам относятся SAP ERP 6 лидера мирового рынка компании SAP AG, BAAN, Oracle Application. Средние системы поставляются многими российскими фирмами, в частности корпорациями «Парус», «Галактика» и т.д.

Впрочем, средние системы могут устанавливаться на предприятиях любого размера. Просто надо учитывать, что их функциональность уже, чем у крупных и потому они будут более поверхностными. Если руководство фирмы и консультанты считают, что резервы повышения эффективности высоки, то для начала вполне можно приобрести среднюю систему, тем более она значительно дешевле, ее установка требует значительно меньше

266

времени, для бизнеса протекает безболезненнее, а потому вероятность успешного внедрения выше. Западная статистика показывает, что внедрение крупных систем заканчивается успешно в 60% случаев, средних – в 80%.

Средний срок внедрения таких систем колеблется от 6 месяцев до года.

267

4.3 Организационная структура управления предприятием

Применительно к организации производства принцип разделения труда означает, что люди не в состоянии одинаково хорошо выполнять широкий круг обязанностей. Следовательно, необходима специализация на выполнении определенных функций и в управлении предприятием. И по мере того, как предприятие становится все более сложным, увеличивается в размере, управление, также, должно все более разделяться на отдельные функции, на выполнении которых будут специализироваться отдельные люди или группы людей. В результате разделение обязанностей и сфер ответственности находит свое отражение и в формальной структуре управления предприятием.

Организационная структура (оргструктура) управления представляет собой сочетание отдельных звеньев в их взаимосвязи и соподчиненности,

выполняющих различные функции управления организации, и характеризует собой один из базовых элементов системы управления.

Оргструктура управления, еѐ типы и параметры зависят от многих факторов и определяются размером организации, характером и типом производства, видом деятельности, уровнем внутрипроизводственной специализации и кооперации, характером и сложностью выпускаемой продукции, производимых услуг.

В первую очередь оргструктура управления определяется производственной структурой организации. Вместе с тем она оказывает существенное на изменение производственной структуры, поскольку усложнение первой приводит к созданию излишних производственных единиц, цехов, участков, служб.

Организационная структура органа (аппарата) управления представляет собой единство подразделений, каждый из которых предназначен для выполнения определенных функций по управлению организацией и находится во взаимосвязи и соподчиненности с другими подразделениями. Звено аппарата управления – это структурное

268

подразделение, выполняющее определенную функцию по осуществлению процесса управления.

Ступень управления (или уровень управления) представляет собой совокупность звеньев управления на одном иерархическом уровне предприятия. На промышленном предприятии первая (низшая) ступень управления – это мастера производственных участков, вторая – начальники цехов. Высшая ступень - генеральный директор предприятия. Таким образом,

во главе каждой ступени управления стоит руководитель, которому по

отдельным направлениям деятельности создаются в помощь

функциональные отделы и службы.

Между элементами организации как структуры могут устанавливаться

разные связи:

- вертикальные связи представляют собой связи подчинения и возникают в том случае, если организация обладает иерархической

Кроме того, между элементами организационной структуры могут устанавливаться линейные и функциональные отношения.

Линейные отношения – это отношения между руководителем и подчиненным, при которых руководитель принимает решения, касающиеся любых действий подчиненного. Руководитель при таких отношениях называется линейным.

Функциональные отношения, при которых руководитель принимает решения, касающиеся деятельности организации только в одной из функциональных сфер (например, в финансовой, инновационной или производственной). У каждого работника, таким образом, оказывается несколько руководителей, которым он подчиняется лишь в вопросах,

269

находящихся в их компетенции. Руководитель, выполняющий такие функции, называется функциональным.

Один из главных принципов организации управления заключается в том, что ответственность управляющего определяется сферой его полномочий. Иначе говоря, руководитель несет ответственность только за те аспекты производственной или хозяйственной деятельности, которые предписаны ему должностной инструкцией. Управляющий финансовой службой отвечает только за финансовые вопросы деятельности фирмы,

руководитель службы маркетинга - только за анализ рынка и т.д. Другими словами, без решения проблемы взаимоотношения полномочий невозможно создание организационной структуры.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы предприятия и направлять усилия части его работников на выполнение определенных задач. Полномочия определяют права сотрудника,

занимающего определенную должность.

Проблема взаимоотношения полномочий решается на основе делегирования.

Делегирование представляет собой передачу задач и полномочий сотруднику, который принимает на себя ответственность за их выполнение.

Делегирование может быть эффективным только тогда, когда объем полномочий соответствует ответственности.

Построение структуры управления организацией необходимо для того,

чтобы дать возможность людям эффективно работать вместе для достижения поставленных целей. Организационная структура должна обеспечивать максимальный уровень интеграции, то есть полное объединение усилий всех подразделений организации для достижения ее целей.

В процессе исследования организационных структур управления был выработан список требований, которым они должны удовлетворять, чтобы деятельность организации была эффективной: оптимальность,

оперативность, экономичность, надежность. Согласно теории необходимого

270