Informatika_Access_kursovik_2013 NEW

лении линия становится толще). Потом щелкните по выделенной связи правой кнопкой.

Удаление выделенной связи также производится с помощью контекстного меню или нажатием клавиши Delete.

Если Вам потребуется удалить таблицу из схемы данных, то удалите вначале все ее связи, а затем и саму таблицу (выделив ее и нажав клави-

шу Delete).

Внимание. Если Вы попытаетесь удалить таблицу, не удалив предварительно ее связи, то она будет скрыта, а не удалена. Вновь увидеть ее в окне схемы данных можно, если нажать инструменталь-

ную кнопку Отобразить все связи.

Продумайте вид обеспечения целостности и достоверности данных, установите нужный режим.

Закройте окно схемы данных.

2. Создайте новый запрос на выборку сведений о заработной плате по месяцам.

Для этого выберите две связанные таблицы, выберите поля фамилии, района, суммы зарплаты и месяца начисления.

Задайте порядок сортировки одновременно по месяцам, районам, фамилиям.

Просмотрите результаты созданного запроса. Введите в запрос условия отбора:

выбор сведений по одному месяцу; выбор сведений по одной должности.

Результат работы

Схема данных из двух связанных таблиц. Запрос на выборку данных из двух таблиц.

Дополнительные задания

1.При включенном режиме обеспечения целостности данных про-

демонстрировать реакциюAccess на ввод некорректных данных. Проверить все возможные варианты (при создании новых записей в

подчиненной таблице, при изменении связанных полей в каждой из таблиц, при удалении строк из любой таблица).

2.Проверить действия Access при включенных режимах Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных за-

писей. Уметь продемонстрировать подобные действия преподавателю.

51

3.На основе созданного запроса создать форму для вывода сведений о работниках, во вкладке, которой можно просматривать начисленные суммы заработной платы.

4.Добавить на форму поле со списком, из которого можно выбрать год отображаемой заработной платы. Для этого поля использовать данные отдельно созданного запроса, который выбирает уникальные (неповторяющиеся) значения лет из таблицы Зарплата.

5.На основе созданного запроса создать отчет, по форме приближенный к ведомости выплаты заработной платы. Считать (упрощенно), что при выдаче заработной платы удерживается 13% налога на доходы физических лиц.

6.Для задания 5: найти в Интернет функцию перевода численных значений сумм в текст (сумма прописью) и вставить его в БД.

Для этого надо необходимо искать модуль, написанный на языке Visual Basic. Модуль должен начинаться со строки Function и заканчиваться строкой End Function. Следите, чтобы модуль был ориентирован на рабочую версию MS Office.

На листе Модули БД создайте новый модуль. Это лист, наверху которого видна строка Option Compare Database. Вставьте скопированный модуль ниже.

Руководствуясь подсказками модуля или найдя имя функции (следует

внайденном модуле после Function) в Построителе выражений, вставьте вывод суммы прописью в форму.

Проверьте работоспособность модуля.

Этот же модуль можно вставить аналогичным образом в Excel. Данный механизм может оказаться весьма полезным для выполнения

различных действий в приложениях MS Office.

13. Работа со связью-объединением

Цель работы – исследование связи-объединения

Общие сведения

Пусть требуется распечатать список работников и их зарплат, включив в них и тех, кто еще не получил ни одной зарплаты. Тогда можно будет узнать, сколько работников получили зарплату, а сколько – нет. Запрос, созданный в предыдущей работе, не даст нужных сведений, так как при его выполнении обращение к главной таблице происходит только для табельных номеров, найденных в подчиненной.

Для решения поставленной задачи используется связь-объединение.

52

Если при выполнении предыдущей работы не устанавливать режим обеспечения целостности данных, то автоматически устанавливается связь-объединение. В отличие от связи с обеспечением целостности данных, она просто определит «парные» записи. Например, если выписать зарплату работнику с несуществующим в таблице КАДРЫ табельным номером, то его зарплата просто не появится в запросе на выборку из двух связанных таблиц.

Связь-объединение может работать и в других режимах. При работе со схемой данных окно свойств связи имеет кнопку Объединение…, с помощью которой и выбирается нужный режим. То же можно сделать и в Конструкторе запросов.

Задание

Выведите полный список работников и их зарплат, если они имеются. Для того, чтобы продемонстрировать возможности связи-объединения, удалите из таблицы ЗАРПЛАТА записи для одного или нескольких работников.

Порядок выполнения работы

1.Создайте копию запроса, созданного в предыдущей работе Откройте ее в режиме Конструктора.

Удалите связь между таблицами.

Создайте новую связь между табельными номерами двух таблиц.

В контекстном меню для этой связи выберите опцию Параметры объединения. Откроется окно, в котором предлагается выбор трех возможных режимов объединения с помощью трех радиокнопок.

2.Прочитав пояснительный текст к каждой из радиокнопок, выберите различные режимы вывода всех работников. Если у кого-то из работников нет записей о зарплате, то должна быть установлена связь с пустой строкой таблицы ЗАРПЛАТА.

Проверьте перечень выводимых полей: ТабНом, ФИО, Месяц, Зар-

плата.

Просмотрите и объясните результат выполнения измененного запро-

са.

Чтобы продемонстрировать возможности связи-объединения, удалите из таблицы Зарплата записи для нескольких работников.

Выведите полный список работников и их зарплат, если они имеются.

53

Результат работы

Умение объяснить и продемонстрировать работу связи-объединения в различных режимах вывода данных.

14. Введение кодов договоров

Цель работы – подготовка к созданию БД с многими связанными таблицами

Общие сведения

Вфирмах, ведущих работы по договорам, важно учитывать, из средств какого договора производились выплаты.

Вцелях совершенствования структуры информации в базе данных, хранящей сведения о выплатах, было решено перейти к учету договоров, за которые производилась выплата. С этой целью к каждой записи таблицы ЗАРПЛАТА добавляется поле с номером договора. Названия и реквизиты договоров (цена, ответственный исполнитель, срок выполнения, и пр.) предполагается хранить во вновь созданной таблице ДОГОВОРЫ.

Ситуация, когда в БД включаются все новые сведения, вводятся новые файлы является достаточно типовой и отражает ход процесса автоматизации хранения данных.

Для перехода к новой системе учета необходима модификация существующей структуры системы баз данных. Эта задача относится к категории разовых и имеет свои особенности. Необходимо тщательно продумать весь ход модификации и работать с большим вниманием. Перед проведением модификации рекомендуется создать резервные копии всех таблиц, чтобы обеспечить гарантированную сохранность информации.

Задание

Ввести в таблицу ЗАРПЛАТА новое поле НомерДоговора Создать таблицу ДОГОВОРЫ и откорректировать содержание БД.

Порядок выполнения работы

1. Первый шаг работы – введение в структуру таблицы ЗАРПЛАТА нового поля – НомерДоговора и его заполнение. Следует придумать и ввести в новое поле 4-5 номеров договоров (простейший вариант – 1, 2, 3, 4, 5).

54

2.Второй шаг – составление списка договоров в отдельной таблице

ДОГОВОРЫ со структурой НомерДоговора, НаименованиеДоговора, СуммаДоговора, Заказчик.

Таблицу ДОГОВОРЫ можно создать вручную с использованием Конструктора таблиц.

Главная сложность заключается в том, чтобы номера договоров в таблицах полностью совпадали.

Создайте структуру таблицы Договоры. Установите номер договора как ключевое поле.

3.Введите данные о всех договорах, номера которых Вы придумали для таблицы Зарплата. Наименованиями договоров могут быть: Разработка базы данных ООО «Каскад», Аудит маркетинга ОАО «Вихрь» и т.д. Главная сложность заключается в том, чтобы номера договоров в таблицах полностью совпадали.

Результат работы

Заполненная таблица ДОГОВОРЫ.

15. Установление связи между тремя таблицами

Цель работы – получение данных из трех связанных таблиц

Общие сведения

Если имеются три таблицы БД (КАДРЫ, ЗАРПЛАТА, ДОГОВОРЫ), то для хранения информации требуется минимальный объем памяти, отсутствует избыточность, нополучениенужныхсведенийнесколькоусложняется.

В случае объединения трех и более таблиц возникают варианты структуры связей. Если связи установлены правильно, можно производить выбор данных изнескольких таблицибудетполучентребуемыйрезультат.

Важно четко понимать, с какой целью устанавливается и как работает каждая связь.

При работе с несколькими таблицами и установлении между ними связей различного типа некоторые варианты могут оказаться недопустимыми. В этом случае следует производить формирование нужного результата по шагам, с помощью нескольких последовательно выполняемых запросов.

55

Задание

Необходимо осуществить вывод следующих полей: ФИО, Месяц,

Зарплата, НаименованиеДоговора). Могут потребоваться данные по одному району, по одному договору, по одному заказчику, по одному работнику.

Порядок выполнения работы

1.Установите связи между тремя таблицами. Это делается в окне Схема данных. Параметры связи установите, руководствуясь знаниями, полученными при выполнении предыдущей работы.

2.Создайте запрос, осуществляющий выборку данных из трех таблиц. Проверьте и при необходимости удалите лишние связи в запросе. Для проверки правильности установки связей требуется сверить результат запроса с содержимым исходных таблиц.

Результат работы

Работающий запрос на выборку данных из трех таблиц.

16. Разработка кнопочной формы

Цель работы – создание единого меню для работы с базой данных

Общие сведения

Для удобной работы с набором созданных элементов, их следует объединить. Средством для этого является кнопочная форма.

Цель создания кнопочной формы – избавить конечного пользователя от необходимости открывать таблицы, запросы, отчеты. Одним нажатием кнопкионполучаетконечныйрезультат– нужнуюемуинформацию.

БД, которая включает средства работы с данными и кнопочную форму для их вызова, может считаться законченным приложением. Кнопочная форма представляет собой панель управления приложением.

Кнопочная форма, как это следует из ее названия, содержит кнопки. Она может быть украшена рисунком и надписями. При нажатии на кнопки происходят события, которые вызывают выполнение всех предусмотренных действий. Если это открытие другой кнопочной формы, то на последней должна быть кнопка возврата. Таким образом создаются системы кнопочных форм, похожие на разветвленные меню.

Создание кнопочных форм.

56

Выберите Файл Æ Параметры Æ Панель быстрого доступа. В списке Выбрать команды из выберите Вкладка Работа с базами данных и найдите Диспетчер кнопочных форм. Затем добавьте его на па-

нель быстрого доступа.

Внимание. Вся работа с кнопочными формами происходит только в Диспетчере. Он создает таблицу и форму. Если Вы измените чтонибудь в этих объектах, открыв их обычным способом, вся БД может стать неработоспособной.

Сущность дальнейших действий заключается в следующем. Каждая из создаваемых кнопочных форм – окно, в котором имеется набор кнопок. Работа этого окна похожа на меню. Вид и элементы такой формы – стандартны. Таким образом, требуется задать только количество кнопок и действия, выполняемые при нажатии на них.

Впервом окне создаются все требуемые кнопочные формы. Минимум

–одна. Типовой набор кнопочных форм:

главная, с которой вызываются все остальные и происходит выход из приложения;

форма для вызова запросов или просмотра отчетов, служит для быстрого просмотра текущего содержимого таблиц;

форма для вызова экранных форм, служит для работы с данными с помощью экранных форм;

формы для определенных групп задач, например, общая информация о фирме, сведения о поставщиках, заказчиках. На каждой из этих кнопочных форм имеются, например, кнопки просмотра всего списка поставщиков, вызов формы для ввода нового поставщика, получение сводных сведений о поставщиках через запрос и т.п..

Внимание. Количество кнопок на каждой кнопочной форме ограничено восемью, поэтому распределение кнопок по формам должно тщательно планироваться. На каждой из подчиненных форм должна быть кнопка возврата в главную форму.

Первая кнопочная форма создается автоматически, остальные – кнопкой Создать. Редактирование выбранной формы производится кнопкой

Изменить. Имеется и кнопка Удалить. Кнопка По умолчанию задает форму, которая будет открыта первой.

Когда нажимается одна кнопка Изменить, появляется окно состава формы. В состав кнопочной формы входят заголовок и кнопки.

Текст заголовка можно отредактировать. Действия с кнопками аналогичны действию с формой, то есть можно их Создать или Изменить. Кнопки Вверх и Вниз служат для изменения порядка кнопок формы. Выделите запись об одной кнопке и нажимайте кнопки Вверх/Вниз, пока она не займет нужного положения в последовательности кнопок формы.

Для каждой кнопки формы задается: Текст, который будет написан около кнопки;

Команда, которая будет выполнена. Она выбирается из списка. Типовые команды – переход к другой кнопочной форме, печать отчета, откры-

57

тие формы. Для вызова различных страниц кнопочных форм и возврата из подчиненных кнопочных форм в главную используется команда Пере-

ход к кнопочной форме.

Объект (для перехода к новой форме – форма, для отчета – отчет, для таблицы – таблица, для выхода из приложения объект не требуется).

В списке команд, которые могут запускаться с кнопочной формы, нет открытия запроса. Для того, чтобы просмотреть содержимое БД с помощью запросов, нужно создать макрос открытия запроса и вызвать его из кнопочной формы. Макрос создается на листе МАКРОСЫ БД с помощью кнопки Создать. Он будет состоять из одной команды Открыть Запрос. В свойствах этой команды укажите имя запроса, который следует открыть. В кнопочной форме создайте кнопку. Ее команда – Выполнить макрос, а объект – нужный макрос.

Внимание. При создании кнопочной формы, вызывающей макросы, можно задавать только имена существующих макросов, так что сначала создаются макросы, а затем – кнопки для их вызова.

Работа с кнопочной формой. Запуск кнопочной формы аналогичен запуску любой другой формы. Плюс к тому, можно установить режим автозапуска этой формы. Это делается в меню Æ Сервис Æ Параметры запуска. Если автозапуск включен, то при открытии базы данных сразу открывается и кнопочная форма. Таким образом, пользователь не нуждается в поиске нужных таблиц и запросов. Он сразу получает список действий, которые можно сделать в данной базе.

Редактирование кнопочной формы Конструктором. Можно вставить в форму рисунок. Объект-заготовка для рисунка уже есть слева от кнопок. Остается задать в свойствах этого объекта имя файла понравившегося Вам рисунка.

Задание

Разработать кнопочные формы для вызова запросов, отчетов и экранных форм, созданных на предыдущих занятиях. Сгруппировать кнопки по смыслу.

Результат работы

Управление функциями БД через кнопочные формы.

58

2.Курсовой проект

2.1.Требования к курсовому проекту

Итак, Вы освоили основные приемы работы с системой управления базами данных Microsoft Access. Однако, освоение возможностей СУБД было бы неполным без разработки целостного проекта, хотя бы средней сложности. Здесь под проектом средней сложности понимается база данных, структуру таблиц которой Вы должны разработать самостоятельно, и набор инструментов пользовательского интерфейса (запросов, отчетов и форм) для работы с информацией, хранящейся в базе данных.

При защите курсового проекта будут учитываться следующие его характеристики:

1.Оформление отчета должно соответствовать методическим указаниям кафедры по оформлению курсовых работ и дипломному проектированию. Отчет должен быть правильно скомпонован и красиво распечатан.

2.Курсовой проект принимается к защите только при наличии базы данных в электронном виде. Отчет и представленная БД должны находиться в строгом соответствии друг другу.

3.Отчет должен обязательно содержать перечисленные ниже разделы. Введение. Примерно на одной-двух страницах следует изложить

необходимость использования баз данных для автоматизации деятельности в той или иной области, полезность навыков работы с СУБД, ее возможности, а также назначение разрабатываемой базы данных.

1.Постановка задачи. Требуется четко изложить все требования к БД, которая будет создана. Типовыми ошибками является неполное перечисление требований или разработка возможностей, которые не описываются в постановке.

В подразделе «Требования к функциональным характеристикам» следует указывать требования к составу выполняемых функций, организации входных и выходных данных, требования к интерфейсу и т. п.

2.Проектирование структуры базы данных. В разделе приводится описание процесса проектирования БД: определение сущностей, ERдиаграмма, построение предварительных отношений, применение правил нормализации, таблица окончательных отношений. Эта работа проводится согласно данным методическим указаниям по проектированию баз данных реляционного типа.

3.Создание БД в Access. Описывается процесс создания таблиц базы данных, установления связей между ними, установления свойств каждой связи. Описывается информация, которая храниться в таблицах, типы данных, порядок и правила ввода данных.

59

4. Разработка запросов и пользовательского интерфейса. Приво-

дится описание и распечатка всех разработанных запросов, отчетов и форм.

Заключение. Главная мысль этого раздела состоит в том, что проектирование выполнено и работоспособная БД создана.

2.2. Порядок разработки разделов курсового проекта

Постановка задачи

Традиционно разработка любого программного обеспечения начинается с четкого описания выполняемых им функций – технического задания (ТЗ) на разработку. Базы данных не являются исключением, и поэтому основным содержанием первого раздела будет являться разработанное Вами техническое задание.

Вкачестве примера правил разработки технического задания можно привести ГОСТ 19.201-78, который регламентирует перечень и содержание разделов ТЗ. Однако, с учетом специфики курсового проекта, допустимы отступления от ГОСТ.

ТЗ на создание БД в процессе курсового проектирования должно включать Титульный лист [1] и следующие перечисленные ниже пункты.

1. Цель разработки базы данных.

Внимание! В первую очередь необходимо в самом общем виде определить область, для которой будет разрабатываться база данных. Это Вы должны сделать самостоятельно!

Вкачестве области использования БД можно взять гипотетическое или реальное предприятие, организацию или подразделение организации: оптовую базу; поликлинику; пункт автосервиса; клуб собаководства; учебную группу; кафедру и т.п. Возможна разработка БД для личных нужд: ведение электронного каталога аудио- и видеодисков; контроль расходов; хранение данных о книгах, полученных в библиотеке и т.д.

Внимание! Каждая курсовая работа строго индивидуальна. Во избежание повторений, тему КП необходимо согласовать с преподавателем.

Определившись с темой разработки необходимо описать причины, по которым разработка соответствующей БД является необходимой и полезной.

Пример. В курсовом проекте будет разработана БД для клуба собаководов «Дружок», предназначенная для хранения и обработки информации о членах клуба – владельцах собак, их питомцах и результатах участия собак в проходивших выставках.

60