Informatika_Access_kursovik_2013 NEW

Для этого следует использовать запрос на выборку. Новым здесь будет замена значений полей в поле СлужбаВАрмии. Это можно сделать с помощью функции IIf. В строку Поле для второго столбца вводится выражение:

СлужбаВАрмии: IIf([Армия]; "Служил";"Не служил")

Затем строится перекрестный запрос, исходной таблицей для которого служит первый запрос.

При открытии перекрестного запроса вначале вызывается запрос на выборку. Его результаты используются в качестве исходных данных для перекрестного запроса.

Механизм построения запросов на базе запросов является мощным средством получения нужных данных. Его следует рекомендовать в случаях сложных вычислений. Эти вычисления можно делать по шагам, проверяя промежуточные результаты.

Результат работы

Запросы для каждого задания. Необходимо объяснить, как они были построены и создать аналогичный по сложности запрос в присутствии преподавателя.

Дополнительные задания

Самостоятельно изучите возможности Access по созданию перекрестных запросов с помощью конструктора. Для этого можно открыть один из ранее созданных запросов в конструкторе (лучше сделать это несколько раз с запросами различной степени сложности) и на его примере понять назначение строк шаблона Групповая операция, Перекрестная табли-

ца и т.д. Для закрепления полученных знаний создать с помощью конструктора следующие запросы:

74.Средние оклады по районам для каждой должности, за исключением окладов директоров. Под директорами понимаются сотрудники с названиями должностей: директор, генеральный директор, президент, и т.п.

75.Рассчитать максимальные значения величины оклад/количество детей для мужчин и женщин по каждой должности.

8. Создание отчета

Цель работы – представление данных в форме отчета

31

Общие сведения

Для того чтобы работать с данными, хранящимися в БД, их часто требуется распечатывать. Распечатки служат для проверки и распространения информации. Распечатка данных из таблицы базы данных в заданном формате называется отчетом.

Распечатка данных из таблицы базы данных в заданном формате называется ОТЧЁТОМ.

Отчет – важнейший элемент БД. Создать хороший отчет, полностью соответствующий пожеланиям заказчика – непростое дело: он может содержать сложные расчеты, но использование готового отчета весьма просто: достаточно его открыть. Таким образом, отчет может вывести нужные данные в нужном виде, но при этом процедура подготовки отчета довольно негибка.

Внимание. Как и в других приложениях MS Office, например в Word, работа с документами начинается с задания параметров страницы. В свою очередь, размер страницы и полей нельзя задать, если на компьютере не установлен принтер. Поэтому перед началом работы убедитесь в том, что в Windows установлен хотя бы один принтер.

Это можно сделать через Пуск Æ Настройка Æ Принтеры.

В отчете можно выделить форму и содержание. Форма отчета постоянна, а содержание изменяется. Например, квартальный отчет о составе работающих имеет стандартную форму, а его содержание может меняться от квартала к кварталу из-за текучести кадров. Целью создания отчета является возможность периодического представления изменяющихся текущих данных в стандартной форме.

Поскольку процедура создания отчета является типовой, в СУБД имеется генератор отчетов – специальная подпрограмма, помогающая разрабатывать вид отчета и задавать набор содержащихся в нем данных.

Пример отчета дан в табл. 1.2. В структуре отчета можно выделить следующие области.

Заголовок отчета. Он находится в начале, “открывая” отчет. В него входит текст типа “Отчет о ... “ и, иногда, изменяющаяся часть типа “по состоянию на .......”.

Верхний колонтитул (заголовок страницы). Поскольку чаще всего отчет имеет вид таблицы, в верхнем колонтитуле содержится шапка этой таблицы с названиями столбцов.

Нижний колонтитул (конец страницы). Обычно в нем содержится номер страницы, реже – дата создания отчета и, при необходимости, контрольные суммы нарастающим итогом.

Область данных. Это – строка отчета. Чаще всего в ней содержится информация, выводимая из одной записи БД. При создании формы отчета

32

можно задать лишь вид, в котором эта информация будет выведена, но выводимые значения и количество повторений этой области определяются текущим состоянием БД.

Примечание отчета (итоги). Почти в каждом отчете требуется получение некоторой итоговой информации. Это может быть общее количество человек, сумма их зарплат, средняя, минимальная или максимальная зарплата. Для получения этих сведений и используется область Примечание отчета. Она появляется в отчете сразу же за последней областью данных.

Группировка данных в отчете.

Довольно часто требуется не просто получить общие итоги, но и вычислить промежуточные итоги по некоторым группам записей. Например, может потребоваться определить среднюю зарплату по должностям (для инженеров, экономистов, рабочих) или количество сотрудников, проживающих в каждом районе. Для получения таких сведений используется механизм группировки данных.

В этом случае следует ввести в отчет еще две области.

Заголовок группы – область, помещаемая перед выводом каждой группы. Например: “Сведения по району: … “.

Примечание группы – область, завершающая группу. В ней могут находиться итоги по группе.

СУБД допускает использование вложенных групп. Так, можно сгруппировать сведения о сотрудниках по районам, а внутри каждого района – по должностям. Заголовки и итоги можно ввести для каждой группы.

Задание

Разработать простые отчеты, в которых перечисляются:

1.Табельные номера, фамилии, даты рождения, телефоны и оклады всех работников.

2.Табельные номера, фамилии, оклады и количество детей всех работников.

3.Фамилии, должности, телефоны, служба в армии всех работников.

Разработать отчеты с группировкой:

4.Сведения о работниках с итогами по районам (итоги см. табл.1.2).

5.Сведения о работниках с общим итоговым количеством сотрудников и их детей и аналогичными итогами по районам.

6.Сведения по должностям: общее количество работников, сумма окладов, средний, минимальный и максимальный оклады.

33

Отчеты с группировкой и итоговыми значениями следует создавать при помощи Мастера отчетов для листов формата А4 с книжной (вертикальной) ориентацией.

Порядок выполнения работы

1. Создание черновика отчета.

Отчет создается на вкладке Создание в поле Отчеты.

Нажмите кнопку Отчет, предварительно выделив таблицу, на основании которой строится отчет.

Отчет может быть построен и на базе запроса. Этот путь рекомендуется, если требуется включать в отчет не все записи. В этом случае облегчается отладка процесса выбора данных (можно вначале выбрать и просмотреть те данные, из которых будет построен отчет).

Для создания черновика отчета наиболее подходит Ленточный автоотчет, так как его вид наиболее близок к указанному в задании.

После создания отчета он будет открыт. Просмотрев первый результат, закройте отчет и перейдите в режим его редактирования, нажав кнопку

Конструктор.

2. Экран создания отчета.

При входе в режим Конструктора для автоматически созданного ленточного автоотчета, на экране появляются следующие области структуры отчета: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных и Нижний колонтитул. Для того чтобы создать область Примечание от-

чета, следует подвести указатель мыши к нижней кромке серой полосы с названием Примечание отчета и протянуть его вниз.

3. Инструменты для создания отчета.

Форма отчета составляется из объектов. Основными объектами являются: Текст (часть текста формы отчета) и Поле (область, предназначенная для вывода содержимого элементов записей, итогов и других величин, определяющих содержание отчета).

Отличие текста от поля вывода заключается в том, что текст (например, слово ОТЧЕТ) Вы печатаете при проектировании отчета, и при распечатке он остается неизменным. Поле вывода служит для того, чтобы распечатывать в нем сведения, взятые из таблицы и неизвестные при создании отчета. Поэтому вид поля при конструировании и распечатке отчета различен.

Кроме того, при составлении формы отчета можно использовать Ли-

нии, Прямоугольники, Рисунки.

На специальной вкладке Работа с макетами отчетов, Конструктор

в поле элементы управления имеются инструментальные кнопки, позволяющие формировать перечисленные объекты.

34

Если требуется изменить такие свойства объекта, как цвет или размер шрифта, то следует щелкнуть по нужному объекту правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню опцию Свойства.

5. Поле вывода.

Формирование поля вывода производится аналогично. Выбирается кнопка Поле (обозначена как аб|). После щелчка в нужном месте отчета появляются сразу два поля. Одно из них – текстовое. Оно служит для пояснительной надписи. Второе – собственно поле вывода. В отличие от других объектов, эти поля выделяются одновременно и имеют при выделении один большой квадрат в левом верхнем углу.

Поле вывода вначале имеет надпись Свободный. Чтобы задать, какую информацию выводить в это поле, откройте окно его свойств.

Внимание. Для вывода текущей даты следует напечатать в поле формулу

Поле Номер Страницы автоматически создается Мастером ленточных автоотчетов.

Проследите за тем, чтобы поля располагались в нужном месте. 6. Работа с элементами оформления.

Элементы оформления: Прямоугольники и Линии также создаются с помощью инструментальных кнопок. Существует важное правило работы с такими элементами.

Никогда не допускайте перехода линий и прямоугольников из одной области отчета в другую!

Например, пусть требуется отделить линией один столбец данных от другого. Для этого следует создать линию в области Верхнего Колонтитула. Потом точно под ней рисуется линия в Области данных. Третья линия создается в области Нижнего колонтитула. Только такой способ обеспечит правильную распечатку отчета.

Если же указанное правило нарушается, то вид отчета становится непредсказуемым. Хуже всего то, что вид может оказаться более или менее правильным при одном количестве записей и совершенно недопустимым при другом.

7. Порядок создания групп в отчете.

Для создания группы следует выполнить следующие действия.

На вкладке Работа с макетами отчетов, Конструктор в поле Группировка и итоги выбрать Группировка. Появится новое окно Группировка, сортировка и итоги с элементами Добавить группировку и Добавить сортировку.

36

При активации этих кнопок появится список полей и соответствующие параметры для группировки и сортировки.

Внимание. В отчете заголовок и примечание группы будут появляться всегда, когда меняются значения полей группировки. Напри-

мер, если в списке полей стоит

и показ заголовка группы установлен только для района, то при каждом изменении в названии района будет выведен заголовок группы Район.

Если же для района заголовка группы нет, а есть только заголовок группы для Должности, то он будет появляться для каждой должности в каждом районе. Даже если во всем списке имеется только одна должность, заголовок для новой должности будет появляться при каждом изменении района.

9. Вычисления для групп.

Для того, чтобы в областях заголовка и примечания группы появлялась полезная информация, в них следует создать поле вывода. Для заголовка группы выберите соответствующее поле из таблицы, например название района.

Внимание. Если в заголовке группы имеется название соответствующей группы, то следует удалить поле группировки из области данных, так как оно будет там совершенно лишним.

Например, в области данных табл. 1.2 нет названия района, так как это название помещено в заголовок группы Район.

В примечании группы для поля вывода задайте в свойстве Данные формулу

=Sum([Оклад])

Тогда будут подсчитаны суммы по каждому району.

Внимание. Использование круглых скобок обязательно: оно показывает, что запись содержит функцию. О роли квадрантных скобок говорилось выше.

Можно пользоваться функциями

37

Полезно также нажать кнопку с тремя точками, расположенную около значения свойства Данные. Вы попадете в Построитель выражений, который позволяет не только выбрать функцию из имеющихся, но даже выбрать щелчком мыши знак операции (например, + (плюс) или – (минус), что позволяет избежать нажатия соответствующих клавиш.

10. Свойства отчета.

В режиме Конструктора доступны свойства каждой области (заголовка отчета, верхнего колонтитула и проч.), а также всего отчета.

Свойства любой области отчета можно открыть, щелкнув правой кнопкой мыши по данной области (там, где нет никаких объектов) и выбрав в контекстном меню опцию Свойства. Свойством области данных является, например, запрет разрывания полей вывода, если они попадают на конец страницы.

Здесь же можно поменять источник данных для отчета (например, тот же отчет может быть использован для распечатки сотрудников другого отдела из другой таблицы), что облегчает использование созданного отчета для вывода данных из различных таблиц.

Результат работы

Результат выполнения данной работы – работоспособные отчеты, перечисленные в задании.

Дополнительные задания

Самостоятельно освоить вывод данных в виде диаграмм и графиков.

1.Вывести графическое представление средних окладов по каждому подразделению в виде графика. По одной оси отмечаются подразделения, по другой – средине оклады, причем значения отсортированы по убыванию.

2.Вывести на графике распределение количества детей в зависимости от района проживания.

3.Вывести графическое представление окладов сотрудников в зависимости от возраста, причем значения даты рождения должны быть отсортированы по убыванию.

4.Вывести структуру расходов на заработную плату в виде круговой диаграммы, отражающей долю затрат по подразделениям.

5.То же, но в виде кольцевой диаграммы: в целом, для мужчин, для женщин.

6.Построить график распределения минимальной зарплаты от количества детей на основании запроса с группировкой.

38

7.Вывести представление перекрестного запроса из работы 7 по указанию преподавателя.

На всех графиках должны иметься обозначения осей, наименований и значений величин, единиц измерения.

Необходимо подготовить график к черно-белой печати: убрать серый фон, установить такие цвета и обозначения на графике, которые различаются при черно-белой печати.

9. Разработка почтовых наклеек

Цель работы – представление данных из БД на почтовых наклейках

Общие сведения

Почтовой наклейкой называется карточка заданной формы, обычно небольшого размера. Каждая такая наклейка содержит сведения из одной записи БД. Примерами документов, оформленных в виде почтовых наклеек, могут служить:

адреса, наклеиваемые на конверты, визитные карточки; извещения каждому сотруднику; этикетки для товаров; приглашения и т.п.

Разработка почтовых наклеек производится аналогично созданию отчета. Отличие почтовых наклеек от отчета заключается в том, что они размещаются по нескольку штук на одном листе, причем чаще всего по нескольку в ряд.

Задание

Разработать форму извещения сотрудниками о величине их оклада в следующей форме (рис. 1.10):

Извещение

Руководствонашейфирмысообщает, чтоВамустановленокладвразмере

_______(Сумма)_______ руб.

Генеральный директор _________________

Рис. 1.10. Форма извещения

39

Для лиц женского пола следует писать «Уважаемая госпожа».

Порядок выполнения работы

Создайте черновик отчета, выбрав на вкладке Создание в поле Отчеты кнопку Наклейки. Далее руководствуйтесь указаниями Мастера.

Чтобы наклейки приобрели нужный вид, откройте получившийся отчет в режиме Конструктора.

Работа с полями не отличается от работы в обычном отчете.

Для вывода текущей даты следует создать поле вывода, удалить при необходимости подпись к этому полю (выделить ее и нажать Delete) и в свойстве Данные для поля ввести формулу

=Date() .

Различные окончания можно сформировать в поле вывода с помощью функции IIf, которая проверяет пол, и склейки строк (для склейки фрагментов строки применяется оператор &).

Функция IIf ("ииф") имеет формат

IIf(условие;выражение1;выражение2)

Круглые скобки указывают, что это функция.

Условие это выражение, значением которого является Истина или Ложь. Примеры условий даны в работе 4, посвященной фильтрации данных. Условия могут быть простыми или сложными (объединяемыми логическими операторами Or и And). Возможно и применение одноместного оператора Not, который изменяет значение следующего за ним логического выражения с Истины на Ложь и наоборот.

Если условие истинно, то будет вычисляться выражение1 и результатом применения функции будет это вычисленное значение. В противном случае будет вычислено выражение2.

Для правильного вычисления сложного логического выражения ставятся круглые скобки.

Внимание. В качестве выражения1 или выражения2 можно использовать и саму функцию IIf, что позволяет задавать достаточно гибкий алгоритм вычислений (вложенность функций).

В данном примере выражение 1 и выражение2 – текстовые константы, а в условии проверяется пол.

Для вывода оклада рекомендуется задать наиболее понятный формат (свойство Формат данных этого поля).

40