Лекция 4
Современный офисный документооборот
Содержание
Введение
Учебные вопросы:
Понятие официального документа.
Электронный документ. Электронный обмен данными.
Система электронного документооборота.
Виды и структура текстовых документовЗаключение
Введение
В современных политических, экономических, социальных условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, организации, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почему. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин.
С начала 60-х, когда первые компьютеры «пришли» на производство, в организации понятие «документ» изменилось кардинальным образом. Фактически рост требований к емкости дисков ПК в значительной степени обусловлен эволюцией документов, которые теперь куда сложнее и разнообразнее прежних.
В настоящей лекции рассматриваются основные понятия и принципы организации современного электронного документооборота.
1. Понятие официального документа.
Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности. Формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа.
Основные функции документа связаны с процессом фиксации информации с последующей передачей её во времени и пространстве: учет, подсчет, команды, запись информации в целях ее сохранения и распространения. Реализация данных функций привела к появлению графической документации (карты, чертежи), медицинской, бухгалтерской и других видов документации.
Следовательно, документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и задачами.
Рассмотрим толкование понятия «документ» разными дисциплинами.
В документалистике дано самое широкое понятие документа – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом.
В документоведении документ – средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
В правовой науке документы являются средством документирования и доказательства правовых отношений.
Историческая наука определяет документ как важный исторический источник.
Документалистика считает документом любую фиксированную информацию.
В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений.
Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.
В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовое значение документа. В XIX в. выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практике учреждений это понятие отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция «деловой бумаги» сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». В Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 года говорится о правилах хранения «служебных документов». В «Толковом словаре русского языка» 1934 года документом называется «письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя».
Из вышеприведенных определений можно выделить две составляющие документа:
1. Информационную.
2. Правовую.
Информационный документ – документ, зафиксировавший информацию, передаваемую во времени и на расстоянии.
Правовой документ – документ, служащий доказательством достоверности информации и предоставляющий одну из форм выражения права.
ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1971) вносит изменения в термин «документ»: «документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1983), в определение термина «документ» внесены поправки: «Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве». Словарная конструкция «материальный объект с информацией» дополняет и уточняет семантическое значении термина.
В начале 70-х годов в архивоведении вводится понятие «документная информация», которое наиболее точно отражает все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию, или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы – зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения».
Таким образом, в ходе анализа определения «документ», можно выделить три основных подхода к данному термину:
1. документ – материальный объект
2. документ – носитель информации
3. документ – документированная информация.
Впервые в кратком словаре архивной терминологии и ГОСТе 16487-70, в понятии «документ» обозначена замена словосочетания «материальный объект» на «материальный носитель», «носитель», «специальный материал». В последнее время в определении документа происходит перенос смысловой нагрузки с материальной составляющей на информационную.
Законодательным путем введено в практику понятие «документированная информация (документ)».
Таким образом, основу понятия «документ» составляют три основных компонента:
- информация;
- материальный носитель информации;
- фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.
Возможность понятия «идентификации» зафиксированной информации отличает документ от других носителей информации, является особенно важным с точки зрения его применения в управлении и архивном деле.
Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007 документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
В словаре русского языка С. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:
1) деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);
2) то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);
3) письменное свидетельство о чем-нибудь (пр.: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т. .)
Сущность, признаки и свойства документа
Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.
Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Автор документа: физическое или юридическое лицо, сделавшее документ
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.
В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».
Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
Формуляр документа
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.
Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.
Классификация документов
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
Виды документов по происхождению:
личного происхождения;
официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный юридическимили физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранениемименно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
входящие (поступившие в организацию);
исходящие (отправляемые из организации);
внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
Совокупность этих документов образует документооборот организации.
По ограничению доступа документы разделяются на:
секретные;
для служебного пользования;
несекретные (простые).
Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».
По степени подлинности документы делятся на:
подлинники (оригиналы);
копии;
дубликаты.
Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».
Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.
По срокам хранения документыделятся на:
документы постоянного;
долговременного (свыше 10 лет);
временного (до 10 лет) хранения.
Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
По способу передачи документов различают:
письма;
телеграммы;
телефонограммы;
телексы;
факсограммы;
электронные сообщения.
По содержанию управленческих документов выделяют:
Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.
Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.
Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.