11.6. Работа с отчетами

Отчеты во многом похожи на формы, но имеют иное функциональное назначение – они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и должны учитывать параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Средства автоматического проектирования отчетов реализованы автоотчетами (База данных ► Создать ► Новый отчет ► Автоотчет в столбец). Кроме автоотчетов «в столбец» существуют «ленточные» автоотчеты (рис. 46, 47). В режимеАвтоотчетможно создать только такой отчет, в которомвыводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

Рис. 46. Автоотчет «в столбец».

Рис. 47. Автоотчет «ленточный».

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов(запускается двойным щелчком на значкеСоздание отчета с помощью мастера в окне База данных.

Мастер отчетов работает в шесть этапов. Выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей для сортировки и полей для подведения итогов, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктор(рис. 48).Отчет, кроме разделов заголовка, примечания и данных, содержит также разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Рис. 48. Вид отчёта в режиме Конструктор.