Методические указания для выполнения лабораторной работы «Работа с таблицами и формами базы данных Microsoft Access»

Цели занятия:

• Научиться создавать таблицы базы данных, заполнять их информацией, устанавливать связи между таблицами.

• Научиться создавать формы и использовать их для работы с таблицами.

Формулировка задания

Требуется создать базу данных Кадры.mdb, содержащую информацию о сотрудниках некоторой фирмы. Задана схема данных будущей базы данных:

По заданной схеме данных требуется создать базу данных:

1. создать базовые таблицы;

2. установить связи между таблицами;

3. заполнить таблицы данными;

4. для каждой таблицы создать автоформу для просмотра и ввода данных;

5. создать сложные формы для одновременной работы с несколькими таблицами.

Технология выполнения задания

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск ► Программы ► Microsoft Access).

2. На панели Создание файла(вОбласти задач) щелкните на ссылкеНовая база данныхили выполните в менюФайл ► Создать ► База данных.

3. В открывшемся окне сохранения базы данных введите имя файла Кадры, убедитесь в том, что установлен тип файлаБазы данных Microsoft Access (*.mdb). Щелкните кнопкуСоздать. Откроется окно новой базы данных –Кадры: база данных.

4. Создайте структуру таблицы СОТРУДНИКИ:

• Откройте панель Таблицы. Дважды щелкните на значкеСоздание таблицы в режиме конструктора– откроется бланк создания структуры таблицы:

• Определите следующие поля таблицы:

  Имя поля	Тип поля	Размер поля
  КодСотрудника	Счётчик	Длинное целое
  Фамилия	Текстовый	20
  Имя	Текстовый	20
  Отчество	Текстовый	20
  Должность	Текстовый	30
  Оклад	Денежный
  ДатаНазначения	Дата/время

• Определите поле КодСотрудника как ключевое поле таблицы: выделите это поле, щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пунктКлючевое поле.

• Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя СОТРУДНИКИ.

5. Создайте структуру таблицы ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, в которую входят следующие поля:

Имя поля	Тип поля	Размер поля
КодСотрудника	Числовой	Длинное целое
ДатаРождения	Дата/время
Адрес	Текстовый	50
Телефон	Текстовый	20

• Обратите внимание на то, что поле Телефонявляетсятекстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания.Над номерами телефонов не предполагается выполнять никаких арифметических операций.

• Определите поле КодСотрудникакак ключевое поле таблицы.

• Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ.

6. Создайте таблицу КОМАНДИРОВКИ, в которую входят следующие поля:

Имя поля	Тип поля	Размер поля
КодКомандировки	Счётчик	Длинное целое
КодСотрудника	Числовой	Длинное целое
Город	Текстовый	30
ДатаОтъезда	Дата/время
ДатаПриезда	Дата/время
РазмерСуточных	Денежный

• Определите поле КодКомандировкикак ключевое поле таблицы.

• Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя КОМАНДИРОВКИ.

7. В окне Кадры: база данныхоткройте по очереди созданные таблицы и введите в каждую из них данные (по 3-4 записи):

• В таблицу СОТРУДНИКИ введите в поле ДолжностьзначенийИнженер,Бухгалтер,Менеджер. Введите в одну из строк данные о сотруднике с фамилиейИванови должностьюбухгалтер. В полеДатаНазначениявведите значения в диапазоне 1990-2005 годы.

• При заполнении таблицы ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ для каждого сотрудникам в поле КодСотрудникавводите то же значение, которое содержится в одноименном поле таблицы СОТРУДНИКИ для этого человека.

• При заполнении таблицы КОМАНДИРОВКИ в поле Городвведите названияСамараиМосква.

8. Установите связи между таблицами базы данных:

• Нажмите на панели инструментов кнопку Схема данныхили выполните в меню командуСервис ► Схема данных. Должно открыться окноСхема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окноДобавление таблицы.

• Щелчком на кнопке Добавитьвыберите таблицы СОТРУДНИКИ, ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ и КОМАНДИРОВКИ.

• Перетащите мышкой поле КодСотрудникаиз таблицы СОТРУДНИКИ на одноименное поле таблицы ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окноИзменение связей. Убедитесь, что поля для связи выбраны правильно и что тип устанавливаемого между таблицами отношения «один-к-одному». Щелкните на кнопкеСоздать.

• Перетащите мышкой поле КодСотрудникаиз таблицы СОТРУДНИКИ на одноименное поле таблицы КОМАНДИРОВКИ. В окнеИзменение связейубедитесь, что поля для связи выбраны правильно и что тип устанавливаемого между таблицами отношения «один-ко-многим». Щелкните на кнопкеСоздать.

• В окне Схема данныхрассмотрите образовавшиеся связи. Убедитесь в том, что линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее. Закройте окноСхема данных.

9. Создайте автоформу «в столбец» на основе таблицы СОТРУДНИКИ:

• Откройте панель Формыв окнеБаза данных. Щелкните кнопкуСоздать– откроется окно для выбора способа создания формы и выбора базовой таблицы.

• Выберите таблицу СОТРУДНИКИ, После щелчка по кнопке <OK>будет создана форма.

В нижней части формы отображается номер текущей записи. С помощью кнопок переходаможно перемещаться между записями.

10. Просмотрите записи таблицы СОТРУДНИКИ, используя кнопки перехода.

11. Используя аналогичную процедуру, создайте ленточную автоформу с именем ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ для таблицы ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ.

12. Создайте с помощью Мастера формформу, для просмотра и ввода данных в таблицы СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ:

• Мастер форм можно запустить из окна База данныхщелчком на значкеСоздание формы с помощью мастерана панелиФормы. В диалоговом окнеСоздание формвыбирается сначала таблица СОТРУДНИКИ, и все поля таблицы включаются в форму. Затем выбирается таблица ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, из которой включаются все поля, кроме поляКодСотрудника.

• Выполнив все этапы создания формы, завершите процедуру сохранением формы с именем ОБЩАЯ_ИНФОРМАЦИЯ. В результате должна получиться форма следующего вида:

13. Введите с помощью формы информацию о новом сотруднике фирмы.

14. Открыв таблицы СОТРУДНИКИ и ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, убедитесь, что в таблицах появились новые записи.

15. Создайте с помощью Мастера формформу с подчиненной формой, для просмотра и ввода данных в таблицы СОТРУДНИКИ и КОМАНДИРОВКИ:

• Из таблицы СОТРУДНИКИ следует включить все поля, а из таблицы КОМАНДИРОВКИ – все, кроме поля КодСотрудника.

• Важно правильно выбрать вид представления данных на следующем шаге процедуры создания формы. Вид представления данных –по СОТРУДНИКИ, тип формы –Подчиненные формы:

1. На следующем шаге выбираем вид подчиненной формы – табличный:

2. Выполнив все этапы создания формы, завершите процедуру сохранением формы с именем КОМАНДИРОВКИ. В результате получаем форму вида:

16. Используя форму, введите информацию о 2-3 командировках в таблицу КОМАНДИРОВКИ. Открыв таблицу КОМАНДИРОВКИ, убедитесь в том, что в ней появились новые записи.

17. Закройте все открытые объекты и завершите работу с программой Microsoft Access.

Итоги занятия

Вы изучили условия, необходимые для создания взаимосвязанных таблиц, и приемы их создания. Вы познакомились с основными типами связей, образующихся между таблицами, и научились редактировать параметры связи. Вы научились создавать формы и использовать их для просмотра содержимого таблиц и для ввода данных в таблицы.

Теперь Ваша база данных состоит из семи объектов. Это три базовые таблицы (СОТРУДНИКИ, ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, КОМАНДИРОВКИ) и четыре формы (СОТРУДНИКИ, ЛИЧНЫЕ_ДАННЫЕ, ОБЩАЯ_ИНФОРМАЦИЯ, КОМАНДИРОВКИ).