Глава 16. Основы проектирования организационных структур

Любая организованная человеческая деятельность -

от изготовления гончарных изделий до отправки человека

на Луну - приводит к возникновению двух фундаментальных

и противоречащих друг другу требований: разделение труда

на разные задачи и координация этих задач.

Г.Минцберг

- Основы организационного проектирования

- Принципы координации и группирования работ в организации

- Базовые элементы организационной структуры

- Основные организационные конфигурации

16.1. Основы организационного проектирования

Организационное проектирование - начальный этап создания организации, а также целенаправленный процесс ее постоянного совершенствования. Организационное проектирование включает в себя определение будущей организационной структуры, системы управления, системы коммуникаций, производственных, административных, коммерческих и иных процессов и процедур. В основе организационного проектирования лежит стремление менеджмента обеспечить соответствие структуры и функций организации поставленным стратегическим целям.

Примечание. Организационное проектированиепредставляет собой комплексное решение целого ряда задач, решение которых обеспечивает соответствие внутренней среды организации ее стратегическим целям и особенностям внешнего окружения.

Эффективное организационное проектирование базируется на синергетическом подходе к объединению различных организационных элементов (подразделений, форм принятия решений, коммуникационных потоков и т.п.) в единую организационную систему. В основе такого подхода лежит представление о синергетическом эффекте как ожидаемом приросте эффективности проектируемой организационной системы или появлении у нее новых системных свойств за счет рационального подбора и интеграции частей. Элементы организационной структуры должны формироваться и объединяться таким образом, чтобы достигались внутренняя гармония и фундаментальное соответствие структуры и текущей ситуации: размеру организации, ее возрасту, типу внешней среды, используемым технологиям и т.д.

Ключевым понятием организационного проектирования является обоснованная модельорганизации - идеальный образ, максимально полно и точно отвечающий всем требованиям, предъявляемым к организационной структуре, другим элементам внутренней среды организации, а также характеру ее взаимодействия с внешним окружением. Модель (лат.modulus- мера, аналог, образец) - это упрощенное, идеальное представление о реальном объекте или процессе, удобное для последующего изучения и построения реального объекта или процесса.

Как правило, создавая организационную модель, разработчики стремятся воплотить в ней набор характеристик, максимально полно описывающих идеальную организацию с точки зрения всех системных законов:

- необходимого разнообразия (сложности) системы управления;

- синергии;

- возможности самосохранения за счет баланса между стабильностью и развитием;

- обеспечения системной упорядоченности на основе идеальной информированности (минимума информационной энтропии) и т.п.

Не менее важным является стремление проектировщика обеспечить высокую степень устойчивости и управляемости организационной системы в широком диапазоне условий функционирования организации. При этом большое значение имеет выбор оптимального соотношения между централизацией и децентрализацией властных функций в организации, определяющего наряду с другими факторами эффективность управления.

Разумеется, являясь идеальным образом будущей организационной структуры, модель далеко не всегда может быть воплощена на практике в реальную организацию. Тем не менее формирование на начальных этапах организационного проектирования такого идеального описания будущей организации помогает разработчикам учесть как можно больше требований и условий.

Организационное проектирование, как творческий процесс, представляет собой совокупность взаимосвязанных этапов:

- предпроектные исследования;

- техническое проектирование;

- рабочее проектирование.

На предпроектном этапепроводятся прикладные исследования, осуществляется анализ возможных методов проектирования, подготавливаются необходимые исходные данные, проводятся расчеты потребности в ресурсах, определяется состав исполнителей, составляется техническое задание. На этапетехнического проектированияобосновывается окончательный комплекс организационных инноваций, предусматриваемых в проектируемой или оптимизируемой организационной системе, т.е. формируется модель будущей организации. В ходерабочего проектированиясоздается комплект рабочей документации. Завершается проектирование проведением экспертизы организационного проекта.

Задание на разработку организационного проекта компании должно включать:

- характеристику предприятия, подготавливаемую заказчиком на основе специального опросника;

- динамику показателей производственно-хозяйственной деятельности;

- описание структуры аппарата управления;

- описание квалификационного состава предприятия и текучести кадров;

- обоснование необходимости совершенствования системы управления (расширение компании, снижение эффективности работы, отставание от конкурентов, ухудшение репутации и др.);

- требования (пожелания) заказчика;

- сроки разработки организационного проекта.

При всем многообразии аспектов организационного проектирования центральной задачей этого процесса является разработка и совершенствование организационной структуры в широком смысле и структуры управления (системы менеджмента) в частности.

Проектирование организационной структуры основывается на следующих принципах:

- адекватности организационной структуры основным целям организации и условиям ее функционирования;

- оптимальности и экономичности системы управления;

- высокой согласованности деятельности всех структурных подразделений;

- адаптивности организационной структуры - способности к быстрым изменениям в ответ на изменения условий работы.

По мнению Р. Данкана, структура организации выполняет две основные функции. Во-первых, она обеспечивает обмен информацией внутри организации для снижения уровня неопределенности при разработке управленческих решений. При высоком уровне информационной неопределенности (когда потребность в качественной информации крайне высока) организационная структура должна быть достаточно гибкой для того, чтобы не препятствовать получению менеджментом необходимой информации. Второй функцией организационной структуры является обеспечение эффективной координации и интеграции. Важность интеграции возрастает с увеличением взаимозависимости подразделений организации <1>.

--------------------------------

<1> Данкан Р. Какой должна быть организационная структура / Теория организации: Хрестоматия / Пер. с англ.; Под ред. Т.Н. Клеминой. СПб.: Высшая школа менеджмента СПбГУ, 2009. С. 58.

По мнению Р. Дафта, в определении организационной структуры ключевыми являются следующие положения <2>:

1. Организационная структура отражает формальные отношения отчетности, уровни иерархии и сферу контроля руководства.

2. Организационная структура определяет условия для эффективной коммуникации, координации и интеграции усилий всех подразделений.

3. Организационная структура отражает объединение частей (индивидов и подразделений) в целостную систему.

--------------------------------

<2> Дафт Р. Теория организации / Пер. с англ. М.: ЮНИТИ, 2006.

Эти три элемента организационной структуры отражают принципы "вертикального" и "горизонтального" построения. Первые два элемента задают иерархию по вертикали, третий указывает на горизонтальное взаимодействие подразделений организации. Вертикальные связи в основном предназначены для осуществления контрольно-отчетных функций, горизонтальные обеспечивают координацию и сотрудничество.

Особенности организационных структур и их соответствие заданным условиям в данной главе будут излагаться на основе методологии Г. Минцберга <1>. Предложенный Г. Минцбергом еще в 1970-х гг. подход к принципам построения, раскрытию сущности и содержания организационных структур приобрел широчайшее признание в мировом научном сообществе и популярность в профессиональных кругах. Он представляет собой наиболее глубокую и вместе с тем простую для понимания и практического применения концепцию построения и видоизменения организационных структур.

--------------------------------

<1> См.: Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. СПб.: Питер, 2010; Минцберг Г. Менеджмент: природа и структура организаций глазами гуру / Пер. с англ. М.: Эксмо, 2009.