2. Обзор и сравнение аналогичных решений

Автоматизация работы клиентского отдела может быть достигнута двумя способами:

1. Использованием в качестве основы существующей АИС (платформы для автоматизации) с дальнейшей адаптацией к потребностям заказчика.

2. Разработкой новой АИС.

Для выбора способа решения был проведен поиск и обзор существующих АИС (платформы для автоматизации) для оценки возможности их использования для решения задач заказчика.

Программа «Клиенты 2.0.8 Проф»

Программа «Клиенты 2.0.8 Проф» предназначена для учета клиентов компании, контактов с клиентами.

Программа позволит оптимизировать работу с клиентами и заказами, благодаря чему избежать потерь денег, времени и доверия клиентов из-за пропущенных сроков или утерянных документов, а также повысить эффективность работы менеджеров и как следствие поднять уровень продаж.

Функциональные возможности:

• сведения обо всех клиентах компании находятся в одном месте – журнале клиентов, и всегда можно легко найти нужного клиента, заказ или контакт;

• сведения о каждом клиенте представлены наглядно в карточке соответствующего клиента, в которой есть возможность внести все необходимые реквизиты, информацию о сотрудниках клиента, прикрепить любые документы, внести контакты или сформировать заказы;

• возможность выставления в одной программе счетов от любого количества продавцов: вся информация по заказам находится в одном месте, она доступна и удобно представлена;

• документациядля программы позволяет сразу приступить к работе и получить нужный результат: не придется тратить время на изучение не нужных кнопок, команд и функций программы;

• поддержка работы со сканером позволит легко загружать в программу скан-копии оригиналов документов, есть возможность потокового сканирования при использовании сканера, поддерживающего автоматическую подачу листов. Также можно прикрепить файлы любых форматов;

• доступ и работа с программой «Клиенты 2.0.8» строго регламентированы: реализованы четыре уровня доступа в зависимости от разрешенных пользователю функций – администратор, старший менеджер, менеджер и только для просмотра (без права внесения изменений). Дополнительно имеется возможность более тонкой настройки доступа к журналам для каждого уровня доступа;

• функция «видеть только свои записи» позволит разделить клиентов между исполнителями, исключив возможность просмотра и изменения чужих клиентов, заказов и контактов;

• есть возможность формирования счетов по шаблонам, в результате внешний вид счета именно такой, как принято в компании – счета формируются программой на основе шаблонов *.dot в MS Word или в OpenOffice Writer;

• можно не только сформировать счет, но и сразу из программы отправить его на e-mail клиента, при необходимости прикрепив файлы коммерческого предложения и договора;

• если нужно отправить к клиенту курьера, по нажатию кнопки открыть карту для проезда по адресу клиента и распечатать ее вместе с телефоном и ФИО контактного лица;

• можно легко организовать e-mail рассылку по клиентской базе и базе поставщиков, отобрав клиентов и поставщиков по нужным параметрам;

• удобная командная работа обеспечена поддержкой режима работы по сети и возможностью разграничения прав;

• ответственные за клиентов менеджеры будут вовремя уведомлены передаче новых клиентов - в программе есть функция отправки уведомления по e-mail с возможностью привязки файлов, хранения сообщений и поиска по ним;

• работа программы не только с Microsoft Office, но и с бесплатным офисным пакетом OpenOffice.org и возможность выбора офисного пакета для каждого пользователя позволит оптимизировать лицензионную политику компании и сэкономить на стоимости лицензий Microsoft Office;

• легко получить нужную информацию для анализа: программа обеспечит отбор информации по различным критериям и сформирует необходимые отчеты;

• можно выводить результаты поиска по журналу клиентов в табличные редакторы Excel и OpenOffice Calc и преобразовывать их в удобный для дальнейшей обработки вид;

Сайт компании производителя: http://www.araxgroup.ru/

ООО «Системы Технического Контроля»

Компания занимается разработкой программного обеспечения (ПО) для различных областей бизнеса. Имеется опыт в разработке как узкоспециализированных программных комплексов, ориентированных на промышленное применение, так и небольших, офисных систем, помогающим в работе небольшим организациям.

«База Клиентов 3.1» business является простой, недорогой, удобной и функциональной CRM-системой и служит для учета организаций-клиентов предприятия. Программа позволяет организовать работу с клиентами, учитывать обороты организации, печатать различные отчеты, проводить массовые рассылки по e-mail и многое другое.

Программный комплекс «База Клиентов 3.1» business позволяет ограничить доступ к информации о клиентах предприятия нежелательных лиц, а также ограничить возможность использования этой информации менеджерами предприятия. Количество сетевых рабочих мест не ограничено.

Преимущества системы «База Клиентов 3.1» business:

• программа проста в использовании, легка в обслуживании - не нужно ждать программиста для решения вопросов по эксплуатации и установки;

• система позволяет работать нескольким менеджерам с единым файлом базы данных, но за каждым менеджером закрепляются собственные клиенты;

• вся информация о клиентах, все настройки и служебная информация хранится в одном файле, это и есть клиентская база;

• в комплект входит программа резервного копирования файла базы клиентов - в случае поломки компьютера, информацию о клиентах можно будет легко восстановить;

• e-mail рассылки помогут в течение нескольких минут оповестить всех ваших клиентов о важном событии;

• система автоматических напоминанийпоможет наладить взаимосвязь между отделами организации и между менеджерами;

• пользовательские полядают возможность, без программистов, добавлять необходимые поля в файл базы данных.

Сайт компании производителя: http://www.systc.ru/

Программа «Учет клиентов»

«Учет клиентов» - это гибкая CRM-система, предназначенная для автоматизации деятельности отдела продаж, финансового отдела и других задач, которые можно настроить.

Основные функции программы:

• ведение базы клиентов компании

В базе данных содержится исчерпывающая информация о клиентах, полная история работы с ними.

История деловых контактов с клиентом отображается сразу, как только курсор остановился на выбранном клиенте. В том же окне в подчиненных таблицах показываются контакты выбранного клиента, заказы клиента, содержимое заказов, договоры с клиентом, выставленные ему счета и клиентские платежи, запланированные мероприятия. Каждый клиент закреплен за ответственным менеджером. Предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных. Менеджеры получают эффективный инструмент для сбора, хранения и поиска данных о клиентах, планирования своей работы.

• учет договоров с клиентами

В базе данных содержится полная информация по всем договорам с клиентами. Указывается тип сделки, сумма сделки, валюта, скидки по сделке, даты начала и окончания действия договора и т.д.

В подчиненных таблицах показываются продукты (товары или услуги) по договорам, а также приложения к договорам (как правило, это документы о продлении срока договора или добавление услуг).

• контроль проведения финансовых операций

Формируется список выставленных счетов клиентам. Оплату по ним можно отслеживать в таблице, а можно ввести отдельную таблицу фактических платежей клиентов по мере их поступления. Последний вариант удобен, если клиенты оплачивают счет частями в несколько этапов или платят по нескольким счетам сразу.

Существует возможность посмотреть баланс клиентов (начислено-оплачено) в отдельной таблице.

• формирование, сопровождающих сделки, документов

На основе таблицы, содержащей список выставленных счетов, можно сформировать шаблон счета и печатать выставляемые счета из программы. Аналогично, на основе таблицы с договорами можно сформировать шаблон договора.

Учитывая, что программа представляет собой гибкую CRM-систему, настраиваемую под ваш бизнес, можно менять структуру данных, добавлять необходимые виды документов (накладные, отчеты и т.п.) и, соответственно, создавать их шаблоны.

• анализ работы менеджеров

Удобная сортировка и фильтрация по любому полю позволяет легко анализировать работу менеджеров - какие клиенты ими ведутся, сколько заказов и на какую сумму оформлено, нет ли долгов по оплатам.

• учет и анализ маркетинговых воздействий

«Учет клиентов» позволяет вести анализ маркетинговых акций и мероприятий – рассылок, публикаций, рекламы в Интернет, семинаров, любых других воздействий на клиентов. На основе этих данных определяется эффективность маркетинга.

Сайт компании производителя: http://simple-soft.ru/index.htm

Сравнение аналогов по определенным критериям проведено в таблице 1.

Таблица 1

Сравнение аналогов

Критерии	Программа «Клиенты 2.0.8 Проф»	«База Клиентов 3.1» business	Программа «Учет клиентов»	Потребность офиса
Формирование отчётов	+	+	+	+
E-mail рассылка	+	+	+	-

Продолжение таблицы 1

Хранение информации о сотрудниках	+	-	+	-
Хранение всей информации в едином файле	-	+	-	+
Представление отчетов о результатах деятельности в виде диаграмм	+	-	-	+

Для решения поставленной задачи подходит любая из современных систем управления базами данных: Microsoft Access,Borland Paradox,Firebird,Interbase,IBM DB2.