Введение

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов – договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

На сегодняшний день существует множество программных продуктов, с помощью которых можно автоматизировать документооборот, что позволяет значительно увеличить количество предлагаемых разработок различным организациям. Данная ситуация увеличивает конкурентную борьбу среди разработчиков, что положительно сказывается на качестве и конкурентоспособности предлагаемых продуктов.

В связи с чем, целью данного курсового проекта является автоматизация подготовки, хранения и выдачи на печать накладной на выдачу материальных ценностей.

1. Анализ документа «доверенность на выдачу материальных ценностей» и существующих систем автоматизации

1. Структура и информационные потоки документа «доверенность на выдачу материальных ценностей»

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы – предметы, служащие менее одного года (независимо от их стоимости), а также предметы дешевле утвержденной законодательством стоимости (за единицу) независимо от срока их службы. Вместе с тем руководителю предприятия дано право независимо от стоимости за единицу, а по существу и назначению предмета относить его к основным фондам.

Накладная на выдачу материальных ценностей (форма № М-2)применяется для оформления факта выдачи материальной ценности предприятия должностному.Накладная должна содержать следующие реквизиты:

• номер документа и дату его составления

• наименование организации и структурного подразделения

• вид деятельности

• корреспондирующий счет (счет, субсчет, код аналитического учета)

• номер приказа о списании

• наименование предмета, количество, дату поступления, цену, сумму, срок службы, причина списания, номер паспорта

• номера и даты актов выбытия

• наименование утиля, подлежащего оприходованию, количество, цену, сумму, порядковый номер записи по складской картотеке.

Структура документа приведена в приложении 1.

Форму № М-2 применяют для оформления списания объектов, потерявших свою первоначальную ценность, непригодных для дальнейшего использования. Акт в одном экземпляре составляет комиссия, и после сдачи списанных объектов в кладовую его вместе с распиской кладовщика передают в бухгалтерию. На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты составляют отдельно. Для отражения ввода и движения имущества, перешедшего согласно правилам бухгалтерского учета в состав основных средств из категории малоценных и быстроизнашивающихся предметов, могут использоваться унифицированные формы первичной учетной документации № МБ-2, № МБ-4, № МБ-7, № МБ-8.