КИС / KIS
.pdfКакую модель выбрать - зависит от стиля работы предприятия и от характера решаемых задач.
Соответственно рынок современных систем управления документооборотом можно подразделить на следующие основные категории.
Системы класса docflow (“поток документов”) ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющими строго регламентированные процедуры обработки.
Системы автоматизации управления деловыми процессами, или так называемые workflow-системы (“поток работ”). Workflow-технология включает в себя автоматизацию деловых процессов, выполняемых на предприятии - от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового процесса): кто, что, над чем и когда должен сделать
врамках конкретного процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п.
Помимо таких фундаментальных понятий, как деловой процесс, событие, данные, к числу других основных понятий, с которыми манипулирует workflow-технология, относятся следующие.
Описание процесса – формализованное описание процесса. Формализованное описание делового процесса в целом и входящих в него деловых процедур, а также правил их выполнения и ролей участников процесса называют моделью процесса. Модель процесса, представленная
ввиде графического изображения, называется картой делового процесса.
Конкретное поручение, выполняемое в рамках формализованного делового процесса, называется заданием или работой и включает формулировку задания, некоторую информацию в виде комментариев и, возможно, один или несколько прикрепленных документов, необходимых для выполнения поставленной задачи. Задание или работа состоит из отдельных этапов, соответствующих деловым процедурам, для каждого из которых задается временной интервал, в течение которого он должен быть завершен, и режим выполнения.
Правила маршрутизации определяют последовательность выполнения процедур делового процесса или, иными словами, сценарий реализации делового процесса. Выделяют несколько видов маршрутизации:
100
•В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур:
•жесткая маршрутизация;
•свободная маршрутизация;
•гибридная маршрутизация.
•В зависимости от порядка следования активизируемых процедур:
•последовательная маршрутизация;
•параллельная маршрутизация;
•смешанная маршрутизация.
Вконтексте делового процесса каждый его участник выполняет определенную роль, в соответствии с которой человек получает некие функции, права и обязанности (например, инициатор работы, исполнитель работы и др.). Системы, использующие workflow-технологию, должны работать не напрямую со списком конкретных сотрудников, а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники.
Любая система класса workflow обеспечивает реализацию следующих функций:
•определение и описание деловых процессов;
•управление выполнением деловых процессов;
•интеграция используемых в процессе приложений. Соответственно этим задачам в их составе можно выделить
следующие типовые компоненты:
Методология описания деловых процессов. Самой распространенной методологией сегодня является методология направленного графа компании Action Technologies.
Преобразователь методологии в конкретное приложение. Обычно это некий конвертор, который исходя из карты деловых процессов и их заданных параметров (например, роли, времени исполнения и т.п.) формирует базу данных с соответствующей структурой и наполнением, а также создает триггеры, которые отслеживают выполнение бизнес-правил.
Модуль исполнения.
Рабочее место пользователя. Каким бы ни был интерфейс пользователя, он должен включать окно входящих заданий к пользователю и окно исходящих заданий от пользователя. Для каждого задания показывается его состояние и прочие его характеристики.
Выделяют следующие уровни контроля исполнения задания:
контроль доставки - выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения;
101
контроль прочтения - выдается информация инициатору задания, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых задание было предназначено;
контроль выполнения - выдается информация инициатору задания о том, что задание выполнено;
мониторинг - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием;
извещение о нарушении сроков исполнения - система может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником;
история выполнения задания.
Системы класса groupware, главное назначение которых -
обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы groupware ориентированы на проект и рассчитаны на небольшие или средние группы взаимодействующих сотрудников, совместно использующих информацию из баз данных. Часто эти системы построены на базе программного продукта Lotus Notes в среде “клиент-сервер”.
Корпоративные сети на базе Internet/Intranet. К возможностям, реализуемым в этих системах, могут быть отнесены:
•создание документов, включающих графику;
•ведение корпоративного календаря событий;
•планирование;
•предоставление доступа к корпоративным базам данных;
•обмен административной информацией. Внутренний обмен новостями;
•проведение телеконференций для обмена мнениями между сотрудниками корпорации.
Недавно появился новый класс программных продуктов - webware.
Подобные программы основаны на взаимодействии клиента - браузера и Web-сервера. Здесь основной код, вся логика приложения сосредоточены на удаленной машине, на Web-сервере. Пользователь загружает через браузер лишь интерфейс приложения, а также получает и передает рабочие данные и документы. В результате он имеет полную независимость от используемой операционной системы и от программных продуктов, установленных на локальной машине.
Примером являются приложения компании Google, основные из которых следующие:
Gmail - Почтовый сервис. Обладает тесной интеграцией с адресной книгой. Имеется возможность обмена мгновенными сообщениями
102
прямо из сервиса. Поддерживается голосовое общение, а также видеочат.
Документы - полноценный офисный пакет, работающий в режиме online-приложения. Поддерживается работа с текстами, электронными таблицами и создание презентаций. Имеется проверка орфографии на ходу. Текстовый процессор поддерживает стили. В электронных таблицах имеется возможность сложных вычислений в ячейках. Документы хранятся на сервере. Вы можете отправлять файлы с локального диска и, напротив, загружать, принимать результаты работы. Имеется полная поддержка форматов Microsoft Office, Open Document и PDF. Допускается коллективная работа над документами, публикация результатов труда.
Календарь - планирование событий и дел с привязкой к календарю. Имеется возможность указания времени встречи, повторения, напоминания. Вы можете приглашать других участников. На их почтовый ящик высылается сообщение. Календарь умеет отправлять напоминания о событиях по электронной почте и через SMS.
Группы - обсуждения общих и тематических вопросов, общение пользователей.
5.3.Примеры систем электронного документооборота
5.3.1. Lotus Notes и Domino
IBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes Domino) –
программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп (Groupware) и построения систем электронного документооборота [21]. Производится компанией IBM Lotus Software, входящей в компанию IBM Software Group. Текущая версия 8.5.
В составе Lotus Notes содержатся только базовые функции, позволяющие организовывать работу распределѐнных рабочих групп и создавать приложения автоматизации бизнес-процессов, поэтому Lotus Notes некорректно считать законченной системой автоматизации деятельности предприятия. Lotus Notes – это платформа для таких приложений. Системы электронного документооборота и другие законченные решения на платформе Lotus Notes Domino разрабатывают и распространяют сторонние производители ПО.
Преимущества платформы Lotus Notes Domino:
возможность создания территориально-распределенных систем;
документно-ориентированные базы данных - возможность работы с любыми типами электронных документов, включая неструктурированные данные;
103
открытая архитектура, механизм для разработки приложений;
возможность работы мобильных и автономных пользователей;
поддержка современной технологии репликации с минимизированным трафиком, позволяющая пользователям эффективно работать даже при отсутствии доступа к сети;
встроенные средства обмена мгновенными сообщениями;
интегрируемость с другими информационными системами (совместимость с типами данных Oracle, MS SQL, ODBC);
многоуровневая модель защиты, настраиваемая от уровня сервера до уровня индивидуального поля в документе;
платформенная независимость - сервер Domino работает под управлением различных операционных систем (Windows, Unix, Linux).
Линейка IBM Lotus Domino включает следующие программные продукты:
Сервер приложений Lotus Domino;
Рабочее место пользователя Lotus Notes Client;
Рабочее место администратора Lotus Domino Administrator, позволяющее удобно управлять сервером Lotus Domino;
Рабочее место разработчика Lotus Domino Designer, служащее для создания приложений.
Основные функции, входящие в базовую поставку Lotus Notes
Domino:
среда исполнения приложений автоматизации групповой деятельности;
клиент электронной почты;
групповой календарь, планировщик задач;
клиент среды обмена мгновенными сообщениями Lotus Sametime (сервер Sametime является самостоятельным продуктом);
сервер приложений;
почтовый сервер;
web-сервер - для предоставления доступа к приложениям Lotus Notes через браузер;
криптозащита (шифрование и электронная подпись);
репликация – синхронизация между дистанционно удалѐнными экземплярами баз данных.
Самой важной компонентой Lotus Notes являются базы данных. База
данных Notes хранится в файле с расширением .NSF и содержит следующие элементы:
1.Документы с данными, которые надо хранить в БД;
2.Формы – бланки, которые используются при создании и отображении этих документов;
104
3.Списки документов, хранящихся в БД;
4.Информация о правах доступа пользователей к базе данных;
5.Агенты – специальные программы, предназначенные для выполнения определенных действий в БД.
Файл с БД может быть расположен на сервере Notes или на жестком диске персонального компьютера. Существует несколько встроенных БД:
Общая Адресная книга – содержит информацию обо всех зарегистрированных пользователях Lotus Notes;
Личная Адресная книга – используется в качестве личной записной книжки;
Почта;
Справка.
Базовые средства позволяют начинающим пользователям создавать
простые, но полезные базы данных. Опытные пользователи могут использовать имеющиеся средства программирования и создавать сложные комплексы взаимосвязанных баз данных.
Основная единица хранения БД Notes – документ, который является фактически эквивалентом бумажного документа. Проектируется одна или несколько форм для создания и редактирования этих документов. Формы состоят из полей и объектов различного типа. Вся информация о типе полей, шрифтах, цвете, кнопках, рисунках и т.д. хранится в форме. Чтобы подготовить документ, нужно выбрать необходимую форму из имеющихся в базе, заполнить ее и сохранить этот документ в базе данных. Формы создаются разработчиком базы данных, документы – пользователями базы данных.
Представление или вид – определенный способ просмотра информации в БД; отображаются все документы, удовлетворяющие определенному критерию. Разные виды могут содержать списки одних и тех же документов, но с различной информацией, извлеченной из этих документов. Информация может быть сгруппирована по категориям, например, “по отделам”, “по стажу работы”. Каждая база должна иметь по крайней мере одно представление. Виды создаются разработчиком базы данных.
Навигаторы применяются для создания графического пользовательского интерфейса. Навигаторы могут содержать текст, графику, кнопки, активные участки, вызывающие при щелчке мышью выполнение соответствующего скрипта или формулы, открытие вида, запуск внешней программы, открытие документа или другой базы данных.
Агенты создаются для автоматизации различных действий: модификации полей документов, отправки почтовых сообщений, поиска необходимой информации, архивирования документов и т. д. Агенты
105
могут запускаться из меню, нажатием кнопки, по расписанию (с периодом 0.5, 1, 2, 4, 8 часов, ежедневно, еженедельно, ежемесячно).
Способы программирования бизнес логики в Lotus Notes:
1.Simple action – набор простейших действий, выбирается из меню и используется для упрощения программирования примитивных функций. Набор действий сильно ограничен.
2.Язык формул - это набор стандартных @-функций и @-команд, работающих в рамках текущего окружения. Имеет большие возможности для работы с объектами Lotus. В этом языке отсутствуют циклы.
3.Lotus script – это объектно-ориентированный язык с расширенным набором классов для доступа к объектам Lotus.
4.Язык Java. На Java также доступен набор классов, реализующих доступ к объектам Lotus.
5.Java script – используется для программирования бизнес логики для Web-интерфейсов.
6.C API – возможность написания внешних процедур на C с использованием поставляемых процедур для работы с объектами
Lotus.
Cфера применения Domino:
1.Каталоги, картотеки, справочники, любые хранилища информации.
2.Электронный документооборот, системы документооборота, создание приложений с довольно сложной логикой (ветвистые маршруты документов, множество различных состояний документа, утверждение и отклонение, документы движутся от одного пользователя к другому, отслеживается статус, рассылаются уведомления и т.д.).
3.Совместная работа с данными - групповая разработка документов, просмотр документов различными группами пользователей, разделение информации. В отличие от систем электронного документооборота не учитывает маршрутов документов.
4.Интернет-приложения, вплоть до сайтов и порталов. Domino имеет в своем составе мощный веб-сервер, позволяющий “на лету”
преобразовывать информацию, хранящуюся в базах данных, в стандарты Интернет, доступные для просмотра Web-браузерами. Примеры систем электронного документооборота, построенных на
платформе IBM Lotus – CompanyMedia (компания ИнтерТраст), БОСС Референт (компания АйТи), Orgflow.Документооборот (ООО “Объединенная компания”).
106
5.3.2. 1С:Документооборот 8
Программный продукт “1С:Документооборот 8”, разработанный на новой технологической платформе “1С:Предприятие 8.2”, является преемником программных продуктов “1C:Электронная почта” и “1С:Архив 3” [16].
“1С:Документооборот 8” в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Он обеспечивает:
централизованное безопасное хранение документов;
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
регистрацию входящих и исходящих документов;
просмотр и редактирование документов;
контроль версий документов;
работу с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.;
полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
коллективную работу пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;
маршрутизацию документов, настраиваемую по каждому виду документов в отдельности;
автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера.
Впрограмме “1С:Документооборот 8” реализованы бизнеспроцессы следующих видов:
Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа;
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем;
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование;
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения;
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту;
107
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления;
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать
поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнеспроцесс Поручение сначала сформирует задачу “Выполнить поручение” для исполнителя, а после того как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу “Проверить выполнение” для инициатора бизнеспроцесса.
Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли Директор, и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке “Мои задачи”. Список автоматически загружается при запуске программы. Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.
Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:
маршрутизация;
сроки;
важность;
наименование, описание и другие.
“1С:Документооборот 8” поддерживает многопользовательскую
работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через Webбраузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.
Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д. Возможности доступа сотрудника к данным ограничиваются правами, заданными для его роли.
ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ
1.Что такое документ и какова его роль в управлении?
2.Перечислите основные признаки классификации документов.
108
3.Перечислите преимущества использования электронных документов.
4.Какие функции выполняет СДОУ?
5.Что такое документооборот, какова его связь с функциями управления?
6.Каково назначение системы массового ввода бумажных документов?
7.Назовите основные технологии распознавания документов.
8.Каково назначение ИПС и какие типы ИПС Вы знаете?
9.Какие показатели используются для оценки качества поиска документов?
10.Перечислите основные задачи, для решения которых предназначены СУЭД.
11.На чем основывается работа СЭД, использующая технологию
“docflow”?
12.В чем заключается особенность СЭД, использующих технологию
“workflow”?
13.Приведите примеры систем автоматизации электронного документооборота.
6.СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ
6.1.Основные понятия и функции СУБД
Одной из важнейших функций КИС является информационное обеспечение процесса управления, которое обычно включает в себя большие и сложные базы данных. База данных (БД) – именованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области [22].
Система управления базами данных (СУБД) – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.
Современные СУБД представляют собой многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей. Они имеют развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и представлять информацию в графическом или текстовом режиме, дают возможность включать звуковые фрагменты и даже видеоклипы.
СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним. Простота использования СУБД
109