2. Разработка проекта аис «обслуживание посетителей библиотеки вуза»

2.1. Характеристика предметной области библиотеки вуза

Объектом изучения является библиотека вуза, которая работает с посетителями, осуществляя услуги по выдаче книг. Основной задачей работы библиотеки высшего учебного заведения является обеспечение учебного и научного процессов, а для организации стратегического планирования деятельности ВУЗа большое значение имеют задачи оценки качества образования. Решение этих задач возможно только в рамках интегрированной информационной системе ВУЗа, которая сможет обеспечить:

1) доступность информации о книгах находящихся в распоряжении библиотеки;

2) разнообразие форм и качества информационных услуг;

3) полноту, оперативность и достоверность получаемой информации;

4) комфортность получения информации.

Полное внедрение автоматизированной библиотечной системы в систему вуза позволит говорить об образовательной эффективности системы, так как:

1) появляется система, которая структурирует различные информационные ресурсы и управляет ими для достижения целей качества образования;

2) появляются управленческие связи нового типа между структурными подразделениями университета, и расширяется круг предоставляемых информационных услуг;

3) учебно-методическая литература, издаваемая университетом и заказанная в других издательствах, соответствует учебным планам и профессиональным образовательным программам университета, поэтому востребована в учебном процессе и обеспечивает самостоятельную работу студентов;

4) обеспечивается развитие информационной грамотности всех участников образовательного процесса;

Поэтому необходимо усилить информационно-управленческую роль вузовской библиотеки, активизировать взаимосвязи учебного процесса, редакционно-издательских подразделений и издательств с вузовской библиотекой, обеспечить информационные связи через библиотеку, рассматривая последнюю как депозитарий электронных версий учебных, научных изданий и др. материалов, подготавливаемых вузом, применяемых в учебной и научной деятельности вуза.

Предметом проектирования являются процессы в библиотеке, которые необходимо описать и в дальнейшем автоматизировать.

Работа с посетителем организована следующим образом: у каждого студента, пользующегося услугами библиотеки вуза должен быть читательский билет. После этого сотрудники библиотеки выясняют у студента, какая книга ему нужна и проверяют, есть ли она в наличии. После этого сотрудник библиотеке оговаривает со студентом сроки, в которые книга должна быть сдана обратно в библиотеку.

Забронировать книгу или продлить ее нахождение «на руках» можно по телефону, который принадлежит данной библиотеке.

2.2. Функциональная диаграмма idef0

На начальных этапах создания АИС необходимо понять, как работает организация, которую собираются автоматизировать. Для описания работы предприятия необходимо построить модель. Такая модель должна быть адекватна предметной области; следовательно, она должна содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации.

Наиболее удобной методологией моделирования бизнес-процессов является IDEF0, реализованного с помощью программного продукта AllFusion BPwin Process Modeler.

Построение модели АИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. В приложении 1 представлена контекстная диаграмма «АИС_БВ».

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (в приложении.1. это «Данные о сотрудниках ВУЗа», «Данные о студентах» «Библиотечные материалы», «Заявки на получение б/м», «Заявки на закупку б/м»); выхода (основной результат процесса – «Выданные б/м», «Отчеты по заявкам», «Отчеты по клиентам», «Мониторинг статуса выдано/возвращено»); управления («Устав библиотеки», «Техника безопасности», «Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. №78-ФЗ О библиотечном деле»); механизмов («Материальная база», «Бухгалтерская система», «Персонал») – это средства, необходимые для процесса функционирования библиотеки ВУЗа).

Входной информационный поток «Данные о сотрудниках ВУЗа» – это информация о сотрудниках, которая предоставляется библиотечной системе при регистрации. С помощью этих данных оформляется заявка на получение б/м и в некоторых случаях на закупку б/м, в зависимости от должности сотрудника.

Входной информационный поток «Данные о студентах» – это информация о студентах, которая предоставляется библиотечной системе при регистрации. С помощью этих данных производится заявка на получение б/м.

Входной информационный поток «Библиотечные материалы» – это бумажный и электронный материал, хранящий какую-либо информацию, подготовленную для выдачи сотрудникам и студентам ВУЗа.

Входной информационный поток «Заявки на получение б/м» – заявки, подающиеся сотрудниками и/или студентами ВУЗа на получение б/м

Входной информационный поток «Заявки на закупку б/м» – заявки, подающиеся некоторыми сотрудниками ВУЗа на закупку б/м.

Управленческий поток «Устав библиотеки», «Техника безопасности», «Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. №78-ФЗ О библиотечном деле»– это правила, которыми управляется процесс функционирования библиотеки, как учреждения со своими внутренними правилами, и также обязанного «жить» согласно законодательству конкретной страны.

В механизме оказания услуг принимает участие "Персонал" библиотеки. «Материальная база» – обстановка здания, техника в библиотеке, инвентарь и т.д. «Бухгалтерская система» отвечает за создание отчетов, планов финансирования и т.п.

Выходной поток «Выданные б/м» - это бумажный или электронный материал выданный студенту или сотруднику ВУЗа.

Выходной поток «Мониторинг статуса выдано/возвращено» представляет собой систему отражающую подробную информацию о книге находящейся в библиотеке либо “на руках”.

Выходной поток «Отчеты по заявкам» - это документ отражающий отчет по заявкам полученным работниками библиотеки от студентов или работников ВУЗа.

Выходной поток «Отчеты по клиентам» - это информационная база данных в которой находятся все сведения о посетителях библиотеки.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция – система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (приложение 2).

Весь процесс «АИС_БВ разбивается 3 блока:

1. «Ведение каталогов» иллюстрирует занесение информации в БД, учет книг и читателей. Осуществляется основная деятельность библиотеки.

2. «Поисковая система» представляет собой процесс непосредственной обработки запросов от системы или запросов извне, а так же предоставления информации по этим запросам.

3. «Система формирования заказов» занимается формированием заказов от сотрудников и студентов ВУЗа на определенные б/м, для дальнейшей выдачи.

Опишем диаграмму, представленную в приложении 3.

Регистрация заказа – это непосредственная заявка сотрудника и/или студента ВУЗа на получение или закупку б/м. Эту возможность будет поддерживать будущая АИС, автоматизируя тем самым заявки сотрудников и студентов.

Формирования заказа включает в себя тесную работу персонала с ИС, по предоставлению информации и необходимого б/м, его местоположения и количества. Подготовка документов на приобретение б/м (счет-фактура).

Оформление заказа осуществляется после передачи уточненной информации по заявке на получение/заказ б/м. На данном этапе оформляется все положенные документы.

Выдача заказа является непосредственной передачей б/м сотруднику и/или студенту ВУЗа.

В данном разделе автором были описаны контекстные диаграммы IDEF0, подробно разобраны входные и выходные потоки, а также управленческие проекты и механизмы по оказанию услуг.