39. Организация и проведение контроля за исполнением документов в органах государственной власти и местного самоуправления

В системе ДОУ контроль исполнения документов является одной из важнейших функций. Система контроля исполнения документа служит для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручений содержащихся в документах. Получение аналитической информации необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельно исполнителей.

Большинство документов поступающих организацию, а также создающихся в ней для внутреннего пользования требуют исполнения. впервые контроль за исполнением документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами ДОУ в 1974 году в основных положениях ЕГСД. На контроль ставятся все виды поручений, устные письменные и резолюции. Устное поручение необходимо задукеминтировать а затем поставить на контроль. Делопроизводственный контроль стал первой функцией, кот выполнялась в автоматизированном режиме.

Проблемы контроля закрепляется в слабой правовой и нормативной регламентации, в организации этой работы в службах ДОУ. Основным нормативным документом, регламентирующим ведение контроля исполнения контроля в организации является как правило инструкция по делопроизводству, если иное не определено нормативным документом.

Инструкция по делопроизводству как правило определяет:

1- кем осуществляется контроль над исполнением документа;

2- какие документы ставятся контроль;

3- этапы контроля исполнения документа;

4- сроки исполнения документов;

5- формирование и использование массива данных необходимых для осуществления контроля исполнения;

6- отражение данных о контроле в РКК;

7- ведение контроля исполнения документу (постановка на контроль, проверка хода исполнения документа, продление срока исполнения документа, снятие документа с контроля);

8- работа с исполнителями документа;

9- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

10- информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.От того на сколько детально будет описана система контроля исполнения, будет зависеть качество результата

От того на сколько детально будет описана система контроля исполнения, будет зависеть качество результата.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

• постановка документов на контроль;

• проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

• предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

• снятие документа с контроля;

• направление исполненного документа в дело;

• учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

• информирование руководства о ходе и результатах исполнения

документов.

По решению руководства контроль исполнения ОРД может быть возложен на специальную службу вх в состав ДОУ, на конкретной лицо для которого это будет основным видом деятельности. По остальным системам документации (плановые, материально-технич снабжению и т.д.) контроль за исполнение возлагается на сотрудников структурных подразделений.

. Постановка докум на контроль.

При постановке на документе вверху справа ставится пометка Контроль. На контроль поступают только зарегистрированные документы.

. Заполнение РКК.

Они могут заполнятся вручную и на компьютере. Следует иметь ввиду при ручном заполнении потребуются два или более экземпляра.

Контрольная картотека. Из РКК формируется контрольная картотека, она делится на два раздела: контролируемый массив и исполненные документы. Контролируемый массив делится на 31 ячейку по числу дней месяца а также присваивается отдельная ячейка срок исполния наступит в более отдаленное время.

Исполненные- может формироваться по любому признаку, удобному для работы в соответствии со спецификой организации. По корреспондентам, видам д, исполнителям.

Виды контроля :

1- текущий;

2- предупредительный; 3- итоговый.

Учет обобщение и анализ результатов котроля исполнения документов.

Служба контроля обобщает и систематизирует сведения о ходе и результатах не еже одного раза в месяц.

Снятие с контроля. Документ считается исполненным когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу, если исполнение не документировалось, то сведения записываются на вх документе и вносятся в РКК.

Снять с контроля может только лицо, кот его поставило его на контроль. На копии документа проставляется отметка об исполнении и отправлении его в дело вкл:

1- краткие сведения об исполнении или ссылку на документ- ответ (дата и номер);

2- отметку в дело;

3- номер дела, в кот будет храниться д;

4- дату;

5- подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения в кот исполнен документ.