Обобщение понятия «внимание» на долгосрочное планирование

Говоря об областях внимания, мы представляли себе человека имеющим некий «экран сознания», большую часть которого занимает одно дело, периферийные области – 7+-2 других дел, прочие же дела находятся где-то за границами. Этот экран мы рассматривали в один момент, до следующего переключения внимания, которое перемещало другое дело в центр экрана, а прежнее оттесняло на периферию или за пределы экрана. Для обобщения понятия «внимание» на произвольные горизонты планирования будем считать больший период планирования последовательностью «состояний», каждое из которых является меньшим периодом планирования. Таким образом, с точки зрения недельного уровня планирования один день – «состояние», тот же самый «экран сознания», о котором мы говорили выше. При этом место, занимаемое какой-либо задачей на этом «экране сознания» (т.е. степень уделяемого ей внимания) естественно определяется как доля потраченного на нее времени.

Здесь, естественно, уже не будет ограничений типа «7+-2», но некое подобие их остается. Если рассматривать задачи соответствующего масштаба, то в структуре каждого «среза» как правило можно будет выделить одну-две «доминирующие» задачи и несколько «периферийных». Остальные задачи находятся как бы «в подсознании» – какая-то работа по ним может идти, но она занимает слишком мало времени, чтобы быть отображенной в соответствующем срезе. В нашем примере, например, задачи А, Б – проекты «недельного уровня», вроде написания большой статьи, «прочее» – все остальные расходы времени (для наглядности графика в качестве периодов меньшего уровня иерархии мы брали не дни целиком, а только их «рабочие» части, условно считая, что каждый день на работу уходит одинаковое количество времени).

Обобщение, которое мы сделали, позволяет применять метод на уровне любых горизонтов планирования (напомним, что метод иерархичен и предполагает «вложенность» контекстов разного масштаба). Кроме того, с его помощью наглядно связываются понятия «внимание» и «время», интуитивная связь которых подчеркивается в тайм-менеджменте (уделяемое на задачу время – мера внимания к ней, и наоборот). Следует отметить, что на высоких уровнях планирования главная задача метода – «напоминать о нужных делах в нужное время» сохраняется, но переосмысляется в соответствующих уровню обобщенных терминах: «в нужное время придавать делу нужный приоритет» (и следовательно, уделять ему нужное количество времени). Также заметим, что операции «переключения внимания» (перенесения дел из одних «областей внимания» в другие, т.е. смена приоритетов), как и на более низких уровнях иерархии, может осуществляться как регулярно (список проектов недельного уровня просматривается раз в неделю), так и при смене «макроконтекста» (напр. при завершении каждого проекта соответствующего уровня).

Практические рекомендации: органайзер, способы обзора, структурирование внимания на уровне фирмы Структурирование внешних носителей и способы обзора

Четко разделяйте области: основного внимания, ближайшего, все остальное. Например, центр стола – только для важнейшего, окраины – для менее важного, все остальное – в ящики. Следите за тем, чтобы в области центрального внимания было не больше 1-2 предметов, на «окраинах» - 7-10. Меняйте предметы местами в зависимости от того, что в данный период времени более важно. То же самое верно в отношении любых напоминаний: постеров на телефоне или мониторе, и т.п. Не бывает нескольких одинаково важных дел – если вы сочтете их все одинаково важными и поместите в область ближайшего внимания, то быстро потеряете ориентацию (из-за ограниченности объема внимания).

Очевидно, такой способ наведения порядка значительно более прост и компактен, чем хрестоматийное "каждая вещь должна знать свое место". На практике обычно получается так, что это правило неисполнимо, и поэтому порядка нет вообще никакого. Правило структурирования внимания требует гораздо меньше затрат сил (всего лишь разделить всю информацию на 3 области, и поддерживать своевременное удаление лишнего из областей первостепенного внимания), но дает больший выигрыш в расходах времени и внимания на появление нужного дела в поле зрения в нужный момент.

Другой способ повысить эффективность обзора - применение списков, в частности - двухмерных. В системе TMI широко применяются т.наз. "матрицы", т.е. таблицы с осями типа "месяцы года - дни месяца", итп. Они применяются в основном для планирования дел, жестко привязанных ко времени. Мы применили этот метод к задаче обзора  регулярных дел, не привязанных жестко к времени:

	01.09	08.09	15.09	22.09	...
бэкап	V	–	V	V
расчистка папки "раб. стол"	V	V	V	V
платить провайд. (раз в мес.)	V	–	–	V
...

При наступлении конца соответствующего периода напротив всех дел ставится или галочка (выполнено), или прочерк (не выполнено). Прочерк ничего плохого не означает, какие-то дела не обязательно выполнять каждую неделю. Более того, в недельной таблице могут быть и ежемесячные дела (норма – одна галочка на три прочерка). Главное, что вы получаете компактный обзор того, что происходит. Одно дело просто каждый день или каждую субботу к вечеру вспоминать «ой, опять забыл забэкапиться», а потом, нарвавшись на вирус, к великому удивлению обнаружить, что это «ой» происходило в течение нескольких недель, и ущерб достаточно велик. А другое дело – видеть перед собой последовательность галочек и дефисов, которые ясно вас информируют: бэкап не делан уже две недели… пора…