Сортировка в источнике данных

В режиме редактирования источника данных можно отсортировать источник по одному столбцу при помощи пиктограмм . Для сортировки по нескольким полям лучше используйте набор команд меню. Для этого выполните командуСервис/ Слияние/Отбор записей/Сортировка записей, при этом на экране появится диалоговое окноОтбор записей.

Записи можно сортировать по любому полю, выбрав его в списке Сортировать по полю. В спискеЗатем по полювыберите имя поля для дополнительной сортировки. Если требуется отсортировать базу данных более чем по трем критериям, то сначала произведите сортировку по менее значимым, а затем по более значимым ключам. КнопкаОчистить всеотменяет все условия сортировки.

Отбор записей при слиянии

Иногда возникает необходимость использовать не все данные из источника слияния, а лишь их часть (например, имеется база адресов авиапредприятий России, требуется почтовая рассылка только по авиапредприятиям Москвы). Для этой цели в Word предусмотрена возможность отбора отдельных записей для слияния (причем сама база данных не изменяется). Для того чтобы произвести отбор записей выполните команду Сервис/Слияние/Отбор записей/Отбор записей. На экране появится диалоговое окноОтбор записей.

Далее в списке Полевыберите название поля, а затем – оператор сравнения в спискеОператори используйте следующие операторы сравнения:Равно,Не равно,Меньше,Больше,Меньше или равно,Больше или равно,Пусто,Не пусто. Операторы сравнения применимы как к числовым, так и к символьным полям. Прописные буквы не влияют на сортировку.

Затем в поле Значениевведите текст или число, с которым будут сравниваться значения поля данных.

Для задания нескольких связанных условий отбора используйте операторы И/ИЛИв левом столбце.

С помощью данных операторов можно определить до шести связанных условий:

• чтобы выбрать записи, соответствующие всем указанным условиям, используйте оператор И;

• чтобы выбрать записи, соответствующие хотя бы одному из указанных условий, используйте оператор ИЛИ;

• способ применения И/ИЛИопределяет, какие отбираются записи данных.

• Будьте внимательными при составлении критериев из трех или более условий. Word сначала группирует и проверяет условия, связанные оператором И, а затем комбинирует их с условиями, связанными операторомИЛИ.

Условия отбора записей хранятся вместе с основным документом. Каждый раз, когда Вы открываете основной документ, автоматически производится выбор соответствующих записей данных.

Чтобы выбрать все записи данных из источника данных, щелкните по кнопке Очиститьвсе на вкладкеОтбор записей.

Печать адресов на конвертах

Для того чтобы на конвертах по умолчанию печатался адрес отправителя, выполните следующие действия: после команды Сервис/Параметры/Пользовательв полеПочтовый адресвведите адрес отправителя, затем выполните командуСервис/Слияние/Создать/Конверты/Создать основной документ/Получить данныеи откройте или подготовьте источник данных. Далее в области основного документа щелкните по кнопкеНастройкаи выберите вкладкуПараметры конверта, а затем в спискеРазмер конвертавыберите тип конверта. Вид конверта будет отображен в областиОбразец. Если нужного размера в списке нет, то выберитеНестандартный размер. На экране появится диалоговое окно с запросом на размеры нестандартного конверта.

• Можно изменять положение текста на конверте при помощи списков слева,сверхудля адреса получателя и обратного адреса.

• Можно менять шрифт надписей при помощи кнопок Шрифт.

В верхней части вкладки Параметры печати находится название принтера, установленного по умолчанию. Если нужен другой принтер, его можно выбрать после командыФайл/Печатьв списке.

В области Способ подачиWord предлагает несколько способов подачи конвертов. При необходимости можно изменить устройство подачи бумаги, выбрав его в спискеПодача из.

Кнопка Восстановитьвозвращает параметры печати, заданные по умолчанию.

Нажатие кнопки ОК приводит к появлению диалогового окнаАдрес. В диалоговом окне имеется область ввода для адреса получателя. Точно так же, как при подготовке документа на бланке, нужно разместить в этой области поля слияния, разделяя их пробелами и знаками препинания.

Далее проверьте поля слияния и ошибки слияния. Затем нажмите кнопку Объединитьи укажите назначение на принтер.