Вопросы для самоконтроля

1. Что такое форма?

2. Назовите виды форм.

3. Что такое объекты ActiveX? Перечислите их.

4. Какие элементы содержат электронные формы?

5. Как создать форму?

6. Что такое поля формы?

7. Как активизировать панель инструментов Формы?

8. Перечислите элементы панели инструментов Формы.

9. Для чего применяется затенение полей формы?

10. Для чего применяется защита от редактирования?

11. Как просмотреть параметры поля формы?

12. Перечислите типы полей?

13. Как самостоятельно настроить тип поля?

14. Для чего предназначена функция AVERAGE( ), используемая в выражениях?

15. Для чего используется поле-флажок?

16. Как добавить справку к полям формы?

17. Как осуществляется переход между полями формы при заполнении?

Создание и обработка данных для слияния на примерах изготовления конвертов и наклеек в текстовом редакторе Word. Основные термины и определения

Слияние– это процесс подготовки пачки однотипных писем (и др. документов) путем объединения файла содержащего список имен и адресов с файлом, содержащим шаблон письма.

Основной документсодержит текст и рисунки, которые должны присутствовать во всей пачке писем. В нем также находятся поля слияния, в которых будет размещен текст, относящийся к конкретному лицу.

Источник данныхсодержит информацию, которая вставляется в поля слияния в основном документе.

Подготовка основного документа слияния

Первым шагом в процессе слияния должно быть выделение некоторого файла в качестве основного документа. Основным документом может быть:

• новый документ, созданный на основе одного из шаблонов Word;

• активный (существующий) документ.

Выделенный на первом шаге файл необходимо подготовить к слиянию. Для этого выполните команду Сервис/Слияние/Создать. Далее из раскрывшегося спискаСоздатьв диалоговом окнеСлияниевыберите тип основного документа слияния.

• Выбор кнопки Активное окноозначает, что основным документом становится текущий файл.

• Кнопка Создать основной документоткрывает новое пустое окно для основного документа.

• Для того, чтобы отменить операцию, щелкните по кнопке .

При выборе типа основного документа Документ на бланкеилиКаталог, активизируется кнопкаПравка. Щелчок по кнопкеПравкавызывает меню с одним единственным пунктом:Документ на бланке(имя документа). Если выберите этот пункт меню, то Word откроет основной документ для редактирования. При этом на экране появится панель инструментовСлияние.

Теперь можно набрать или отредактировать текст основного документа и сохранить документ на диске.

В качестве примера рассмотрим процедуру слияния для подготовки экзаменационных билетов. Основной документ для нашего случая представлен на следующей странице.

Подготовка источника данных

Источником данных является таблица. В первой строке содержатся имена полей (например, индекс, адрес, название организации, Ф.И.О. и т.п.). В каждой последующей строке содержится одна запись данных (например, полные сведения об одном из адресатов).

Для того, чтобы создать источник данных, выполните команду Сервис/ Слияние или используйте кнопку Получить данные на панели инструментов Слияние.. На экране появится меню со следующими пунктами:

Название пункта меню	Функция
Создать источник данных	Создает новый источник данных с использованием инструмента Слияние
Открыть источник данных	Использует уже существующий источник данных
Использовать адресную книгу	Использует адресную книгу, созданную в программе Outlook или Shedule+, в качестве источника данных
Параметры заголовка	Указывает источник заголовка. Так в качестве источника заголовка можно использовать существующий источник данных. При этом из источника читается только запись заголовка

Если выбрать пункт Создать источник данных, то появится диалоговое окно Создание источника данных. Этот режим предназначен для форматирования строки заголовков источника данных.

В списке Поля в строке заголовка перечислены имеющиеся поля данных. В источник данных войдут все перечисленные в списке поля данных, если они не будут удалены или заменены.

• Чтобы удалить поле выберите его имя из списка и нажмите кнопку Удалить поле.

• Чтобы добавить к списку новое поле, введите его имя и нажмите кнопку Добавить поле. Новое поле появится в конце списка.

• Чтобы изменить порядок полей в списке, выберите имя поля в списке Поля в строке заголовка и нажмите соответствующую кнопку со стрелкой. При этом происходит перемещение выделенного имени поля вверх или вниз. Результат слияния не зависит от порядкаследования полей в источнике данных. В конечном счете, в спискеПоля в строкезаголовкаостанутся только нужные поля.

Далее нажмите кнопку ОК, которая вызывает диалоговое окно для сохранения источника данных. После сохранения пустого источника данных появится приглашение к редактированию источника данных или основного документа.

Для внесения информации в источник данных нажмите кнопку Правка источника данных. При этом открывается диалоговое окноФорма данных, в которое следует ввести данные в каждое поле. Для перехода от одного поля к другому используйте клавиши <Enter> или <Tab>. Некоторые поля можно оставить незаполненными (но не вставлять в них пробелы). Функции кнопок диалогового окнаФорма данныхпредставлены ниже.

Название кнопки	Функция
Добавить	Добавляет новую запись
Удалить	Удаляет текущую запись
Восстановить	Отменяет все изменения, внесенные в отображаемую запись. (Уничтоженную запись нельзя восстановить таким способом)
Найти	Вызывает на экран диалоговое окно Поиск в поле
Источник	Переключает режим отображения данных (из Формыданныхв таблицу Word в окне документа). Если источник не является документом Word, отображается копия данных. При переходе в этот режим появляется новая панель инструментовБазы данных. Для возврата вФорму данныхнеобходимо нажать кнопку

Для перемещения по записям используйте кнопки внизу диалогового окна Форма данных.

• Чтобы вернуться к основному документу после ввода данных нажмите кнопку ОК.

• Чтобы сохранить данные источника перед возвращением к основному документу нажмите кнопку Источник, а затем кнопкуСохранить.

• Чтобы перейти к основному документу нажмите кнопку Основной документслияния на панели инструментовБазы данных.

Источник данных нашего примера представлен на следующей странице.

Номер билета	Вопрос1	Вопрос2
1	Разновидности программ для компьютеров.	Excel: Вставка диаграмм.
2	Файловая система MSDOS(файлы, группы файлов, устройства, каталоги, полное имя файла).	Windows: Обмен данными между различными приложениями.
3	Команды MS DOS (dir, md, rd, cd, copy).	Excel: Форматирование ячеек и печать таблиц.
4	Команды MS DOS (rn, del, type, format).	Excel: Организация вычислений.
5	Windows: программа Проводник.	Excel: Ввод данных, типы данных, копирование и перемещение данных. Абсолютная и относительная адресация.
6	Windows: Назначение и достоинства. Элементы экрана и главное меню. Выход. Операции над окнами.	Excel: Назначение, состав окна, передвижение по таблице и выделение ячеек.
7	Windows: Виды окон. Переключение между окнами. Работа с меню.	Excel: Команды меню Файл.
8	Windows: Типы полей запросов.	Excel: Команды меню Правка.
9	Windows: Справочная система.	Excel: Команды меню Вид.
10	Windows: Запуск приложений. Выход из приложений. Переключение между приложениями.	Excel: Команды меню Вставка.