Заместитель начальника узла (станции) ФПС, начальники отделов и отделений - за состояние учета материальных средств и отчетности в подчиненных подразделениях;

Начальник склада ВТИ, старший техник, старшина узла (станции) ФПС - за состояние учета материальных средств по службам, законное и правильное оформление операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, своевременное ведение записей в книгах

(карточках) учета, правильное оформление учетных документов, правильное состояние отчетных документов по

службам.

Учетные документы, в зависимости от их назначения, подразделяются на первичные документы, книги и карточки

учета, документы вспомогательного характера.

Первичные учетные документы служат для оформления операций, связанных с движением и

изменением качественного (технического) состояния

материальных средств, и являются основанием для записей

учетных данных в книгах и карточках учета. К первичным

Книги и карточки учета предназначены для отражения наличия, движения и качественного (технического) состояния материальных средств по подразделениям, складам и п целом за воинскую часть.

Учетные документы вспомогательного характера способствуют выполнению операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств. К ним относятся доверенности, сопроводительные и упаковочные листы, сводные и иные ведомости, стеллажные ярлыки, описи

материальных средств, извещения, донесения, подтверждения.

Учетный документ состоит из заголовочной, содержательной и оформляющей частей.

Заголовочная часть содержит данные, дающие полное и четкое представление о виде и характере документа.

Содержательная часть документа может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом.

Оформляющая часть документа обычно содержит даты составления, подписи и утверждения документа,

соответствующие печати (на документах, где они

При составлении и оформлении первичных учетных документов соблюдаются следующие правила:

►в документе указываются все данные, предусмотренные конкретной формой документа. В конце содержательной части документа пишется "Итого наименований" и прописью указывается их количество. Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога, перечеркиваются так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать;

►подпись соответствующего начальника на документе заверяется:

►надокументах, предназначенных для отправки из воинской части, мастичной гербовой печатью;

►на документах, предназначенных для обращения внутри части, мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных

документов" воинской части;

►документы, составленные в двух и более экземплярах, заполняются через копировальную бумагу;

►все первичные документы (кроме чековых требований и аттестатов), составляемые в службе, регистрируются в книге

регистрации учетных документов (ф. 25), порядковый номер

Реквизит - основание "Регистрационный номер" записывается только на входящих документах.

Исполненные первичные документы после записи в книгах (карточках) учета склада произведенных по ним операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, в конце рабочего дня сдаются в автомобильную службу под расписку в книге учета (ф. 25).

При ведении учета вручную в службе воинской части навсехисполненных первичных документах делаются отметки озаписи в книгах (карточках) учета о

произведенных операциях. В отметках указываются номер

книги (карточки) учета и страница, на которой записана учетная операция. Запись производится по каждому

наименованию. Для отметок используется графа реквизита "Примечание" или чистое поле документа.

Документы вспомогательного характера составляются

также, как и первичные документы.

При оформлении и ведении книг и карточек учета

соблюдаются следующие правила:

►книги учета материальных средств нумеруются, прошнуровываются, скрепляются мастичной печатью "Для пакетов". Количество листов удостоверяется подписями: в книгах учета, ведущихся в подразделении — командиров подразделений; в книгах учета, ведущихся на складе, в службах воинской части — начальников соответствующих служб (склада ВТИ) все книги учета материальных средств учитываются в штабе воинской части в "Перечне дел, книг и

журналов" в соответствии с требованиями "Руководства по служебной переписке в ВС РФ";

►правильность оформления карточки учета удостоверяется подписью начальника автомобильной

службы. Подпись заверяется мастичной печатью "Для

внутренних хозяйственных документов" воинской части. Карточкиучитываются в автомобильной службе по книгам учета (ф. 25) и выдаются под расписку в них;

►записи в книгах (карточках) учета материальных средств производятся только на основании подлинных,

законно и правильно оформленных первичных документов;

►первоначальные записи в новых книгах (карточках)

учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг (карточек) учета. Записи об остатках материальных средств, переписанные из других книг (карточек) учета, подтверждаются подписями начальника службы или лица, ведущего учет материальных средств. По материальным средствам, имеющим сроки службы (эксплуатации), при переносе их остатков в новые книги (карточки) учета одновременно указываются и даты выдачи этих материальных средств;

►итоги о приходе (расходе) материальных средств в книгахикарточках учета подводятся по отчетным периодам

и за год, атакже при инвентаризациях, ревизиях, передаче

должности материально ответственным лицом и в других необходимых случаях. Итоги подчеркиваются чертой (годовые итоги — двумя чертами) и заверяются подписями:

лица, ответственного за состояние учета (командир подразделения, начальник службы) и лица, непосредственно ведущего учет. Книги и карточки учета ведутся до полного

использования; ►в случае утери книги (карточки) учета учетные данные

Учетные документы должны составляться и вестись

разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном метете этой же страницы документа: "Исправленному (указывается правильная запись) верить" и заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе — подписью начальника,

подписавшего документ.

Вслучае, когда производится только зачеркивание

ошибочнойзаписи без исправления ее, зачеркнутое

оговаривается: "Зачеркнутое (указываются цифры или слова) не считать" и также заверяется соответственно подписью

исполнителя или начальника, подписавшего документ. Подпись должностного лица об исправлениях в первичном документе заверяется соответствующей печатью.

Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в

хронологическом порядке их поступления или исполнения;

По мере подшивки документов в деле листы нумеруются. Количество их в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника службы и заверяется

мастичной печатью "Для внутренних хозяйственных документов".

Все учетные документы, не содержащие секретных

данных, хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Ежедневно по

окончанииработы эти шкафы (ящики) должны запираться и

опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение документов в ящиках рабочих столов и незапирающихся шкафах (ящиках) запрещается.

Ответственность за организацию хранения учетных документов несут начальники соответствующих служб, а в подразделениях — командиры подразделений.

Учетные документы хранятся в воинской части в течение сроков, установленных приказом Министра обороны:

►донесения о происшествиях с автомобильной техникой

— 2 года;

►донесения и отчеты о наличии, движении, эксплуатации и ремонте автомобильной техники — 1 год;

►книги и карточки учета автомобильной техники и

имущества, приходно-расходные документы (наряды, разнарядки, накладные, акту приема и т.д.) - 3 года;

►акты технического (качественного) состояния, сдачи и

приема из ремонта -1 год;

►книги учета работы машин, расхода горючего и смазочныхматериалов, ремонта (обслуживания, обработки) вооружения техники и имущества -1 год;

►путевые листы и рабочие листы агрегатов (по истечении квартала их выписки) - 3 месяца.

Организация учёта автомобильной техники и имущества на узлах (станциях) ФПС

На узле (станции) ФПС учет автомобильной техники и

имущества ведется в подразделениях и на складе ВТИ.

Учет ведется за каждое подразделение узла (станции) ФПС, склад и в целом за узел (станцию) ФПС и осуществляется по следующим формам учетных документов:

Руководству о порядке

использования АТ в ВС