Создание текстовых документов в Word

Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования «Могилевский государственный университет продовольствия»

Кафедра информатики и вычислительной техники

ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ

Microsoft Office Word

Учебно-методическое пособие

Могилев 2013

Введение

Корпорация Microsoft известна не только тем, что разработала операционную систему Windows, но и созданием пакета программ Microsoft Office, который является эффективным инструментом для создания документов, для работы и обработки деловой информации. Наша задача на настоящий момент – знакомство с работой в одной из программ пакета Microsoft Office, программой Word. Эта программа предназначена для создания и работы с текстовыми документами. Microsoft Word по праву считается одним из лучших текстовых редакторов. Он дает возможность создавать и редактировать документы, размещать в них рисунки и таблицы, изменять оформление абзацев

ишрифты, готовить документ к печати.

Вданном пособии предлагается набор заданий по MS Word, объединенных в практические и лабораторные работы по изучаемым вопросам. Каждая практическая и лабораторная работа предполагает выполнение заданий по прописанным действиям, осмысление проделанного и выполнение упражнений на закрепление полученных навыков.

Рекомендуется начать изучение основ работы в MS Word с лекционного курса по данной теме. Он создаст теоретическую основу для практической деятельности.

По структуре каждая работа имеет следующие составные части:

цель занятия;

необходимые материалы к заданиям;

справочный материал;

комментированные практические задания;

варианты упражнений для самостоятельной работы;

контрольные вопросы.

Благодаря такой структуре обучаемый имеет все условия для качественного освоения материала практических работ. Упражнения предполагают выполнение операций, аналогичных комментированным практическим заданиям, но самостоятельно. Это приводит к осмыслению и закреплению полученных навыков.

Пособие может быть использовано магистрантами и студентами МГУП и МГУ им. А.А. Кулешова любых специальностей, изучающими дисциплины «Информатика», «Информатика и компьютерная графика», «Компьютерные информационные технологии», «Основы информационных технологий», «Методика преподавания информатики», «Информационные технологии и программирование».

3

1 Интерфейс MS Word

Microsoft Word – один из лучших текстовых редакторов. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати. Дополнительные модули MS Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных.

Структура окна Microsoft Word 2003 приведена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 – Рабочее окно MS Word 2003

Строка заголовка

В левой части заголовка окна находится логотип программы, затем следует название файла (по умолчанию всем своим файлам Word дает название «Документ», в дальнейшем вы дадите свое название) и название программы (рисунок 1.2).

имя файла

логотип

название программы

Рисунок 1.2 – Строка заголовка MS Word

4

В правой части строки заголовка располагаются обычные кнопки управления окном (свернуть, развернуть, закрыть). Файлам, созданным в программе Word, автоматически присваивается расширение .doc.

Строка меню

Как и в других приложениях Windows, строка меню MS Word является элементом управления, обеспечивающим доступ ко всем функциональным возможностям программы. Расширенные возможности Word 2003 отразились во множестве команд меню. Для удобства ориентирования в меню команды ниспадающего меню открываются в два приема. Сначала открывается сокращенное меню, и, если необходимой команды в нем нет, то наведением указателя мыши на значок раскрытия можно открыть расширенное меню. Сокращенное меню автоматически расширяется, если некоторое время держать его раскрытым, не выбирая никакой команды (т.е. просто смотреть на него). Команды расширенного меню, которыми уже пользовались в текущем сеансе работы, включаются в состав сокращенного меню.

Панели инструментов

ВMS Word 2003 панели инструментов представлены на экране не целиком,

атолько самыми необходимыми кнопками. Список всех имеющихся в Word панелей инструментов можно вызвать командой меню Вид/Панели инструментов или щелчком правой кнопкой мыши (контекстное меню) на одной из панелей, представленных на экране.

По умолчанию выводятся панели – Стандартная, Форматирование и Рисование (панель Рисование располагается ниже поля документа). Чтобы вывести или скрыть панель, нужно щелкнуть на ее имени в списке панелей. Панели Стандартная и Форматирование желательно всегда оставлять на экране.

ВMS Word 2003 панели инструментов обладают контекстной чувствительностью – при выделении в документе какого-либо объекта автоматически открывается панель инструментов, предназначенная для его редактирования. Каждая кнопка панелей инструментов имеет всплывающую подсказку.

Панель Стандартная содержит инструменты управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением документа.

Панель Форматирование содержит инструменты управления форматированием документа.

Координатные линейки

Сверху и слева области документа расположены координатные линейки, позволяющие видеть размеры страницы (длина линейки), размеры полей документа (затененные части линейки), положение любого абзаца и его первой строки (маркеры на линейке). Назначение элементов горизонтальной линейки показано на рисунке 1.3.

5

Лента

Рисунок 1.5 – Рабочее окно MS Word 2007

Включать и выключать отображение ленты Word 2007 пользователь может самостоятельно. Команды и подменю, которые ранее входили в состав меню

Файл (Создать, Открыть, Сохранить и др.), теперь находятся в меню Office ,

которое открывается нажатием кнопки, расположенной в верхнем левом углу интерфейса.

Пользователю Word 2007 предоставлен широкий выбор вариантов сохранения документов, причем некоторые из этих вариантов отсутствовали в предыдущих версиях. Например, файл документа Word 2007 имеет расширение docx. При необходимости его можно сохранить в формате, совместимом с предыдущими версиями (расширение файла – doc), или в формате с поддержкой макросов (расширение docm). При этом если документ сохранен в формате, отличном от Word 2007, то работа с ним ведется в режиме ограниченной функциональности (информация об этом отображается в заголовке окна). Любой документ иного формата можно преобразовать в документ Word 2007 – для этого следует выполнить команду Преобразовать, которая находится в меню Office, и утвердительно ответить на появившийся запрос.

Формат файла, используемый по умолчанию при сохранении документа, можно изменить в настройках программы командой Сохранить как, которая находится в меню Office.

Существенно доработан режим настройки параметров программы Word

7

2007. Во-первых, настройки находятся в меню Office, а не в меню Сервис, как было ранее. Во-вторых, изменилась структура окна: теперь это не набор вкладок, а перечень разделов, в каждом из которых собраны однотипные параметры настройки. В-третьих, стало больше настроек, что значительно повышает гибкость программы.

Вверхней части интерфейса (справа от кнопки Office) расположена панель быстрого доступа , которой не было в предыдущих версиях Word. С помощью кнопок этой панели осуществляется переход к различным режимам работы программы. Содержимое данной панели пользователь может определить самостоятельно в настройках программы (раздел Настройка).

Усовершенствован режим работы с таблицами. В частности, перед началом построения пользователь может видеть автоматически созданную таблицу при текущих настройках.

Впредыдущих версиях Word была реализована возможность вставки в документ разных объектов: рисунков, ссылок, символов, автофигур, фигурного текста (WordArt) и др. Дополнительно к этому новая версия предусматривает

вставку клипа (фильма, звука и т.д.) и диаграммы .

ВWord 2007 повышена информативность строки состояния. Помимо представления информации (номер текущей страницы в общем листаже страниц, количество слов в документе, язык документа) строка состояния наделена и

другими функциями. Например, при щелчке на названии языка открывается окно Язык, в котором настраивается правописание . Слева от названия языка расположена кнопка, с помощью которой можно быстро переходить в режим просмотра и исправления ошибок правописания . Справа от названия языка находится кнопка, предназначенная для запуска записи макроса и ее прекращения ().

Вправой части строки состояния расположен ползунок , которым можно быстро изменять масштаб отображения документа, – этой возможности не было в предыдущих версиях программы.

2 Ввод и редактирование текста

Необходимо различать текстовый курсор, изображаемый в тексте

мигающей вертикальной чертой , и указатель мыши.

При указании мышью на какой-либо предмет без щелчка текущая позиция редактирования не перемещается в указанное место. При использовании полосы прокрутки текстовый курсор также не перемешается к месту в документе, отображаемому на экране. При попытке начать редактирование происходит возврат туда, где находится в данный момент текстовый курсор. Поэтому для того чтобы начать ввод или редактирование текста, необходимо воспользоваться клавишами перемещения курсора или установить текстовый курсор в место ввода, щелкнув в этом месте мышью.

Для ввода в документ специальных символов используется таблица

8

символов (Вставка/Символ…). Она позволяет увидеть все символы шрифта и вставлять в документ даже те из них, которые отсутствуют на клавиатуре, например символы авторского права © и торговой марки ®. Таблица символов сообщает также комбинации клавиш, которые нужно нажать для вставки в документ специальных символов.

Структура документа

Для каждого класса задач обработки текста, стоящих перед автором, в текстовом процессоре используется соответствующий набор структурных элементов документа.

Основной структурной единицей текста в Word является абзац. Традиционно под абзацем понимают группу смежных строк текста, первая из которых может начинаться отступом или выступом, а все последующие начинаются с отличного от пробела символа. Концом абзаца считается строка, за которой следует либо конец документа, либо начало следующего абзаца (строка с отступом или выступом). Все строки абзаца, кроме первой, характеризуются одинаковым расстоянием от левой и правой границ печатной области страницы – полей. В процессоре Word абзац – произвольная последовательность символов, замкнутая символом Возврат каретки «¶». Допускаются и пустые абзацы (одиночные символы Возврат каретки). Конец абзаца обозначается значком «¶» –

маркером абзаца, отображаемым на экране при активной (вдавленной) кнопке

Непечатаемые символы.

При подготовке к печати в документе выделяются фрагменты текста, размещаемые на одной странице. Различают следующие структурные элементы страницы: основной текст, верхний и нижний колонтитулы, сноски. Основной текст страницы – это строки и абзацы, таблицы и рисунки.

Параметры страницы – информация о размещении текста документа на бумаге, т.е. размер верхнего, нижнего, левого и правого полей текста, а также расположение верхнего и нижнего колонтитула на странице, размер и ориентация бумаги.

Для оформления некоторого множества абзацев в виде нескольких колонок, установки различных параметров страницы для фрагментов одного документа в нем выделяются разделы. Для каждого раздела можно также установить отличные от других разделов параметры страницы. Конец раздела отображается

непечатаемой строкой разрыва раздела. Например, так:

Форматирование документа

Формат символов включает в себя такие характеристики, как шрифт, начертание, эффекты и интервал. Настройка формата выделенных символов осуществляется в диалоге Формат/Шрифт…. Межсимвольный интервал

позволяет получить уплотненный или разреженный текст. С помощью смещения можно приподнять или опустить выделенный текст относительно остального. Эффекты – дополнительные признаки оформления текста. В приложениях Windows

предусмотрены следующие эффекты:

•подчеркивание – подчеркивание одинарной, двойной, пунктирной линией;

9

•зачеркивание – зачеркивание;

•нижний индекс – уменьшение размера символов, набор текста ниже центра строки;

•верхний индекс – уменьшение размера символов, набор текста выше центра

строки;

•КАПИТЕЛЬ – небольшое увеличение строчных букв в размере;

• – окаймление тонким контуром;

•тени - снабжение символов тенями.

Форматирование абзаца – изменение его параметров как структурного элемента текста. Можно установить следующие параметры абзаца:

•способ выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);

•отступ с красной строки абзаца (1,27 см; клавиша Таб);

•ширину и положение абзаца на странице, устанавливаемое отступами абзаца (следует отличать поля страницы и отступы абзаца);

•интервалы – межстрочное расстояние и отбивку (т. е. расстояние между смежными абзацами).

Кроме того, имеется возможность взять один или несколько абзацев в рамку той или иной формы и заполнить рамку каким-либо узором (Формат/Границы и заливка…). Несколько подряд расположенных абзацев можно объявить маркированным или нумерованным списком

(Формат/Список…).

Маркер конца абзаца «¶» хранит всю информацию о форматировании абзаца. Поэтому в случае, если формат следующего абзаца отличается от текущего, при удалении маркера конца абзаца «¶» формат текущего абзаца изменяется на формат следующего. Таким образом, формат абзаца можно изменить, заменив маркер конца абзаца на скопированный в буфер обмена маркер другого абзаца с требуемым форматированием.

Практическая работа № 1. Ввод и форматирование текста. Организация списков. Форматирование абзацев

Цель занятия: уметь вводить и форматировать текст. Научиться организовывать различные виды списков. Уметь форматировать абзацы.

Материалы к занятию: Microsoft Word.

Задание 1. Изобразите на экране «рисунок» (один из трех), составленный из знаков препинания и специальных символов.

10