Информация — это и показатели измерительных приборов, и вкус пищи, и запахи, и вид звездного неба и т. д. В общем, информация - это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования его деятельности и пополнения знаний.

Исследованием методов передачи, хранения и приема информации занимается теория информации, инструментами которой служат теория случайных процессов, теория кодирования, математическая статистика, теория вероятностей. Начало теории информации положили работы Н. Винера и К. Шеннона (США). По определению, данному Винером в книге «Кибернетика, или управление и связь в животном и машине», 1968 г., информация – это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств [4]. Единицей информации называется бит (binary digit, bit)- двоичная единица, характеризующая то количество информации, заключенное в выборе одного из двух равновероятных событий.

Приведем несколько важных характеристик информации, делающих её объектом использования:

- информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел во внешней и внутренней средах;

- информация полна, если она достаточна для понимания ситуации и принятия решения;

- качество информации, её ценность состоит в мере расширения полез­ной совокупности сведений и смысловых связен между ними, которы­ми располагает пользователь или система;

- ценность одной и той же информации относительна - она зависит от конкретных условий: временного периода, ситуации и пользователя;

- информация адекватна, если уровень информационного образа реального объекта, процесса или системы соответствует заданному.

Потребитель оценивает информацию в зависимости от того где и для решения каких задач она используется. В связи с этим выделяют три аспекта информации:

Синтаксический аспект связан со способом её представления. В зависимости от реального процесса, в котором участвует информация, она может быть представлена в виде специальных символов, знаков.

Семантический аспект основан на смысловом содержании информации. Под семантикой понимают совокупность правил соответствия между формальными выражениями и их интерпретацией. Здесь комплексно изучаются свойства знаковых систем. Примерами знаковых систем являются естественные и алгоритмические языки.

Прагматический аспект заключается в анализе ценности информации, с точки зрения потребителя. Ценность информации связывают со временем,поскольку с течением времени она стареет и ценность ее, а, следовательно, и количество уменьшается.

В зависимости от решаемых задач, пользователю необходимы различные виды информации.

Научная информация – логическая информация, адекватно отображающая объективные закономерности природы, общества и мышления. Ее делят по областям применения на следующие виды: политическая, техническая, биологическая, химическая, физическая и т. д.; по назначению – на массовую и специальную.

Документальная информация – часть информации, которая занесена на бумажный носитель. Любое производство при функционировании требует перемещения документов, т. е. возникает документооборот.

Техническая информация – информация, которая используется в сфере техники при решении производственных задач. Она сопровождает разработку новых изделий, материалов, конструкций, агрегатов, технологических процессов.

В системах организационного управления выделяют экономическую информацию, связанную с управлением коллективами людей, занятых производством продукции и техническую, связанную с управлением техническими объектами. Экономическая информация - это совокупность сведений о реальных социально-экономических процессах в обществе, которая служит основой для изучения и управления этими процессами и людьми, объединёнными в соци­альные и производственные организации.

Для экономической информации характерно многообразие источников и потребителей; нарастающие значительные объёмы и большой удельный вес рутинных процедур при их обработке; многократное повторение циклов получения и отправки в установленные временные периоды (декада, месяц, квартал, год); необходимость обеспечения конфиденциальности в использовании отдельных её частей; чрезвычайная важность в подготовке и принятии деловых решений.

Экономическая информация имеет определенную структуру. Основной её структурной единицей является показатель. Показатель имеет законченное смысловое содержание и потребительскую значимость для целей управления и его нельзя разделить на более мелкие единицы без разрушения смысла. Показатель состоит из совокупности реквизитов. Реквизит – логически неделимый элемент, отражающий определенные свойства объекта или хозяйственного процесса.

Каждый показатель состоит из одного реквизита основания или нескольких реквизитов признаков. Реквизит-основание характеризует, как правило, количественное значение показателя (масса, стоимость, норма времени). Реквизит-признак характеризует смысловое значение показателя и определяет его наименование.

Глава 2. Информационные системы

2.1. Понятие информационной системы и её место в системе управления экономическим объектом

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования [3]. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области.

Для того, чтобы разобраться, что же такое экономическая информационная система, необходимо прежде всего определить её место в системе управления экономическим объектом [1], т.е. объектом, связанным с производством материальных и нематериальных благ.

Система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата (рис. 2.1). Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком управленческой директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении. Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на неё внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи электроэнергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Рис. 2.1. Структура системы управления

Исходящая информация предназначена для других объектов экономики, вышестоящих организаций: отчетная финансовая информация – для государственных органов, инвесторов и т.д., маркетинговая – для потенциальных потребителей [6].

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средства обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Хотя в общем случае информационная система может функционировать и в некомпьютерном варианте, современное понимание ИС предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление. Подобные системы называются автоматизированными информационными системами.

Внедрение автоматизированных информационных систем может способствовать:

• получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

• освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

• обеспечению достоверности информации;

• замене бумажных носителей данных на более современные, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

• уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.