Структура данных рабочего листа

Программа Excel 2007 позволяет создать структуру данных, с помощью которой можно скрывать и отображать данные различных уровней подчиненности (детализации). Структурируемые данные должны быть представлены в формате списка, в котором первая строка каждого столбца содержит подпись (заголовок), остальные строки – однотипные данные.Пустых строк или столбцов в списке быть не должно.

Если структурируются столбцы, а не строки, убедитесь, что в первом из них расположены заголовки, а слева или справа от столбцов сведений – итоговые столбцы.

Структура может иметь до 8 уровней детализации, где каждый уровень содержит подробные сведения из предыдущего уровня.

Для того, чтобы создать структуру, на вкладке Данные в группе Структура необходимо щелкнуть по одноименной кнопке (маленькая диагональная стрелка) и в появившемся окне снять или флажок итоги в стоках под данными, или флажок итоги в столбцах справа от данных, или сразу оба флажка.

Обеспечение поиска и фильтрации данных

Одними из наиболее часто используемых операций над списками (базами данных) в Excel являются поиск и фильтрация данных.

Отфильтровать список - значит скрыть все строки, за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Excel предоставляет две команды: Автофильтр - для простых условий отбора и Расширенный фильтр - для более сложных критериев.

Применение Автофильтра

Перед использованием команды Автофильтр необходимо выделить любую ячейку в таблице и раскрыть кнопку Фильтр на вкладке Данные. При этом Excel выведет кнопки со стрелками (кнопки автофильтра) рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок по кнопке со стрелкой рядом с заголовком столбца раскрывает список значений, которые можно использовать для задания условий отбора строк.

Автофильтр можно применить к любому количеству столбцов. Для этого сначала нужно отфильтровать список по одному столбцу, затем полученный список отфильтровать по другому столбцу и т.д.

При использовании команды Автофильтр на экране скрываются все строки, не удовлетворяющие условиям отбора. Номера отфильтрованных строк выделены синим цветом, а в строке состояния выводится количество отобранных строк и общее число записей в списке.

Упражнение: с помощью автофильтра выберите из списка данные о поставленных товарах поставщиком АО «Макс» в марте месяце на сумму менее 100000 руб. Для этого:

• Установите курсор в ячейку с данными таблицы на листе Исходный список.

• Нажмите кнопку Фильтр на вкладке Данные.

• Нажмите кнопку со стрелкой в правом углу ячейки «Наименование поставщика».

• В раскрывшемся окне снимите флажок Выделить все, а затем установите флажок рядом с наименованием АО «Макс», нажмите ОК.

• Нажмите кнопку со стрелкой в ячейке Дата поставки и в раскрывшемся окне оставьте флажок рядом с наименованием месяца Март, нажмите ОК.

• Нажмите кнопку со стрелкой в ячейке Сумма поставки.

• В раскрывшемся окне выберите команду Числовые фильтры и в следующем окне выберите Меньше.

• В раскрывшемся окне Пользовательский автофильтр в области Сумма поставки установите меньше 100000, нажмите ОК.

• для удаления всех автофильтров и их кнопок еще раз нажмите кнопку Фильтр на вкладке Данные.

Применение автофильтра в значительной степени ограничено в выборе способов фильтрации и возможностях задания критериев поиска. В случае когда нужно произвести действительно сложный поиск (фильтрацию), следует пользоваться другим средством – Расширенным фильтром.