2.2 Структура управління та система менеджменту тов „Спроба”

Управління Товариством проводиться у відповідності з порядком встановленим Статутом, в т.ч. на основі об'єднання прав Учасників Товариства за належним використанням його майна та інтересів трудового колективу Товариства, що відмічається у колективній угоді (договорі), укладеній згідно з умовами, визначеними Законом України "Про колективні договори та угоди" від 01.07.93.

Колективною угодою (договором) регулюються виробничі, трудові та економічні відносини трудового колективу з Учасниками Товариства і його адміністрацією, питання охорони праці, соціального развитку колективу.

Вищим органом управління Товариством являються збори Учасників у складі всіх Учасників або призначених ними представників.

До компетенції зборів Учасників Товариства відносяться:

- визначення основних напрямків діяльності Товариства і затвердження його планів і звітів про їх виконання;

- внесення змін у Статут Товариства;

- обрання та відкликання членів виконавчого органу і Ревізійної комісії;

- затвердження річних результатів діяльності Товариства, включаючи його дочірні підприємства; затвердження звітів і висновків Ревізійної комісії, порядку розподілу прибутку і покриття збитків;

- створення, реорганізація і ліквідація дочірніх підприємств, філій і представництв, затвердження їх статутів і положень;

- винесення рішень про притягнення до майнової відповідальності посадових осіб Товариства;

- затвердження правил процедури та інших внутрішніх документів Товариства, визначення його організаційної структури;

- визначення умов оплати праці посадових осіб Товариства, його дочірніх підприємств, філій і представництв;

- прийняття рішень про припинення діяльності Товариства, призначення ліквідаційної комісії, затвердження ліквідаційного балансу;

- встановлення розміру, форми і порядку внесення Учасниками додатковій внесків;

- вирішення питання про придбання Товариством долі Учасника;

- виключення Учасника з Товариства;

- вирішення питання про передачу долі Учасника, придбаної Товариством;

- прийняття рішення про продаж, передачу, обмін, здачу в оренду, надання у безоплатне тимчасове користування або в борг підприємствам, установам, організаціям і громадянам майна, що належить Товариству, а також про списання його з балансу Товариства;

- вирішення питань про вступ Товариства в об'єднання і вихід з них, про участь у створенні спільних підприємств, про виступ Товариства в якості співзасновника і учасника фондових бірж у відповідності з законодавством України.

Виконавчим органом Товариства є директор, виконуючий керівництво поточною діяльністю Товариства, який вибирається і відкликається зборами Учасників.

Директором може бути особа, що не є Учасником Товариства. Директор самостійно вирішує всі питання діяльності Товариства, за виключенням тих, які віднесені до виключної компетенції зборів Учасників.

Директор має право без доручення проводити дії від імені Товариства, а саме, відкривати і закривати розрахункові та інші рахунки в банківських установах, укладати договори, включаючи трудові, давати вказівки, обов'язкові для всіх працівників Товариства, підписувати документи Товариства, видавати в рамках компетенції накази, видавати доручення, представляти Товариство у всіх підприємствах, установах, організаціях.

Директор самостійно проводить підбір і розстановку кадрів, назначає на посади і звільняє з посади своїх заступників, керівників і спеціалістів структурних підрозділів, апарату управління Товариства, інші дії по оперативному керівництву працею Товариства.

Контроль за діяльністю директора Товариства здійснюється ревізійною комісією, що утворюється зборами Учасників Товариства. Директор не може бути членом ревізійної комісії.

Перевірка діяльності директора проводиться ревізійною комісією за дорученням зборів Учасників, з власної ініціативи, або на вимогу Учасників Товариства.

Ревізійна комісія доповідає результати проведених нею перевірок зборам Учасників.

Фінансовий рік Товариства співпадає з календарним. Річний звіт по операціям Товариства і його баланс складається в строки, передбачені діючим законодавством.

Організаційна структура ТОВ «Спроба» являє собою складну систему, яка складається з елементів і стійких зв'язків між цими функціональними елементами. Організаційна структура ТОВ «Спроба» наведена на рис. 2.1.

Директор підприємства належить до професійної групи "Керівники". Призначення на посаду керівника підприємства та звільнення з неї здійснюється рішенням загальних учасників товариства з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

Збори учасників товариства

Ревізійна комісія

Заступник директора з економічних питань

Рис. 2.1 Організаційна структура ТОВ „Спроба”

Директор ТОВ «Спроба»:

- визначає, формулює, планує, здійснює і координує всі види діяльності товариства;

- визначає напрями розвитку підприємства у формуванні цінової, кредитно-банківської, податкової та страхової політики, соціальної та зовнішньоекономічної діяльності;

- організує роботу і ефективну взаємодію відділів, філіалів та інших структурних підрозділів підприємства, направляє їх діяльність на досягнення високих темпів розвитку і удосконалення діяльності;

- забезпечує відповідність реалізованого товару кращим світовим зразкам з метою задоволення потреб замовників і споживачів у відповідних видах продукції, підвищення продуктивності праці, ефективності діяльності і якості продукції на основі широкого запровадження нової техніки і прогресивної технології, організації праці, процесу реалізації і управління, удосконалення господарського механізму;

- направляє діяльність персоналу на досягнення високих економічних та фінансових результатів;

- забезпечує виконання обов'язків перед державним бюджетом, постачальниками, замовниками і банками;

- організує господарську діяльність підприємства на основі застосування методів обгрунтованого планування, нормативних матеріалів, фінансових і трудових витрат, широкого розповсюдження передового досвіду, а також максимальної мобілізації резервів підприємства шляхом досягнення високих техніко-економічних показників, підвищення технічного рівня і якості обслуговування, раціонального і економного витрачання всіх видів ресурсів;

- вживає заходів щодо забезпечення підприємства кваліфікованими кадрами, найкращого використання безпечних і сприятливих умов праці, додержання вимог законодавства про охорону навколишнього середовища.

- здійснює заходи з соціального розвитку колективу підприємства, забезпечує розроблення, укладання і виконання колективного договору, проводить роботу щодо зміцнення трудової і виробничої дисципліни, сприяє розвитку творчої ініціативи і трудової активності працівників;

- забезпечує сполучення економічних і адміністративних методів керівництва, матеріальних і моральних стимулів підвищення ефективності виробництва, а також підсилення відповідальності кожного працівника за доручену йому справу;

- вирішує всі питання в межах наданих йому прав, доручає виконання окремих організаційно-господарських функцій іншим посадовим особам: заступникам керівника, керівникам виробничих підрозділів підприємства;

- забезпечує додержання законності, активне використання правових засобів удосконалення управління, зміцнення договірної дисципліни і обліку, господарського розрахунку;

- здійснює заходи щодо соціального захисту колективу підприємства, забезпечення і збереження зайнятості працівників;

- представляє підприємство в органах державної влади і у взаємовідносинах з партнерами.

Директор підприємства несе персональну відповідальність за наслідки прийнятих ним рішень, що виходять за межі його повноважень, які визначені чинним законодавством, Статутом підприємства, іншими нормативними правовими актами. Керівник підприємства не звільняється від відповідальності, якщо дії, що тягнуть відповідальність, були здійснені особами, яким він делегував свої права.

За відсутності директора підприємства його посадові обов'язки виконує заступник, який призначаються у встановленому порядку. Заступник несе відповідальність за якісне, своєчасне та ефективне виконання посадових обов'язків директора підприємства на час його відсутності.

Заступник директора з економічних питань належить до професійної групи "Керівники".

Призначення на посаду заступника директора та звільнення з неї здійснюється наказом директора ТОВ „Спроба” з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

Заступник директора безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.

Заступник директора:

Керує науково-економічним та організаційно-економічним забезпеченням діяльності підприємства.

Розробляє і організує впровадження заходів щодо підвищення продуктивності, ефективності та рентабельності діяльності ТОВ „Спроба”, якості обслуговування, зниження собівартості, забезпечення зростання продуктивності праці, досягнення ефективних результатів за умов раціоналізації витрат матеріальних, трудових і фінансових ресурсів.

Координує діяльність економічних підрозділів підприємства щодо складання перспективних планів роботи в умовах конкуренції згідно з укладеними господарськими договорами, розробки поточних планів з необхідними обгрунтуваннями і розрахунками, організаційно-технічних заходів з удосконалення господарського механізму, економічної діяльності, виявлення і використання резервів виробництва.

Сприяє підвищенню обгрунтованості економічних розрахунків, установленню планових показників на основі прогресивних техніко-економічних нормативів матеріальних і трудових витрат з урахуванням досягнень науки і техніки, організації виробництва та праці.

Проводить роботу з удосконалення планування економічних показників діяльності підрозділів товариства, досягнення високого рівня їх обгрунтованості, створення і поліпшення нормативної бази планування, норм витрат товарно-матеріальних цінностей, обігових коштів.

Організує розробку методичних матеріалів з техніко-економічного планування роботи підрозділів підприємства, розрахунків економічної ефективності капітальних вкладень, необхідності впровадження раціоналізаторських пропозицій та винаходів, нової техніки і технології.

Здійснює методичне керівництво і організацію роботи з упровадження, удосконалення та підвищення ролі економічних методів управління, розширення сфери дії внутрішньогосподарського розрахунку.

Забезпечує суворе додержання режиму економії матеріальних, трудових і фінансових ресурсів на усіх напрямах господарської діяльності підприємства.

Бере участь у роботі з удосконалення організації діяльності, готує пропозиції, спрямовані на підвищення продуктивності праці та ефективності діяльності, зміцнення господарської самостійності підприємства та економічної відповідальності працівників.

Організує розробку раціональних форм первинної планової, облікової та звітної документації, яка застосовується на підприємстві, а також бере участь у впровадженні автоматизованих систем управління і обчислювальної техніки для проведення економічних розрахунків у галузі планування, обліку і аналізу господарської діяльності.

Організує проведення комплексного економічного аналізу і оцінки наслідків виробничо-господарської діяльності підприємства та його підрозділів, розробку заходів щодо використання внутрішньогосподарських резервів, проведення атестації та раціоналізації робочих місць.

Здійснює заходи щодо впровадження в практику досягнень економічної науки.

Керує проведенням порівняльного аналізу показників роботи підприємства та інших підприємств, упровадженням передового досвіду економічної роботи.

Бере участь у розробці та впровадженні заходів з поліпшення економічних показників роботи підприємства (щодо обсягу реалізації, підвищення продуктивності праці, зниження собівартості реалізації, збільшення прибутку тощо), в реалізації прогресивних форм і методів економічної роботи.

Контролює своєчасність подання звітів про результати економічної діяльності у відповідні органи.

Керує структурними підрозділами підприємства, які виконують економічну роботу, сприяє впровадженню економічно доцільних рішень з управління виробництвом.

Заступнику директора з економічних питань підпорядковується начальник відділу постачання та збуту, що належить до професійної групи "Керівники".

Призначення на посаду начальника відділу постачання та збуту та звільнення з неї здійснюється наказом директора ТОВ „Спроба” з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

Начальник відділу постачання та збуту:

Організує комплексне вивчення і аналіз вітчизняних та зарубіжних постачальників, ринків збуту, перспектив їх розвитку з метою одержання інформації щодо співвідношення попиту і пропозиції, рівня цінна продукцію, можливих замовлень, розвитку виробництва підприємств-конкурентів, стратегії і тактики їх діяльності, реакції на появу нової продукції.

Здійснює розроблення коротко-, середньо- та довготермінової стратегії маркетингової діяльності, орієнтує менеджерів на виконання вимог споживачів щодо продукції, що реалізується ТОВ „Спроба” підприємством.

Організує дослідження споживчої властивості продукції та факторів, що визначають структуру і динаміку споживчого попиту на продукцію підприємства, ринкової кон'юнктури.

Розроблює рекомендації щодо удосконалення асортименту і якості продукції, обгрунтованості та доцільності розширення (звуження) асортименту продукції, орієнтованої на задоволення потреб споживачів.

Визначає стратегію і тактику збуту продукції.

Організує роботи з аналізу ефективності використання каналів збуту, найбільш ефективних форм і методів реалізації продукції, послуг посередників.

Бере участь в організації виставок, ярмарків, рекламуванні продукції на внутрішньому та зовнішньому ринках, розповсюдженні інформації про виробника та його можливості.

Бере участь у внесенні відповідних коректив до діяльності підприємства в разі зміни зовнішнього середовища чи зіткнення з певними проблемами, в розробленні заходів захисту від конкурентів.

Здійснює організацію постачання та збуту товарів ТОВ „Спроба” згідно з плановими завданнями та укладеними договорами, вчасного її відвантаження споживачам у встановлених обсягах реалізації.

Забезпечує участь відділу в підготовці проектів перспективних і річних планів виробництва та реалізації продукції, виконання робіт щодо вивчення попиту на продукцію підприємства, одержання замовлень, узгодження умов і укладання договорів на її постачання, розрахункових нормативів запасів готової продукції, планування її постачання споживачам.

Вживає заходів щодо виконання плану реалізації продукції, своєчасного одержання нарядів, специфікацій та інших документів на постачання, а також реалізації продукції, яка не розподілена за планом і не знаходить збуту за нарядами.

Забезпечує контроль за виконанням підрозділами підприємства замовлень, договірних зобов'язань у встановлені строки, за обсягом реалізації продукції, номенклатурою, комплектністю та якістю, за станом запасів готової продукції на складах.

Організує приймання товарної продукції від постачальників на склади, раціональне зберігання і підготовку до відправлення споживачам, визначення потреби в транспортних засобах, механізованих навантажуючих засобах, тарі та робочій силі для відвантаження готової продукції.

Здійснює розробку і упровадження стандартів підприємства щодо організації зберігання, збуту та транспортування товарів, а також заходів удосконалення роботи з постачальниками, зі збуту, скорочення транспортних витрат, зниження понаднормативних залишків готової продукції та прискорення операцій у збуті.

Вживає заходів щодо забезпечення своєчасного надходження коштів за реалізовану продукцію та проплат постачальникам.

Бере участь у розгляданні претензій споживачів, які надходять на підприємство, у підготовці відповідей на заявлені позови, а також претензій споживачам за порушення ними умов договорів.

Забезпечує облік виконання замовлень і договорів, відвантаження та залишків нереалізованої продукції, своєчасне оформлення документації зі збуту, складання передбаченої звітності зі збуту (постачання), виконання плану реалізації.

Координує діяльність складів готової продукції, керує працівниками відділу.

Найбільш тісно начальник відділу постачання та збуту взаємодіє з начальником транспортної служби, призначення та звільнення якого здійснюється наказом керівника підприємства з дотриманням вимог Кодексу законів про працю України та чинного законодавства про працю.

Начальник транспортної служби забезпечує утримання складу автомобільного транспорту в належному стані, подає необхідну технічну допомогу водіям автомобілів на лінії; організує випуск на лінію автомобілів згідно із затвердженим графіком у технічно справному стані; здійснює контроль за додержанням водіями правил технічної експлуатації рухомого складу; розробляє та впроваджує заходи, направлені на ліквідацію простоїв, передчасне повернення автомобілів з лінії через технічні несправності, аналізує причини дорожньо-транспортних пригод та порушень правил руху; забезпечує поточний ремонт виробничих будівель, споруд та обладнання гаража; здійснює контроль за забезпеченням паливно-мастильними матеріалами, за своєчасним обслуговуванням та правильним зберіганням рухомого складу; контролює додержання працівниками правил і норм охорони праці, виробничої і трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Безпосередньо управління персоналом ТОВ „Спроба” (прийом на роботу, розстановку кадрів, навчання, звільнення та ін.) керує адміністратор роботи з персоналом, в обовязки якого входять:

- організація роботу із забезпечення персоналом відповідно до загальних цілей розвитку ТОВ „Спроба” та конкретних напрямів кадрової політики з метою найефективнішого використання, оновлення та поповнення персоналу;

- забезпечення роботи з укомплектування товариства працівниками потрібних професій, спеціальностей згідно з кваліфікаційними рівнями і профілем отриманої ними підготовки та діловими якостями з урахуванням можливостей максимальної реалізації трудового потенціалу кожного працівника;

- безпосередня участь у розробленні бізнес-планів у частині забезпечення трудовими ресурсами з урахуванням перспектив розвитку підприємства, установи, організації, змін у складі працівників через впровадження нової техніки і технології;

- вивчення ринок праці з метою визначення можливих джерел забезпечення потрібними кадрами;

- організація роботи з проведення досліджень, прогнозування та визначення потреби в кадрах на підставі планів економічного і соціального розвитку підприємства;

- розробка та реалізація комплексу програм щодо роботи з персоналом із питань найму, звільнення, переводу робітників, залучення та закріплення працівників з урахуванням перспектив їх професійного захисту та розширення самостійності у сучасних економічних умовах;

- інформування та консультування керівників різних рівнів з питань організації управління персоналом;

- очолення роботи з організації навчання персоналу, підготовки та підвищення кваліфікації, а також мотивації ділової кар’єри працівників;

- організація роботи з проведення оцінки результатів трудової діяльності працюючих, атестацій, конкурсів на заміщення вакантних посад;

- забезпечення створення нормативно-методичної бази управління персоналом та практичне впровадження методичних і нормативних розробок;

- організовує розроблення та вжиття заходів щодо удосконалення управління персоналом, контролює виконання керівниками підрозділів постанов, наказів та розпоряджень з питань роботи з кадрами;

- участь у плануванні соціального розвитку колективу, вирішенні трудових спорів та конфліктів;

- контроль додержання трудового законодавства у роботі з персоналом;

- забезпечення постійного вдосконалення процесів управління персоналом на основі впровадження соціально-економічних та соціально-психологічних методів управління, передових технологій кадрової роботи, створення та ведення банку даних персоналу, стандартизації та уніфікації кадрової документації, застосування засобів обчислювальної та оргтехніки, комунікацій та зв’язку;

- організація проведення табельного обліку, складання і виконання графіків відпусток, контролює стан трудової дисципліни і дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку;

- забезпечення складання встановленої звітності з обліку особистого складу та роботи з персоналом.

Якісне обслуговування клієнтів неможливо без високопрофесійного персоналу. У ТОВ «Спроба» навчання співробітники проходять безпосередньо на підприємстві. Причому кожен новий співробітник проходить навчання в обов'язковому порядку. Навчання ведеться по індивідуальних планах з урахуванням теоретичної підготовки і практичних навичок співробітника.

При наборі кадрів, поряд з досвідом і кмітливістю, увагу звертають не тільки на бажання людини працювати, але і на уміння швидко учитися. Керівництво при цьому звертається в кадрові агентства, дають оголошення в газети, проводять анкетування, співбесіди. Іспитовий термін — від одного до трьох місяців. В ТОВ „Спроба” персонал, як правило, йде тільки на підвищення. Справа в тім, що при наборі кадрів претенденти проходять спеціальне тестування.

Потім, для тих, хто має невеликий досвід роботи організують короткострокове навчання всередині фірми.

У період навчання стажисти одержують оклад менше домовленого. Ніхто не допустить їх до самостійної роботи доти, поки вони не будуть знати усе, що стосується їхніх обов'язків. У противному випадку, як показує досвід, недоучений “неофіт” не тільки не буде працювати сам, але і не дасть іншим. Просто буде відволікати постійними питаннями

Таким чином управління в ТОВ „Спроба” організовано переважно по функціональним ознакам, чітко розподілені повноваження між керівниками ланок, але не вистачає горизонтальніх звязків між ріхзними службами підприємства для більшої узгодженості роботи підрозділів. Керівництво піклується про навчання і розвиток персоналу.