Тема 4.3. Учет конфиденциальных документов

Необходимо учесть тот факт, что одним из универсальных способов обеспечения определенного уровня безопасности конфиденциальных документов являются различные виды их учета. Причем в конфиденциальном делопроизводстве учет начинается не с момента подписания (утверждения) подлинника документа, а с регистрации материальных носителей для черновиков, проектов, подлинников, копий и т.п. Можно сказать, что конфиденциальное делопроизводство основано на учете всех пунктов проявления конфиденциальной информации и конфиденциальных документов. В связи с этим надо подробно остановиться на видах учета и требованиях к оформлению учетных форм.

Изучение данной темы надо начать с обращения к понятию и целям учета, которые так или иначе затрагивались при изучении других дисциплин (прежде всего «Организация и технологии документационного обеспечения управления»). Исходя из этого следует констатировать многократное усиление целесообразности учета и объективную обусловленность его видового многообразия и присутствия на всех этапах конфиденциального делопроизводства.

Одним из основных принципов учета, без которого он практически становится бессмысленным, является охват всех без исключения конфиденциальных документов.Причем слово «документ» здесь следует понимать в широком смысле, то есть как информацию, закрепленную на любом носителе. В этом случае здесь будут учтены рабочие записи, черновики, проекты, незаверенные копии и т.д.

Как и в открытом делопроизводстве, в конфиденциальном основными видами учета являются учет документов, составляющих три основных документопотока, то есть входящих, исходящих и внутренних документов. Однако существуют отдельные категории документов организации, подлежащие отдельному учету (например, учет конфиденциальных документов выделенного хранения).

Для качественного освоения данной темы необходимо остановиться на каждом виде учета, уяснить его назначение и специфику. Кроме того, особое внимание следует уделить учетным формам, рациональность которых играет огромную роль в достижении целей учета. Естественно, эти формы будут различаться в зависимости от вида учета, но во всех них должна прослеживаться реализация принципов конфиденциального делопроизводства (например, принцип персональной ответственности реализуется за счет присутствия в учетных формах граф, в которых проставляются фамилии и подписи лиц, обращающихся к конкретному конфиденциальному документу (черновику, носителю)).

При рассмотрении каждого вида учета желательно проанализировать адекватность применения того или иного варианта учетной формы (журнал, карточка, электронный формат). Следует уяснить требования, предъявляемые к различным учетным формам, порядок их оформления и ведения.

Тема 4.4. Организация конфиденциального документооборота

Приступая к изучению данной темы необходимо вспомнить понятие документооборота. Традиционно документооборот определяется как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления»¹. Оно в целом применимо и для определения понятия конфиденциального документооборота, но с некоторыми оговорками. Дело в том, что в обычный документооборот включены, как правило, подлинники или имеющие юридическую силу заверенные копии, а в конфиденциальный (то есть защищенный) документооборот включены все материальные носители конфиденциальной информации(рабочие записи, черновики, проекты, незаверенные копии и т.п.). Таким образом, основным признаком, определяющим конфиденциальный документооборот, будет его особый режим, предполагающий защиту любой документированной информации, включенной в него. А что касается исходных и конечных точек данного процесса (поскольку конфиденциальный документооборот, также как и открытый, есть определенный процесс), то здесь следует указать более расширительно. Так же, как и открытые документы, конфиденциальные включаются в документооборот организации с момента регистрации, но их учет происходит еще на начальных этапах создания (см. тему 4.3.). Кроме того, конфиденциальный документ будет исключаться из контролируемого процесса конфиденциального документооборота не с момента исполнения, а по факту помещения его в дело. Общеизвестно, что эти этапы делопроизводства предполагают друг друга, но на практике часто бывает, что исполненный документ еще неопределенное время остается неоформленным в дело. Очевидно, что для конфиденциальных документов это представляет определенную угрозу, поэтому в определении понятия конфиденциального документооборота следует учитывать и эту особенность. Кроме того, специфическим способом исключения документа из конфиденциального документооборота может явиться его перевод в другую категорию (например, открытых или секретных документов). Таким образом, перефразировать указанное выше определение можно следующим образом:конфиденциальный документооборот – это контролируемое движение конфиденциальной документированной информации в организации с момента ее первичного фиксирования на материальном носителе или получения конфиденциальных документов до помещения в дело, отправления, передачи на архивное хранение, уничтожения или исключения ее из разряда конфиденциальной.

Следует уяснить основные принципы конфиденциального документооборота, особенности всех его этапов по сравнению с аналогичными процедурами открытого документооборота. Специфика конфиденциального документооборота будет проявляться на всех стадиях: при экспедиционной обработке входящих и исходящих документов, при регистрации, визировании, исполнении и контроле исполнения. Эти особенности следует выделять, поскольку их акцентирование будет необходимым при создании организационных и методических документов по защите конфиденциальной информации.