Глава 9. Документальное обеспечение процесса управления персоналом.

9.1. Документы, связанные с заключением и прекращением трудового договора.

Основой трудовых отношений в настоящее время становится трудовой договор (контракт) (6.7.). Каждая организация составляет свой конкретный вариант этого документа с учетом своей специфики. Здесь предлагается лишь его вариант.

 

На основании трудового договора составляется приказ о приеме на работу. Типографским способом выполненный специальный бланк приказа (форма Т-1) имеет две стороны и содержит следующую основную информацию: название предприятия или организации, дата зачисления на работу, данные об ее характере (временно, сезонно, постоянно, по совместительству); сведения о наличии испытательного срока; подразделение, должность, тарифный разряд, оклад, табельный номер, виды и размер надбавок; продолжительность рабочего дня или недели при неполном времени; подписи руководителя и работника.

В форме Т-1 приводятся также сведения об ознакомлении с условиями работы на месте, оформленные подписью, согласие руководства подразделения принять на работу на оговоренных в приказе условиях, результаты медосмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности и противопожарному минимуму, согласие заявителя на условия работы, дата, подпись. Форма Т-1 может иметь следующий вид:

Прекращение трудового договора независимо от основания оформляется приказом по форме Т-8, которая заполняется работником отдела кадров, на всех уволенных, кроме увольняемых вышестоящей организацией. На основании этого приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет.

Приказ об увольнении содержит следующие основные сведения: название предприятия или организации, фамилию, имя и отчество увольняемого, цех, подразделение, где он работал, категорию персонала, тарифный разряд, табельный номер, дату увольнения, его причину и основание, подписи руководителей организации и подразделения, увольняемого, сведения о несданных материальных ценностях. На оборотной стороне формы приводятся расчеты бухгалтерии о начислениях, удержаниях, выходном пособии, подпись бухгалтера.

СПРАВКА О НЕСДАННЫХ ИМУЩЕСТВЕННО-МАТЕРИАЛЬНЫХ

И ДРУГИХ ЦЕННОСТЯХ

Наименование службы	Наименование предмета	Количество	Дата и подписи	Сумма задолженности

 

РАСЧЕТ

	Месяцы
Сумма Всего	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Из фонда заработной платы
Из фонда материального поощрения
Льготные дни

Средний заработок

Из фонда заработной платы			Из фонда материального поощрения
Месячный	Дневной		Месячный		Дневной
Цех, отдел	Участок	Категория персонала		Профессия, должность	Табельный номер
Начислено			Удержано

 

Наименование начисления	Месяц	Вид оплаты	Корреспондирующий счет	Сумма	Дни	Подоходный налог	Прочие удержания
вид	сумма
Заработная плата за предыдущий месяц
Заработная плата за текущий месяц
Компенсация за неиспользованный отпуск
Выходное пособие
Итого

К выдаче ______ рублей ____ копеек по платежной ведомости (расходному ордеру) №______

Долг за работником _______ рублей ____ копеек. Приходный ордер № ______

Бухгалтер __________________

 

Перевод на другую работу оформляется приказом администрации по форме Т-5 в одном экземпляре. Согласие работника на перевод, если таковое требуется, подтверждается его подписью на приказе после того, как приказ подписан должностным лицом (руководителем организации, структурного подразделения).

В приказе должны быть отражены следующие основные моменты: наименование предприятия или организации, дата издания, фамилия, имя и отчество сотрудника, срок перевода (временный, постоянный), сведения о прежнем и новом местах работы (цех или отдел, участок), категория персонала, профессия, должность, тарифный разряд, табельный номер, надбавки к заработной плате, подпись руководителя подразделения, дата.

Далее делается отметка о продолжительности рабочего дня или недели при неполном времени, приводится основание перевода, сведения о прохождении противопожарного инструктажа и минимума по технике безопасности, соответствующие подписи ответственных лиц и даты, подписи руководителя и работника.

Форма Т-5 может иметь следующий вид:

СПРАВКА О НЕСДАННЫХ ИМУЩЕСТВЕННО-МАТЕРИАЛЬНЫХ

И ДРУГИХ ЦЕННОСТЯХ

Наименование службы	Наименование предмета	Количество	Дата и подписи	Сумма задолженности

Отпуск оформляется запиской по форме Т-6 в одном экземпляре, которая подписывается руководителем организации и подразделения, которому предоставляется право принимать решения об отпуске. На основании ее отдел кадров делает отметку в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет отпускных.

Записка о предоставлении отпуска должна содержать сведения о наименовании предприятия, организации; фамилии, имени, отчестве, подразделении, категории, профессии, должности, тарифном разряде, табельном номере работника, сроке отпуска, его характере (ежегодный, дополнительный, учебный), числе рабочих дней, иметь подписи руководителя организации и работника. На обороте формы Т-6 приводится расчет оплаты отпускных, начисления, удержания, подпись бухгалтера.

Приказ о поощрении помимо основного текста должен содержать подпись руководителя, визы согласования, подпись об ознакомлении.

Часто приказы по личному составу объединяются в блоки. .

Таким образом, приказ по личному составу имеет только распорядительную часть и сразу начинается с перечисления необходимых действий («зачислить», «уволить» и т.п.), формулируемых в строгом соответствии с требованиями трудового кодекса. В том случае, когда он бывает сложным, т.е. относящимся ко многим субъектам, все его пункты должны иметь одинаковый срок архивного хранения.