В общем случае запрос – это вопрос о данных. Рассмотрим простейший тип запроса: запрос-выборку.

Запрос-выборка – это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица и формируется на основе фактических данных системы. При создании макета запроса в общем случае необходимо выполнить 4 базовые операции:

-указать системе, какие поля и из каких таблиц надо включить в запрос;

-описать вычисляемые поля, т.е. поля, значения которых являются функциями значений существующих полей (например, стоимость продукции – это произведение цены на количество)

-описать групповые операции над записями исходных таблиц (например, нужно ли объединить группу записей с одним и тем же кодом клиента в одну и просуммировать стоимость заказанной им продукции)

-указать условие отбора, т.е. сформулировать логическое выражение, которое позволит включить в выборку только записи, удовлетворяющие какому-то условию (например, с датой поставки с 1.08 по 30.08 2002г.).

Запрос – это единственный объект в ACCESS, для которого можно указать несколько исходных таблиц и (или) запросов.

Составим общий список продуктов в БД «КЛИЕНТЫ» с указанием названия, общего количества и стоимости каждого продукта.

Создание простого запроса на выборку с помощью мастера

Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения данных из полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также вычислять суммы, количества и средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью условий отбора.

1. В окне базы данныхвыберите значокЗапросы в спискеОбъектыи нажмите кнопкуСоздатьна панели инструментов окна базы данных.

2. В диалоговом окне Новый запросвыберите мастераПростой запрос.

3. Нажмите кнопку OK.

4. Укажите имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан создаваемый запрос, а затем выберите поля, данные которых нужно использовать.

5. Если необходимо, укажите дополнительную таблицу или запрос и выберите нужные поля. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля.

6. Следуйте инструкциям диалоговых окон мастера. Последнее диалоговое окно позволяет либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.

Для примера возьмем все три исходные таблицы: заказы, клиенты, продукты. Появляется окно документа запрос-выборка врежиме конструктора.

Поле:	Название продукта	Количество	Стоимость: Sum(
Имя таблицы:	Продукты	Заказы
Групповая операция:	Группировка	Sum	Выражение
Сортировка:
Вывод на экран:
Условие отбора:

В строке ПОЛЕ указываются имена полей создаваемого запроса. Имя можно выбрать из раскрывающего списка полей из нужной таблицы, название таблицы отобразится в строке ИМЯ ТАБЛИЦЫ. Для вычисляемого поля (третий столбец) выбирается формула. Например, Стоимость: [Количество]* [Цена]. ТипSumозначает, что значения поля будут просуммированы. ТипГруппировка означает, что записи с одинаковым названием продукта объединяются в одну запись.