Анализ существующей системы управления

Основной целью первого этапа предпроектного обследования «Сбор материалов» является выявление основных параметров предметной области (например, предприятия или его части).

Далее необходимо установить условия, в которых будет функционировать проект ЭИС и выявить стоимостные и временные ограничения на процесс проектирования.

Таким образом, на этом этапе нужно выполнить предварительное изучение предметной области. Изучение проводится с использованием методов бесед и консультаций с руководителями, метода опроса исполнителей на рабочих местах, метода анализа операций (деловой процесс расчленяется на отдельные задачи, расчеты, операции), метода анализа предоставленных материалов, метода фотографии рабочего дня, метод выборочного хронометража отдельных работ, метода личных наблюдений, метода документальной инвентаризации управленческих работ, метода ведения индивидуального ведения тетрадей-дневников, метода самофотографии рабочего дня, расчетного метода (применяется для определения трудоемкости и стоимости работ), метода аналогии.

Целью предварительного изучения предметной области является выявление предварительных размеров объемов работ по проектированию и состав стоимостных и временных ограничений на процессы проектирования, а также найти примеры аналогичных разработок проектов для аналогичных систем. Проектировщик составляет перечень вопросов на которые необходимо получить ответы. Вопросы касаются следующих направлений:

1. Получение сведений об объекте изучения (например, предприятия) в целом – цель функционирования, выявление значений основных параметров деятельности предприятия. В дипломном проекте дипломант должен описать основные параметры работы предприятия: отрасль, к которой относится данное предприятие; виды деятельности; выпускаемую продукцию или услуги; объемы выпускаемой продукции (услуг), финансовый показатели работы предприятия (прибыльность, рентабельность, объемы продаж, наличие основных фондов, технологии производства, средняя численность работников, их категория). (п. 1.2. общая характеристика предприятия)

2. Изучение и описание организационно-функциональной структуры объекта (аппарата управления). Изучаются функции, выполняемые в структурных подразделениях, хозяйственные процессы и процедуры, выявляются комплексы задач, определяется состав входной и выходной информации по каждой задаче. В дипломе описывается организационная структура, распределение функций между подразделениями предприятия, их описание (наименование функции; экономическая сущность решаемых задач, реализующих функцию; состав процедур обработки информации, реализуемых каждой задачей; взаимосвязь задач; стоимостные затраты, связанные с реализацией каждой задачи). Описание организационной структуры должно включать состав и взаимосвязь подразделений и лиц, реализующих функции и задачи управления. Описание функциональной структуры отражает распределение функций, хозяйственных процессов и процедур управления между подразделениями предприятия.

3. Изучение и описание структуры информационных и (или) материальных потоков: состав и структура потоков, частота их возникновения, объемов за определенный период, направление движения потоков, процедур обработки, в которых участвуют эти компоненты. Описание информационной структуры выполняется на уровне экономических документов и показателей. (п. 2. классификация информации на предприятии)

Форма описания документопотоков включает следующие характеристики: наименование входных документов; количество их экземпляров; объемные данные по каждому документопотоку; перечень информационных файлов, где используются эти документы; носитель, на котором хранятся данные; время создания; время использования; перечень полей файлов; выходные данные, получаемые на основе информации файлов; приводятся формы существующих документов.

Полученные материалы могут быть представляются с помощью текста и таблиц, схем организационно-информационных (функционально-информационных), выполненных с использованием теории графов (можно использовать Case –средства (например, BP Win)), с использованием структурно-информационно-временных схем (СИВС).

Описание материальных потоков предполагает отображения маршрутов движения средств, предметов и продуктов труда, описание технологических операций.

На основе формализованного описания предметной области выполняется следующий этап предпроектного обследования «Анализ материалов обследования».