МУ РГР

6) Создание дополнительных объектов базы данных: форм, отчетов и т.п. Запросы, формы, отчеты строятся на основе таблиц.

а) Создание форм.

Иногда для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В Access можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте «Создание». Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Структура НИИ» представлена на рисунке 9.

Рисунок 9 – Образец формы для таблицы «Структура НИИ»

При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора. Существуют другие формы: разделенная (рисунок 10а), несколько элементов (рисунок 10б). Разделенная форма позволяет видеть на экране данные, введенные в таблицу и поля для ввода. «Несколько элементов» позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, так как это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля. Используя разные типы формы, создаем формы для всех таблиц. После создания форм дополните данные в таблицах по своему усмотрению. Для этого щелкните мышкой по кнопке «Следующая запись» на Строке состояния в нижней части экрана или воспользуйтесь клавишей «Tab», нажимая ее до появления на экране пустой записи в форме.

б) Создание отчетов.

Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой «Мастер отчетов», расположенной на ленте «Создать». В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из списка доступные поля (рисунок 11), для чего можно воспользоваться стрелками > и <, выделяя нужную строку из списка курсором.

11

а б Рисунок 10 – Образцы форм

Рисунок 11 – Список доступных полей при формировании отчета

Далее стоит выбор способа сортировки информации в отчете. Выбираем

сортировка в алфавитном порядке (по возрастанию) для поля «Зарплата».

Далее выбираем «Табличный» макет и книжную ориентацию бумаги, т.к. число полей в таблице небольшое, и она легко разместится на странице достаточно крупным шрифтом. Следующий шаг «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (внешнего вида будущего отчета). На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета». Получаем отчет (рисунок 12).

Рисунок 12 – Этапы создания отчета

12

Теперь нужно изменить длину поля «Фамилия». Для этого нужно навести мышь на заголовок отчета «Досье» и кликнуть левой клавишей, выбрав режим «Конструктор» (рисунок 13). Мышкой нужно растянуть границы поля «Фамилия». В этом же режиме задаются остальные атрибуты формы: цвет и размер формы, шрифта, оформления и т.п. Аналогично создаем отчеты для остальных таблиц.

Рисунок 13 – Режим «Конструктора» для отчета

в) Создание запросов.

Запрос – это некоторая форма представления данных по какому-либо условию. На вкладке «Создание» выберите группу «Другие», инструмент «Конструктор запросов».

Например, нужно вывести в алфавитном порядке все фамилии сотрудников. Этап выполнения и результат представлены на рисунке 14.

Рисунок 14 – Построение запроса и результат его выполнения

Сделаем запрос, который выводит фамилии людей, зарплата которых больше 700 евро (рисунок 15).

В следующем запросе вводим фамилию, по фамилии выводится отдел, в котором служит человек с этой фамилией. В конструкторе создаем запрос: выбираем 3 таблицы в качестве данных (рисунок 16).

Следующий запрос: вывести фамилию человека, дата рождения которого самая ранняя, - то есть он старше всех. Реализация на рисунке 17.

13

Рисунок 15 – Заполнение запроса и результат его выполнения

Рисунок 16 – Организация запроса по фамилии

Рисунок 17 – Организация запроса по возрасту через «Построитель»

Обобщая, можно дать некоторые рекомендации по созданию в «Построителе» запросов. На рисунке 18 представлена условная схема создания запроса с некоторыми условиями.

14

Рисунок 18 - Схема создания запроса

Обозначения на рисунке 18 (место, куда вписывается функция): 1 – если нужно по каждой строчке что-то вывести или сосчитать;

2 – если нужно по столбику данные (сумма, арифметическое и т.д.) или вывести строки по определенному критерию (например, содержащие букву «е»).

Синтаксис написания: «Алиас: функция» (алиас - это короткое имя, поставленное в соответствие реальному, длинному имени функции или набору нескольких функций). Значения некоторых функций:

Like “*p*” – выводит только те записи, в которых присутствует буква р; StrReverse([]) – зеркальный переворот;

Len([])-Len(Replace([]; ‘” “; “”) – считает количество пробелов; LCase([])-уменьшает буквы (регистр);

UCase([])-увеличивает буквы (регистр); Replace([]; “а”; «А») – меняет а на А;

IIf([]>DAvg(“[]”; «[табл.]”); [])-выводит значение больше среднего; Count – расчет количества элементов;

Replace(UCase[]);Left([]; 1; Left(LCase([];1))) - буквы большие, кроме первой.

Для усвоения материала рекомендуется запрограммировать следующие задания (либо через запросы либо через макросы):

1)Сосчитать количество записей или строк в таблице.

2)Сосчитать количество букв в поле; строке; столбце.

3)Сосчитать количество слов в столбце.

4)Сосчитать количество повторений буквы в строке; столбце.

5)Сосчитать среднее арифметическое по строке и столбцу.

6)Вывести записи, начинающиеся и заканчивающиеся на «К».

7)Заменить все «ро» на «то»; сделать все буквы заглавными, кроме «е».

8)Вывести запись без первой буквы и без двух последних.

9)Перевести 2 первые буквы поля в верхний регистр, 1 - в нижний, остальные - в верхний.

10)Подсчитать количество пробелов в поле; сжать лишние пробелы.

11)Осуществить зеркальный переворот поля.

12)Запросить пользователя ввести поле из таблицы, вывести на соответствующую запись всю информацию.

13)По полю подчиненной таблицы, содержащему букву «а» вывести соответствующую ей запись в таблице-источнике.

14)Вывести диалоговое окно с текущей датой; временем.

15)Вывести таймер-заставку.

16)Привести примеры использования операторов Count, Trim, Mid, StrConv, Replace, StrReverse, Date, Len, MsgBox, Left, Right.

15

г) Создание макросов.

Из всех приложений Microsoft (Word, Excel и т.д.) в Access макросы делать проще всего (рисунок 19) так как макросы выполняют уже готовые действия. Чтобы создать макрос, надо воспользоваться инструментом «Макрос» в группе «Другие» ленты Создание. Выбираем какую-либо команду, внизу окна задаем ее параметры, закрываем макрос, давая ему название. Нужен макрос, чтобы он запускался при открытии файла - дайте имя autoexec.

Рисунок 19 – Пример макроса

д) Создание главной кнопочной формы.

Лента Работа с базами данных. Создаем кнопочную форму, нажимаем на кнопку Изменить. В окне нажимаем Создать (рисунок 20). В кнопочной форме создаем новые кнопки и назначаем им функции (например, открыть отчет или выйти), далее закрываем форму, затем открываем ее в режиме конструктора, чтобы задать ей физические характеристики (например, расположение на ней кнопок, цвет и заставку фона, вкладки и т.п.). Примеры оформления кнопочных форм представлены на рисунке 21.

Рисунок 20 – Выбор команды первой кнопки главной кнопочной формы

Рисунок 21 – Примеры выполнения главных кнопочных форм

16

2 Расчетно-графическая работа №2. VBA

Цель работы: изучение возможностей языка программирования; приобретение практических навыков программирования.

2.1 Рабочее задание

Макросы по Word сохранить в один файл, аналогично по Excel. Задание по вариантам указано в таблице 2.

Таблица 2 – Список таблиц базы и полей таблиц с форматами полей

1.Показать работу генератора случайных чисел.

2.При нажатии на кнопку в документе создавать новый документ и далее работа с выбором значения из списка.

17

для вызова этого окна.

3. Создать макрос, строящий шаблон таблицы рейтинга некоторых известных политиков. При запуске макроса должен появляться шаблон таблицы с названиями всех строк и столбцов, а после заполнения таблицы числами (рейтингами), автоматически должна строиться горизонтальная столбцовая диаграмма для наглядного представления соотношения рейтингов.

2.Подсчет 3 любых текстовых функции через нажатия на кнопку формы.

3.Кнопка в файле на автозаполнение строк простыми числами от — 20 до 20.

131. Для произвольных коэффициентов квадратного уравнения определить количество корней этого уравнения.

1. При запуске программы выводить сообщение: «Макрос готов!». Word 2. Перевести десятичное целое число в в двоичную систему.

3. Сделать таблицу, в столбцах подсчитать сумму, разность, произведение,

15частное и среднее арифметическое.

1.Форматировать выделенную область таким образом: верхний регистр. Excel 2. Вывести в правом нижнем углу текущее время в диалоговом меню.

3.Переименовать листы именами по запросу пользователя.

19

181. При нажатии на кнопку создавать новую книгу с именем текущего листа.

2. Вывод окна со статистикой документа и даты при нажатии на кнопку в

1.Подсчитать количество строк в таблице, вывести диалоговое окно на экран.

2.Вывести выражение буквами в обратном порядке.

201. Посчитать количество листов, заполненных строк в текущей книге. 2. Посчитать количество букв «а» в документе.

Excel 3. Символьная строка содержит арифметическое выражение, состоящее из чисел, соединенных знаками сложения, вычитания и умножения. Вычислить значение этого выражения и результат вывести на экран.