Задание № 2_1

Диспетчер сценариев.

Анализ данных с помощью таблиц подстановки является весьма эффективным. Однако он имеет несколько недостатков:

Одновременно можно анализировать расчетные данные только при изменении

одного или двух исходных параметров.

Процесс создания таблицы подстановки интуитивно не всегда понятен.

При использовании таблицы подстановки с двумя входами можно проанализировать

результаты расчетов, проведенных только по одной формуле. Для других формул нужно создать дополнительные таблицы подстановки.

Очень часто бывает необходимо просмотреть результаты расчетов, проведенных

только для нескольких определенных комбинаций входных параметров, а не всю таблицу подстановки.

С помощью средства Диспетчер сценариев можно достаточно просто автоматизировать

процесс выполнения анализа "что-если" для различных моделей. С его помощью Вы можете создать несколько наборов данных вводимых значений (в терминологии средства

Диспетчер сценариев они называются изменяемыми ячейками) для любого количества

переменных и присвоить имя каждому набору. Затем по имени можно выбрать определенный набор данных, и Excel покажет результаты анализа этих данных на рабочем листе. Кроме того, можно создать итоговый отчет по сценариям, в котором будет

показан результат подстановки различных комбинаций входных параметров. Итоговый

отчет может быть представлен в виде обычного структурированного списка или сводной таблицы.

В качестве примера рассмотрим процесс прогнозирования объема продаж товаров на текущий год. Объем продаж может зависеть от многих факторов, поэтому создается три сценария - по одному для лучшего, худшего и наиболее вероятного случаев. После того как сценариям будет присвоено имя, Вы сможете легко переключаться между ними, выбирая соответствующее название из списка. При этом Excel будет автоматически подставлять нужные исходные данные в рабочий лист и пересчитывать формулы.

Определение сценариев

Чтобы Вы смогли получить общее представление о средстве Диспетчер сценариев,

начнем с простого примера - производственной модели (рис. 1).

Рис. 1. Пример производственной модели

В этом примере определены три сценария, которые приведены в таблице 1. В сценарии для лучшего случая тариф почасовой оплаты и стоимость материалов наименьшие. в

сценарии для худшего случая эти значения самые большие. В третьем сценарии, или в

наиболее вероятном случае, используются промежуточные значения этих параметров (они определяются менеджером с учетом ряда факторов). Менеджеры должны быть готовы к худшему случаю, однако им также необходимо знать, что будет, если сработает сценарий лучшего случая.

Таблица 1. Три сценария производственной модели Excel

Доступ к средству Диспетчер сценариев можно получить с помощью команды Сервис |

Сценарии. При выборе этой команды будет вызвано диалоговое окно Диспетчер сценариев, показанное на рисунке 2.

Рис. 2. Диалоговое окно Диспетчер сценариев

Когда Вы впервые вызываете это диалоговое окно, в нем имеется сообщение, в котором

сказано, что ни один сценарий не определен, и это не удивительно, ведь Вы только

начали. Как только будут добавлены новые сценарии, их названия появятся в диалоговом

окне. Чтобы добавить сценарий, в диалоговом окне Диспетчер сценариев щелкните на кнопке Добавить. Появится диалоговое окно Добавление сценария, которое показано на рисунке 3. Это диалоговое окно разделено на четыре части:

Рис. 3. Диалоговое окно Добавление сценария

Название сценария. В этом поле можно указать любое имя сценария, но

желательно, чтобы оно что-то обозначало.

Изменяемые ячейки. Ячейки, в которых находятся исходные данные для сценария.

Вэто поле можно ввести абсолютный адрес ячейки или ее имя. Разрешается выбирать несколько ячеек, причем все они не обязательно должны быть смежными.

Вкаждом сценарии, которому присвоено имя, можно использовать одни и те же наборы изменяемых ячеек или разные изменяемые ячейки. Количество изменяемых ячеек для одного сценария ограничено числом 32.

Примечание. По умолчанию в это поле Excel помещает информацию о том, кто

создал сценарий, а также дату его создания. Однако Вы можете отредактировать этот текст, добавить к нему новый текст или вовсе удалить его.

Защита. Две опции, которые позволяют защитить сценарий от изменений и скрыть его, можно активизировать только в том случае, если рабочий лист защищен и в

диалоговом окне Защитить лист активизирована опция Сценарии. Защита сценария предотвращает модификацию его кем-либо другим, а скрытый сценарий

вообще не появляется в диалоговом окне Диспетчер сценариев.

После того как вы заполнили диалоговое окно Добавление сценария, щелкните на кнопке OK. Появится диалоговое окно Значение ячеек сценария, которое показано на рисунке 4. В этом диалоговом окне перечислены поля всех изменяемых ячеек, которые были

определены в предыдущем диалоговом окне. Введите значения для каждой ячейки

сценария. Если щелкните на кнопке OK, то Вы вернетесь к диалоговому окну Диспетчер сценария. В нем теперь будет находиться имя созданного Вами сценария. Если необходимо создать еще сценарии, щелкните на кнопке Добавить и повторите описанную выше последовательность действий.

Рис. 4. Диалоговое окно Значение ячеек сценария

Для удобства использования сценариев необходимо поместить на любую панель инструмент Сценарий:

Выполнить команду Сервис | Настройка.

В диалоговом окне Настройка выбрать вкладку Команды.

Выбрать категорию Сервис.

Выделить инструмент Сценарий и перетащить его на любую панель инструментов.

Щелкнуть на кнопке Закрыть.

Отображение сценариев

После определения всех сценариев Вы вновь вернетесь к диалоговому окну Диспетчер сценариев. В нем будут перечислены все имена существующих сценариев. Выберите

один из них, а затем щелкните на кнопке Вывести. Excel подставит соответствующие значения в изменяемые ячейки, и в рабочем листе по данным сценария будут вычислены

результаты.

Изменение сценария

Кнопка Изменить, расположенная в диалоговом окне Диспетчер сценариев, позволяет редактировать сценарий (изменить одно или несколько значений входных ячеек).

Выберите сценарий, который необходимо изменить, щелкните на кнопке Изменить. Обратите внимание, что Excel автоматически поместит в окно Примечание новый текст, сообщающий о том, когда сценарий был изменен. Для появления на экране диалогового окна Значения ячеек сценария щелкните на кнопке OK. Внесите необходимые изменения

и снова щелкните на кнопке OK.

Объединение сценариев

Если Вы работаете в рабочей группе, может получиться, что несколько пользователей,

работая с одной и той же моделью рабочей таблицы, выбрали разные сценарии. Например, отдел маркетинга может иметь свое мнение о том, какими должны быть изменяемые ячейки, отдел финансов - свое, а руководство фирмы - свое, отличное от

других мнение.

Excel позволяет легко объединять эти различные сценарии в одной рабочей книге. Для этого нужно в диалоговом окне Диспетчер сценариев щелкнуть на кнопке Объединить. После щелчка на этой кнопке появится диалоговое окно, показанное на рисунке 1.

Рис. 1. Диалоговое окно Объединение сценариев

Прежде чем объединять сценарии, убедитесь, что рабочая книга, из которой Вы берете

сценарий, открыта. Затем щелкните на кнопке Объединить в диалоговом окне

Диспетчер сценариев. Появится диалоговое окно Объединение сценариев. Из раскрывающегося списка Книга выберите рабочую книгу, в которой находится рабочий

лист с нужным сценарием. Затем из списка Лист выберите рабочий лист. Обратите внимание, что, по мере того как Вы будете проходить по этому списку, в диалоговом окне

Объединение сценариев, будет отображаться количество сценариев в каждом листе. Щелкните на кнопке OK, чтобы вернуться к предыдущему диалоговому окну, в котором теперь будут показаны названия сценариев, добавленных из выбранной Вами рабочей книги.

Рис. 3. Сводная таблица, созданная с помощью средства Диспетчер сценариев

Ограниченность средства Диспетчер сценариев.

В процессе работы со средством Диспетчер сценариев можно обнаружить, что его главный недостаток - ограниченное число изменяемых ячеек (не больше 32). Если Вы при

определении сценария попытаетесь указать большее число ячеек, то на экране появится сообщение, показанное на рисунке 1.

Рис. 1. Сообщение Microsoft Excel

Можно обойти это ограничение, если разбить сценарии на части. Например, у Вас есть

рабочий лист с прогнозом месячных продаж на три года вперед (36 изменяемых ячеек). Вам необходимо определить различные сценарии для этих продаж. Поскольку количество изменяемых ячеек превышает допустимый предел (32 ячейки), можно разбить сценарий на две или три части, так чтобы в каждом из них использовались разные наборы изменяемых ячеек. Например, можно определить один сценарий для первых 12 месяцев, второй - для следующих 12 месяцев и третий - для последних 12 месяцев. Чтобы проанализировать данные с помощью этого сложного сценария, используются все три промежуточных

сценария. Вы можете облегчить эту задачу, написав простой макрос. Единственный недостаток этого метода заключается в том, что итоговый отчет будет содержать

ненужную информацию.

Подбор параметра.

Рассмотрим следующий типичный вопрос, анализа "что-если": "Каким станет общий доход, если объем продаж возрастет на 20%?" Если рабочий лист создан правильно, то,

изменив значение в одной из ячеек, Вы увидите, что получится в ячейке, содержащей значение дохода. При выполнении процедуры подбора параметров используется

противоположный подход. Если вы знаете, каким должен быть результат вычисления по формуле, то Excel подскажет Вам значения одного или нескольких входных параметров,

которые позволят получить нужный результат. Другими словами, вы можете задать вопрос такого типа: "Какой рост продаж необходим для получения дохода в 1 200 000 руб.?" В Excel для этой цели предусмотрено два средства:

Подбор параметра. Определяет значение одной входной ячейки, которое требуется для получения желаемого результата в зависимой ячейке (ячейке

результата).

Поиск решения. Определяет значения в нескольких входных ячейках, которые требуются для получения желаемого результата. Более того, можно накладывать ограничения на входные данные, поэтому здесь можно получить решение (если оно

существует) многих практически важных задач.

Процедура подбора параметров для одной ячейки выполняется достаточно просто: Excel

определит то значение во входной ячейке, которое приведет к нужному результату. Чтобы понять принцип анализа данных с помощью средства Подбор параметра рассмотрим пример.

На рис. 1 показан рабочий лист с выполненным расчетом ипотечной ссуды. В этом листе

предусмотрено четыре ячейки для ввода параметров и столько же для результатов.

Прежде чем вводить разные значения во входные ячейки, а затем оценивать полученный результат, позволим программе самостоятельно определить одно из входных значений.

Рис. 1. Рабочий лист, иллюстрирующий использование процедуры подбора параметров

Вам известно, что в месяц Вы в состоянии погашать не больше 1 200 из взятой ссуды. Вы

также знаете, что кредитор даст вам ссуду под фиксированный процент (скажем 8,25%),

рассчитывая на то, что Вы должны погасить за определенное время 80% ссуды (т.е.

первоначальный взнос составляет 20%). Вопрос состоит в следующем: "Какова

максимальная стоимость покупки, которую Вы себе можете позволить?" Другими словами, какое значение должно быть в ячейке С4, чтобы результат в ячейке С11 равнялся 1 200? Один способ решения - изменять значения в ячейке С4 до тех пор, пока значение в ячейке С11 не станет равным 1200. Более эффективный способ - позволить Excel найти ответ, то есть использовать процедуру подбора параметра.

Команда Подбор параметра

Чтобы ответить на этот вопрос, выберите команду Сервис | Подбор параметра. Появится диалоговое окно, показанное на рис. 2.

Рис. 2. Диалоговое окно Подбор параметра

Заполнение этого диалогового окна подобно составлению предложения: нужно получить 1200 в ячейке С11, изменяя значение в ячейке С4. Ввести эту информацию в диалоговое

окно Подбор параметра можно, либо непосредственно набрав адреса ячеек с клавиатуры, либо щелкнув указателем мыши на нужных ячейках. Чтобы начать процесс

подбора параметра, щелкните на кнопке OK. Через секунду Excel объявит, что решение

найдено, и выведет окно Результат подбора параметра (рис. 3).

Рис. 3. Диалоговое окно Результат подбора параметра

В этом диалоговом окне будет отображено подбираемое значение и значение,

предложенное Excel. В данном случае программа нашла точное значение. В ячейке С4 рабочего листа теперь будет находиться искомое значение ($199 663). Взяв такую ссуду, в месяц Вы должны будете погашать 1 200. На данном этапе у Вас есть две возможности:

Щелкнуть на кнопке OK, чтобы заменить прежнее значение найденным.

Щелкнуть на кнопке Отмена, чтобы вернуть рабочий лист в прежнее состояние - как

до выполнения команды Сервис | Подбор параметра.

Excel не всегда сможет найти значение, дающее нужный результат, поскольку решение иногда просто не существует. В этом случае в окне Результат подбора параметра Вам

будет выдано сообщение об этом.

Другая ситуация - программа сообщает, что не может найти решения, но Вы точно знаете, что оно существует. В таких случаях можно попробовать выполнить следующее:

Изменить величину в подбираемой ячейке на значение, более близкое к решению, а затем выполнить команду еще раз.

Изменить значение опции Предельное число итераций, которая расположена во вкладке Вычисления диалогового окна Параметры. Увеличение числа итераций увеличит вероятность нахождения нужного решения.

Еще раз проверить свои логические рассуждения, и убедиться, что выходная ячейка действительно зависит от выбранной входной ячейки.

Графический подбор параметра

Excel предоставляет проведение подбора параметра с помощью манипулирования

диаграммами. На рис. 4 показан рабочий лист, отображающий предполагаемый объем продаж развивающейся компании. Предположим, что из опыта известно, что рост объема продаж компаний, работающих в этой отрасли, может увеличиваться по показательному

закону: =y*(b^x)

В таблице 1 перечислены и описаны все переменные этой формулы.

Таблица 1. Переменные, использованные в формуле роста продаж

Рис. 4. Рабочий лист, иллюстрирующий рост объема продаж по показательному закону

Менеджеры компании знают, что объем продаж за первый год будет составлять 250000 и

хотят довести его к 2010 г. до 10000000. Таким образом, для построения финансовой

модели нужно знать точный коэффициент роста, ведущий к заданному объему продаж. В рабочем листе (рис. 4) находятся формулы для прогнозирования ежегодного объема

продаж с использованием коэффициента роста в ячейке B1, а также диаграмма,

отображающая ежегодный объем продаж.