Структура звіту:

• Верхній колонтитул звіту, у якому розміщено назву звіту. Він може містити графічні об’єкти (логотип, емблема, ілюстрація тощо), поточні дату та час, елементи керування та ін. верхній колонтитул звіту розміщується тільки на початку звіту перед колонтитулом сторінки і більше не повторюється;

• Верхній колонтитул сторінки, у якому розміщено заголовки стовпців звіту. Цей об’єкт повторюється у верхній частині кожної наступної сторінки звіту аналогічно до колонтитулів сторінки Word 2007;

• Верхній колонтитул групи, у якому розміщено назву групи об'єктів. Розміщується перед початком даних кожної групи. Може містити елементи керування для узагальнення даних для відповідної групи об'єктів;

• Відомості – у цій частині розміщено дані про кожний об’єкт відповідно до полів, що були включені до звіту;

• Нижній колонтитул звіту, що розміщується на останній сторінці звіту після всіх даних звіту і використовується для виведення узагальнення даних (кількість, сума, найбільший або найменший за значенням об’єкт групи тощо) ;

• Ніжній колонтитул сторінки, що розміщується внизу кожної сторінки звіту, містить дані про номер поточної сторінки звіту та загальну кількість сторінок звіту, поточні дату і час та інші службові дані.

Редагування та форматування звітів

Для редагування звітів потрібно використати один з двох видів подання - Режим розмічування або Конструктор. У цьому режимі звіт являє собою таблицю з відповідними стовпцями, рядками і клітинами. Наприклад, недоліки з неправильнім розміщенням можна усунути переміщенням між клітинами, для змінення назви стовпця необхідно двічі клацнути на відповідній клітинці та відредагувати текст, так само можна додати назви стовпців.

Але виведення найменувань в такий спосіб не зручно, тому використовуємо змінення в поданні Конструктор. Для відкриття звіту в поданні Конструктор слід виконати Основне → Подання → Вигляд → Конструктор.

Під час редагування колонтитула звіту можна доповнити його додатковими написами або малюнками. Для вставлення напису з текстом як підзаголовка звіту необхідно виконати такі дії:

1. Збільшити розміри поля верхнього колонтитула звіту шляхом перетягування його нижньої межі.

2. Виконати Знаряддя конструктора звітів → Конструктор → Елементи керування → Напис.

3. Вибрати в полі верхнього колонтитула звіту місце розміщення напису.

4. Увести текст.

5. Переглянути отриманий результат у Поданні звіту.

Додати графічний об’єкт до верхнього колонтитула звіту можна кількома засобами, використовуючи різні елементи керування однойменної вкладки: Логотип, Зображення, Вільна рамка об’єкта, Приєднана рамка об’єкта. Так до додавання графічного об’єкта з використанням елемента керування Логотип слід:

1. Вибрати кнопку Логотип .

2. Вибрати у вікні Вставлення зображення файл малюнка, що буде вставлено до верхнього колонтитула звіту, та натиснути кнопку Ок.

3. Розмістити вставлене зображення в потрібному місці, використовуючи перетягування самого малюнка і написів заголовка та під заголовка або їх меж.

4. Переглянути отриманий результат в режимі Подання звіту.

Можна також відокремити заголовок – тобто верхній колонтитул звіту від інших об'єктів звіту горизонтальною лінією. Для цього необхідно вибрати кнопку Лінія і намалювати лінію внизу верхнього колонтитула звіту. Колір, тип та товщину ліній можна встановити відповідними елементами керування групи Елементи керування. Встановлення текстових і графічних об'єктів відбувається за аналогічною схемою.

Для введення формул, що підраховують певні значення, використовуються елементи керування, які називають текстові поля. Для цього слід відкрити звіт у поданні Конструктор, видалити з нижнього колонтитула групи вказаний об’єкт і виконати таку послідовність дій:

1. Виконати Знаряддя конструктора звітів → Конструктор → Елементи керування → Текстове поле.

2. Вибрати на полі нижнього колонтитула місце для текстового поля.

3. Установити шляхом перетягування меж довжину і ширину лівої та правої частин текстового поля.

4. Увести в ліву частину текстового поля текст.

5. Увести в праву частину поля вираз =Кількість([Назва]).

6. Від форматувати за потреби тексти відповідно стилю оформлення звіту.

7. Переглянути отриманий результат у режимі Подання звіту.

Відповідно до введеного виразу буде здійснено підрахунок кількості об'єктів у стовпці .у цьому самому колонтитулі можна замінити підпис даних узагальнення із Сума, запропонованого програмою автоматично.

Форматування звітів, як правило здійснюється в Режимі розмічування. Для цього використовуються елементи керування вкладок Формат, Упорядкування та Параметри сторінки тимчасової вкладки Знаряддя для макетів звітів. Операції з використанням цих інструментів аналогічні описаним раніше.

Зберігаються звіти автоматично під час створення. Після редагування звітів їх можна зберегти стандартним способом збереження об'єктів СУБД Access 2007.зміни, які вносять в поля таблиць або в запити, на основі яких створено звіти, автоматично враховуються під час відкриття звітів.