Практична робота № 16

Мета: уміти виконувати обмін даними у кількох програмних середовищах, використовуючи буфер обміну, а також операції імпорту й експорту.

Обладнання: персональний комп’ютер.

Теоретичні відомості

Користувачам офісних додатків часто доводиться обробляти інформацію з різних джерел, постійно зіштовхуватися з необхідністю імпорту й експорту даних. При цьому необхідно піклуватися, щоб перенесення даних з одного формату в інший виконувалось без помилок і втрат важливої інформації.

При роботі з даними інформацію зручніше за все зберігати й обробляти в табличному вигляді. Працювати з таблицями дозволяють практично всі основні додатки Microsoft Office:

• у текстовому редакторі Word щонайкраще можна оформити таблиці для друку;

• в електронних таблицях Excel зручно проводити аналіз даних і результатів розрахунків як у табличній формі, так і за допомогою діаграм;

• нарешті, у базах даних Access можна максимально ефективно обробляти великі обсяги табличних даних.

Кожен офісний додаток має свої «фірмові» можливості, тому для ефективної роботи з документами й інформацією в одній програмі краще передоручити виконання окремих задач іншому додатку. Наприклад, табличні розрахунки легко і зручно зробити в Excel, однак створити красиво отформатовану таблицю для друку краще в Word. А виходить, нам буде потрібно імпортувати дані з Excel у Word.

Експортні системи – це такі системи які відповідають за експорт і імпорт даних - процес вивантаження даних з перетворенням в один із зовнішніх форматів.

При експорті в додатки Windows використовується технологія OLE.

OLE (Object Linking and Embedding) — технологія зв'язування і впровадження об'єктів, що дозволяє програмам спільно використовувати дані. Приклад використання технології OLE — додавання таблиць Excel у документ Word.

Технологія OLE є одним з найбільш могутніх засобів Windows, що забезпечують спільну роботу різних додатків і обмін інформацією між ними.

Використовуючи OLE, користувач може вставляти в документ, створений в одному додатку Windows, об'єкти інших додатків.

Хід роботи

1. Створіть особисту папку на робочому столі, а в папці створіть чотири файли в додатках Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint. Збережіть всі файли з назвою Прізвище_пр16. Виконуючи обмін інформацією, всі дані зберігайте в створених файлах.

2. Своріть в Microsoft Access таблицю «Студенти» (з полями Прізвище, Ім’я, По-батькові, Група), яка містить 5 записів.

3. Виконайте експорт даної таблиці в Microsoft Word. Для цього у вікні бази даних після відкриття таблиці виберіть: меню Сервіс - команди Зв'язки з Office - Публікація в Microsoft Office Word .

4. Аналогічно виконайте експорт створеної таблиці «Студенти» бази даних в Microsoft Excel.

ІТ. РП. 12.16. . ЗВ

Змін.

Арк.

№ документа

Підпис

Дата

Розробив

Виконання завдання з обробки інформації у кількох програмних середовищах.

Літ

Аркуш

Аркушів

Перевірив

н

1

3

Рецензент

ІТ КНУ

Н. Контр

Затвердив

5. Створіть в Microsoft Excel таблицю «Клієнти компанії», що містить такі дані: Код, Прізвище, Імя, По батькові, Компанія, Індекс, Місто, Вулиця, Будинок, Приміщення.

6. Скопіюйте таблицю «Клієнти компанії» в файли Microsoft Word та Microsoft PowerPoint, користуючись буфером обміну.

7. Виконайте імпорт таблиці «Клієнти компанії» в базу даних Microsoft Access. Для цього відкрийте файл бази даних - меню  Файл – Зовнішні дані – Імпорт – Вибір таблиці Excel – Перший рядок містить заголовки - збережіть у новій таблиці без ключа.

8. Виконайте копіювання таблиці «Товарний чек» з файлу Microsoft Word в Microsoft Excel. Скористайтесь буфером обміну.

9. Створіть листи в Microsoft Word , в які автоматично будуть додаватись дані з файлу Microsoft Excel «Клієнти компанії»: Шановна Ольга Іванівна! Вітаємо Вас з Новим роком, бажаємо Вам щастя та здійсненння всіх планів, а Вашій компанії «Оазис»– процвітання! З повагою, генеральний директор, Кравченко О. А. Створіть лист за зразком, залиште в ньому пусті місця для додавання полів із списку Excel.

Для того, щоб автоматично створити на кожного клієнта окремий лист, в якому будуть представлені ПІБ та назва компаніїї з наступнтим виводом на друк, користуюються процедурою Злиття (Слияние): меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния. Далі – 6 етапів: - вибір типу документа – Листи; - вибір документа(заготовки) - Поточний; - вибір отримувачів – через кнопку обзор вибираємо потрібний файл зі списком («Клієнти компанії»); - створення листа – вказати місця, куди саме мають попасти дані із підключеного списку, вибрати пункт Другие элементы та додати потрібне поле зі списку; - перегляд листів; завершення злиття.

Вигляд листа на етапі створення:

Шановн«Стать» «Імя» «Побатькові»! Вітаємо Вас з Новим роком, бажаємо Вам щастя та здійсненння всіх планів, а Вашій компанії «Компанія» – процвітання!

З повагою, генеральний директор, Кравченко О. А.

Підприємство «Компанія» «Прізвище» «Імя» «Побатькові»

м. «Місто», вул. «Вулиця» «Будинок»/ «Приміщення».

10. Закрийте всі вікна. Оформіть звіт. Запишіть висновок:

Контрольні запитання

1. У якому вигляді краще зберігати інформацію при роботі з даними?

2. У якому додатку краще оформляти таблиці для друку?

3. У якому додатку зручніше проводити аналіз даних і результатів розрахунків?

4. Що таке експортні системи?

5. Що розуміють під технологією OLE?

ІТ. РП. 12.16. . ЗВ

Арк.

Змін.

Арк.

№ документа

Підпис

Дата

2