Анализ планово-отчетной документации

Методические указания по дисциплине «Методическое обеспечение СКД

Хабаровск

2012

Анализ планово-отчетной документации: фрагменты из книги Бачалдина, Б.Н., Иньковой, Л.М. Менеджмент в научно-методической работе: в помощь библиотекарю. М., 1993. / сост. О.А. Лопатина. – Хабаровск, 2012.

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ПУБЛИКАЦИЙ – ОДНА ИЗ ГЛАВ­НЫХ ФОРМ НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКОГО ТРУДА 4

2. МЕХАНИЗМЫ РЕАЛИЗАЦИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ АНАЛИЗА 5

2.1. Подготовка к анализу 6

2.2. Подготовка заключения (рецензии) 6

2.2.1. Структура заключения (рецензии) 7

2.2.2. Ключевые аспекты анализа и работа по ликвидации недостатков 7

2.2.3. Критерии оценки деятельности 8

2.2.4. Использование статистики 9

2.2.5. Абсолютные и статистические показатели 11

1. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ПУБЛИКАЦИЙ – ОДНА ИЗ ГЛАВ­НЫХ ФОРМ НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКОГО ТРУДА

Важное место в методической работе принадлежит анализу документов (планов, отче­тов, справок, информации и т.п.) и публикаций подведомствен­ных КДУ, подготовке по итогам анализа заключений, отзы­вов, рецензий. Благодаря этой форме можно верно оценить состояние того или иного участка работы, ее уровень, культуру труда. К сожалению, данная форма методической помощи иногда незаслуженно игнорируется. Чаще всего это объясняется сложнос­тями получения информации с мест, хотя для квалифицирован­ного анализа достаточно и государственной статистики. Главные же причины в другом – в трудоемкости аналитической работы, слабой компетентности части методистов, несовершенстве, непол­ноте представляемых в центр сведений.

Между тем в крупнейших центрах собирается множество различных документов и публикаций подведомственных КДУ, однако серьезно с ними мало и редко кто работает, сопоставляет показатели, делает выводы и доводит их до сведения учреждений культуры. В лучшем случае поступившие данные суммируются в виде сводных статистических таблиц или пересказа материалов. И получается, что огромный труд «внизу» по сбору информации, статистической отчетности, подсчету остается бесполезным, недооценивается методичес­ким центром. А ведь анализ первичных документов и публика­ций – зачастую единственный доступный способ изучения факти­ческого состояния дел на местах, опыта низовых учреждений культуры, а если налажена с ними связь, то и оказания влияния на качество их работы.

Особое значение анализа, например, информационных сообще­ний, планов, отчетов, состоит в том, что методист центра имеет дело с объективными показателями, цифрами, фак­тами, оцененными или хотя бы просмотренными органами управления, администрацией т.д.

Планы, отчеты, информации, справки в своей совокупности (в целом по району, области, республике, стране) – надежная основа для сопоставления результатов работы отдельных или группы учреждений культуры, обобщений, разработки конкретных мероприятий и принятия организационных мер.

Таким образом, анализ документов и публикаций – одна из глав­ных форм научно-методического труда, позволяющая изучать состояние учреждений культуры и опыт их работы, обобщать и оценивать его и, в конечном счете, оказывать влияние на характер и содержание работы учреждений культуры региона или отрасли в интересах дальнейшего улучшения обслуживания пользователей культурно-досуговых услуг.

Выводы и оценки, сложившиеся в результате анализа докумен­тов, полезно проверять на месте, при посещении учреждений культуры, встречаясь с практиками на совещаниях, семинарах, курсах. Бывая в учреждениях культуры, методисту небезынтересно сопоставлять свои впечатления и окончательные выводы с содержанием первичных документов, выявлять, насколько они объективны. Сочетание разных форм методического труда позволяет лучше определять фактическое состояние дел, уточнять сведения, полученные из документов, выяснять причины ошибок, нарушений, недочетов. С помощью дополнительных источников иногда удается не только увидеть недостатки или незафиксированные в документах успехи, но и обнаружить неправильное освещение положения – в чрезмерно мрачных, либо розовых тонах.