III. Request

A request usually consists of request-phrase, reason for request and expression of gratitude.

(… I am making use of this opportunity to approach you with a request). Would you be so kind as to send me the statistical year book for this year … if it is available. I need it badly for my research in economical development … I shall be very grateful to you if you can ….

Dear Sir

I am writing to inquire about the Congress which is to be held in St. Petersburg in August, 9. I would be grateful if you would send me detailed information concerning the program of the Congress.

I would be interested in presenting a paper if my work is related to the scope of the Congress.

Your sincerely

Boris B. Stolbov.

IV. Claim, protest!

The writer must keep himself calm and awaken in his reader a spirit of helpful cooperation.

- We are very much disappointed to find out that the bags are torn, dirty and not full.

It is necessary you should take part in drawing up the statement …. After drawing up the statement, you may write:

- Under the circumstances I have to ask you to accept the responsibility for damages caused for

… and I demand compensation for the damage (loss, repair) …. You may receive an answer: - “I must reject your claims as unfounded. The question of liability shall be dealt with in amicable negotiations.”

V. Gratitude, thanks.

Gratitude, thanks or appreciation should always be expressed to the person that was so kind as to help, serve to the person asking for it. For example:

Thank you very much for sending me a reprint of your article …

- I want to thank you dearly for all that you have done for me ….

- Please, accept my sincere appreciation for all your efforts.

Dear Francis

Thank you very much for the book which arrived yesterday. You have no idea how grateful I am for all the troubles you have taken. My work will be much easier now. Please, let me know what I can do for you. Thank you again,

Your grateful friend.

VI. Regret, Apologies.

When the receiver of a letter is unable to perform what he is asked to do, or when he wishes to decline an invitation, proposal or offer, he (she) should express his regret, apology or refusal in a most courteous and polite manner:

- We offer an apology for ….

- I am sorry that ….

- I sincerely regret that …

Dear Dr. Smirnov

I fell so sorry I kept you waiting so long for my letter. I must apologize for not sending you the reprint earlier, because I had to leave Minsk on business for a whole month. It gives me great pleasure to send you reprint now, I hope you will find it helpful in your experiment.

I am looking forward to hearing from you soon

with best regards,

Yours sincerely.

Translate the following letters into English.

1. Дорогой м-р Паркер!

Организационный Комитет имеет честь официально пригласить Вас принять участие в работе симпозиума по проблемам окружающей среды, который состоится в Москве с 10 по 15 февраля 2007 г. Симпозиум будет проходить в виде пленарных заседаний и дискуссий за круглым столом. Программа симпозиума прилагается.

Мы надеемся, что Вы примете приглашение, и мы будем иметь удовольствие видеть Вас на Симпозиуме.

С искренним уважением,

2. Дорогой проф. Гончаров,

Я пишу Вам с просьбой предоставить материалы по Вашей экспериментальной методике, чтобы сравнить ее с нашей. Я был бы так же очень благодарен, если бы Вы сочли возможным сообщить, какое оборудование Вы использовали.

С нетерпением жду Вашего ответа.

Искренне Ваш

3. Дорогой Джон!

Я чрезвычайно благодарен тебе за все, что ты для меня сделал, и особенно за материалы, которые ты мне прислал.

Я понимаю, сколько времени ты потратил на меня и мои проблемы. Зная, как ты занят, я особенно ценю твою помощь.

С благодарностью

4. Дорогой д-р Петров,

Я очень сожалею, что не мог вовремя дать отзыв на Вашу работу. Меня не было в Санкт-Петербурге в течение 2-х месяцев. Если еще не поздно, я могу дать устный отзыв, позвонив в редакцию журнала. Еще раз простите за причиненное неудобство.

Жду Вашего ответа

С уважением

We hope that communication skills can bring you many career advantages!