Билет 14.Вопрос 2
З метою розподілу документів між виконавцями, підрозділами та їхніми керівниками на підприємствах запроваджено попередній розгляд документів, у ході якого необхідно: • розподіляти документи між керівниками, начальниками структурних підрозділів і виконавцями з урахуванням основних критеріїв оцінки їх змісту і забезпечення апарату управління необхідною і достатньою інформацією; • визначати конкретних виконавців документів, керуючись розподілом обов'язків, посадовими інструкціями, інструкціями з діловодства, практики, що склалася, та ін.; • перешкоджати надходженню в апарат управління документів, виконання яких не є його прерогативою; • визначати потребу у реєстрації документів. Попередній розгляд документів дає змогу: • вивільнити керівника від вивчення документів, що не потребують його уваги, а апарат управління — від документів, виконання яких не входить до його функцій; • скоротити документообіг, безпосередньо направляючи документи виконавцям; • підвищити оперативність роботи апарату управління скороченням кількості пунктів обробки документів і часу перебування в них; • зменшити трудомісткість зменшенням кількості операцій взагалі і дубльованих зокрема; • поліпшити якість управлінських рішень, які приймають спеціалісти, що мають необхідну інформацію; підвищити відповідальність виконавців за вирішення документів, що надходять; • об'єктивно оцінювати можливості окремих виконавців, враховуючи оперативність і якість запропонованих ними рішень; • підвищити технологічність обробки документів; • проводити комплексний аналіз документації, що надходить, з метою раціоналізації і скорочення її. Ефективність попереднього розгляду документів повністю залежить від того, хто його здійснюватиме. Практика свідчить, що в міністерствах, відомствах, великих об'єднаннях і на підприємствах цю роботу виконують спеціально призначені кваліфіковані працівники або помічники керівника, референти, завідуючі канцеляріями, секретаріатами, загальними відділами та ін. У невеликих підприємствах цю функцію може виконувати досвідчений секретар. Працівник, який виконує операції, пов'язані з оцінкою і розподілом документів, повинен докладно знати функції підприємства і його підрозділів, права і обов'язки провідних працівників, систему взаємовідносин, що склалися між ними; мати високий професійний рівень, необхідні навички і знання, користуватися довірою керівника, мати певну інтуїцію. Попередній розгляд документів в апараті управління, що виключає численні операції передавання, погоджування, конфліктні ситуації та ін., можливий тільки за умови ретельного розподілу функцій між підрозділами, прав і обов'язків між працівниками, зафіксованого у положеннях про підрозділи і посадових інструкціях працівників. Це найважливіша передумова оптимально організованого управління. Вона вирішальною мірою визначає ефективність інформаційного забезпечення керівників, організацію раціонального документообігу і, зокрема, попереднього розгляду документів. Попередній розгляд документів сприяє децентралізації повноважень, одному з найважливіших принципів сучасного управління, оскільки дає змогу реально делегувати повноваження керівника безпосередньо підлеглим йому особам.
Билет 14.Вопрос 3
ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ
ТОВАРИСТВО
АГРОФІРМА «ПОДІЛЛЯ»
ПРОТОКОЛ
24.09.09 № 12
м. Київ
Виробнича нарада
працівників бухгалтерії
Голова Марчук В. С.
Секретар Бондарець М. М.
Присутні Устименко П. Г., Нестерова Н. П.,
Шемет Д. Н., Іванова Т. Т.
Порядок денний:
Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 3-й квартал 2009 року. Доповідь головного бухгалтера Марчук В. С.
Вказівки і пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку і звітності. Доповідь заступника головного бухгалтера Устименко П. Г.
1. СЛУХАЛИ:
Марчук В. С. – Доповіла про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.
ВИСТУПИЛИ:
Шемет Д. Н. – Вказала на потребу більш нового програмного забезпечення.
Нестерова Н. П. – Запропонувала закінчити складання квартального звіту до 2 жовтня цього року та запропонувала перерозподіл обов’язків між працівниками з цього приводу.
УХВАЛИЛИ:
Головному бухгалтеру Марчук В. С. скласти доповідну записку про нове програмне забезпечення для бухгалтерії.
Забезпечити складання квартального звіту щодо фінансової діяльності агрофірми до 2 жовтня 2009 року.
Здійснити звітування щодо фінансової діяльності агрофірми перед податковою інспекцією, державними фондами, органами статистики.
2. СЛУХАЛИ:
Устименко П. Г. – Доповіла про вказівки і роз’яснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
ВИСТУПИЛИ:
Шемет Д. Н. – Вказала на потребу проведення семінару щодо роз’яснення вказівок Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
УХВАЛИЛИ:
Вказівки і роз’яснення Держкомстату з питань обліку й звітності.
Провести семінар з працівниками відділу обліку та бухгалтерії щодо роз’яснення вказівок Держкомстату з питань бухгалтерського обліку й звітності.
Голова Марчук В. С.
Секретар Бондарець М. М.
Згідно з оригіналом Посада підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище Дата