БИЛЕТЫ И ОТВЕТЫ 13 / БИЛЕТ №8(1) Документирование системы управления ООС

БИЛЕТ №8(1)

Документирование системы управления охраной окружающей среды и управление документацией

Документация имеет большое значение в любой системе уп­равления, в том числе управления охраной окружающей среды. Система является достаточно формализованной и контролепригодной лишь в том случае, если она полностью документирована. При полной документированности системы управления каждое за­интересованное лицо может убедиться в целесообразности прово­димого мероприятия и таким образом создается атмосфера дове­рия. Например, если произошел несчастный случай или возникла аварийная ситуация, то доказательства того, что со стороны служб, отвечающих за безопасность, были приняты все предупре­дительные меры, могут быть официально представлены лишь в случае, если эти меры были задокументированы.

В соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 14001-98 организация должна устанавливать состав информации по системе управления, актуализировать ее и хранить.

В общем виде информация (на бумажном или электронном носителе) должна описывать основные элементы системы управления охра­ной окружающей среды и их взаимодействия, а также обеспечи­вать ссылку на соответствующую документацию. Документирова­ние системы управления охраной окружающей среды должно быть достаточным для описания основных элементов и их взаи­модействия, а также для обеспечения получения подробной ин­формации о работе отдельных элементов системы.

Документация должна включать информацию о процессах, организационные схемы, внутренние стандарты и процедуры ра­бот, а также планы оказания помощи в аварийных ситуациях. Она должна основываться на общих технических требованиях, требова­ниях и инструкциях по проведению проверок, планах проверок производственных процессов и рабочих инструкциях с учетом тре­бований законодательных актов, постановлений, государственных стандартов и т.д.

При этом вся документация должна быть доступна, периоди­чески изыматься по истечении срока действия. Документация долж­на быть четкой, датированной и легко идентифицируемой, поддер­живаться в рабочем состоянии и храниться в течение определенного срока. Процедуры разработки и внесения изменений в различные виды документов, а также ответственность за их выполнение долж­ны быть установлены и поддерживаться в рабочем состоянии.

В системе экологического менеджмента можно выделить две группы документов. Первую группу составляют документы, вхо­дящие в систему (руководства по управлению охраной окружаю­щей среды, методические материалы, стандарты предприятия, рабочие инструкции и нормативные документы на продукцию и оказываемые услуги). Ко второй группе относятся документы по планированию и фактические данные по результатам проверок (результаты измерений, оценок и аудита, справочные данные по охране окружающей среды, программные материалы по охране окружающей среды и т.д.).

В руководствах должны быть описаны экологическая политика и система управления охраной окружающей среды, включая орга­низационные правила и задачи, имеющие отношение к охране ок­ружающей среды, мероприятия по управлению документацией и правила проведения внутренних проверок. Вместе с тем, стандарт не требует наличия общего руководства. Описание системы управ­ления охраной окружающей среды может быть представлено в виде ряда документов: методических указаний, рабочих инструкций, инструкций по проведению проверок и т.д. Наиболее эффективной формой документирования процедур и ответственности по отдель­ным элементам экологического менеджмента являются стандарты предприятий (СТП), которые позволяют наиболее полно отражать в системе административного управления предприятия деятель­ность по охране окружающей среды. Методические материалы мо­гут регулировать отдельные методы, относящиеся к охране окру­жающей среды, а рабочие инструкции — содержать требования, предъявляемые к рабочему месту и виду деятельности.

Кроме того, следует иметь документацию по охране окружаю­щей среды, охватывающую всю информацию о выполнении необ­ходимых мероприятий, деятельности предприятия в области охраны окружающей среды, возможностях субподрядчиков и заинтересо­ванных сторон и т.д.

С практической точки зрения целесообразно иметь описание системы управления охраной окружающей среды, аналогичное описанию системы управления качеством. Если на предприятии уже действует система управления качеством, то имеет смысл объединить системы управления качеством и экологического ме­неджмента в общее руководство. При этом предприятию предос­тавляется право самому решать вопрос, создавать отдельное описа­ние системы управления охраной окружающей среды или объе­динить его с руководством по управлению качеством.