1.4 Планирование и учет затрат на эксплуатацию объекта недвижимости

Планирование процесса эксплуатации зданий заключается в разработке плана, включающего в себя описание работ, которые будут проводиться на объекте.

Качественная система управления недвижимостью должна основываться на методах планирования. Начало каждого следующего этапа работы невозможно без завершения предыдущего. Задача планирования состоит именно в том, чтобы увязать все необходимые работы в единую логическую последовательность.

Обычно перед составлением плана эксплуатации выделяют основные статьи планирования, среди которых могут быть:

- технические осмотры;

- техническое обслуживание;

- текущий и капитальный ремонты;

- санитарное содержание;

- МТО (материально-техническое обеспечение).

В плане эксплуатации объекта недвижимости рекомендуется каждую статью разбивать на более мелкие. Например, техническое обслуживание можно разделить на обслуживание систем водопровода и канализации, систем центрального отопления и горячего водоснабжения, систем электроснабжения, систем вентиляции и кондиционирования, обслуживание строительных конструкций и внешнее благоустройство территории.

Помимо статей планирования план эксплуатации объекта недвижимости включает в себя перечень необходимых работ, их стоимость и сроки выполнения. Также обязательной графой плана является ответственный исполнитель, который должен быть "под роспись" ознакомлен с планом.

Основываясь на периодах планирования, планы эксплуатации подразделяются на месячные, квартальные и годовые. На основании разработанных планов строится бюджет эксплуатации объекта недвижимости. Составление сметы эксплуатации основывается на анализе расходов за прошедшие периоды, планах работ на текущий год, существующих расценок на предполагаемые виды работ, цен на комплектующие для ремонта и расходные материалы, а также объеме финансирования. Статьи затрат сметы обычно соответствуют статьям плана эксплуатации объекта недвижимости, однако обязательной статьей сметы является и резерв на непредвиденные расходы.

Для полного и достоверного отражения фактических расходов на обслуживание объекта недвижимости управляющая компания должна вести учет затрат. Также в функции учета затрат входит контроль за эффективностью использования финансовых и трудовых ресурсов.

При учете затрат на обслуживание объекта недвижимости калькуляция проводится по каждому виду услуг, а калькуляционными единицами выступают соответствующие измерители. Содержание объекта недвижимости рассчитывается в квадратных метрах общей площади, водоснабжение и водоотведение – в кубических метрах поданной/отведенной воды, теплоснабжение – Гкал тепловой энергии, электроснабжение – кВт*ч. отпущенной электроэнергии, газоснабжение – кубических метрах природного газа или килограммах сжиженного газа. Санитарное содержание принято разделять на вывоз бытовых отходов, измеряемых в кубических метрах, уборку помещений и уборку прилегающей территории, рассчитываемых исходя из квадратных метров убираемой площади.

Среди калькуляционных статей обычно выделяют:

- содержание зданий, сооружений и инвентаря;

- теплоснабжение;

- водоснабжение и водоотведение;

- электроснабжение;

- газоснабжение;

- резервный ремонтный фонд;

- обслуживание внутридомовых сетей;

- материалы;

- амортизация;

- аварийно-восстановительные работы;

- содержание персонала;

- внеэксплуатационные и непроизводственные расходы;

- сборы и отчисления;

- прочие расходы.