1. Прес-реліз

Прес-реліз (англ. Press - release - випуск для преси) - це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Його можна використовувати під час розроблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і засобів масової інформації. Написання цього документа не вимагає великих витрат часу, проте грамотно складений прес-реліз надзвичайно ефективний, коли треба представити інформацію, яка потребує миттєвого висвітлення у ЗМІ (наприклад, дата і місце проведення громадських слухань).

Прес-реліз - інформативний документ, що повідомляє яку-небудь новину. Особливості прес-релізу: він повинен бути лаконічним, ємним, логічним. Своєрідність прес-релізу на відміну від прямої реклами і тематичної статті полягає в тому, що це коротке повідомлення, яке містить у собі ту або іншу новину.

Умовно прес-релізи можна переділити на два види: стандартний і спеціальний.

Стандартний прес-реліз призначений для інформування про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств, зокрема виокремлюють:

o стандарт-реліз, де вміщено інформацію для ЗМІ про повсякденні події;

o стандарт-реліз, що знайомить ЗМІ з подіями, які відбуваються періодично.

Спеціальний прес-реліз складають, коли виникає потреба поінформувати про незаплановані події.

За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи переділяють на анонс, запрошення, інформацію, резюме.⁶²

Види прес-релізу	Мета	Час подання
Анонс	ознайомити з подією	задовго до події
Запрошення	запросити на прес-конференцію або захід	за кілька днів до події чи прес-конференції (з урахуванням графіка роботи ЗМІ)
Інформація	висвітлити події, які відбуваються	одночасно з подією
Резюме	узагальнити події, визначити перспективи	після закінчення події

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно викласти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

1. Важлива новина.

2. Рішення написати прес-реліз.

3. Збір інформації, узгодження цитат.

4. Написання першої версії.

5. Внесення змін, підготовка остаточного варіанта.

6. Поширення прес-релізу.

7. Спілкування з представниками преси, надання додаткової ін-_формації, організація інтерв'ю.

Факти, описані в прес-релізі, повинні сприйматися як сенсація або, принаймні, бути цікавими для ЗМІ чи потенційних адресатів. Потрібно чітко уявляти, про що буде прес-реліз, яка інформація становитиме його основу: новина повинна бути не лише актуальною, а й вагомою, аби можна було ЇЇ запропонувати багатьом виданням. Щоб привернути увагу, звістка має відповідати хоча б одному із завдань засобів масової інформації: інформувати, навчати, розважати.

Найпоширенішими інформаційними підставами для складання прес-релізу є:

S підсумовування результатів діяльності установи за певний проміжок часу;

S виготовлення нової продукції, надання нових послуг населенню;

S зміна у системі роботи, впровадження нових технологій;

S заяви, виступи керівників підприємства чи інтерв'ю з ними;

✓ участь у спеціальних бізнес-заходах (презентаціях, маркетингових акціях, тендерах, аукціонах) та доброчинних акціях;

S знакові події в житті установи чи її працівників.

На етапі підготовки прес-релізу відповідальна за створення документа особа повинна мислити як журналіст.

Зібравши необхідну інформацію, можна переходити безпосередньо до створення тексту, але варто пам'ятати, що існує усталена формула для написання прес-релізів, західні журналісти називають її: "five w's & h" (з англ. п ять w та одне h). Тобто автор має вказати у прес-релізі What? (Що?) Where? (Де?) When? (Коли?) Who? (Хто?) Why? (Чому?). Сгруктурують матеріал за правилом "переверненої піраміди", зміст якого полягає у тому, щоб надати основну інформацію на початку-в заголовку і першому абзаці, так званому лідер-абзаці (ліді). Це робиться для того, щоб редактор мав можливість за потреби скоротити текст без втрати основного змісту. Отже, спочатку - найголовніше, а потім - подробиці.

Заголовок прес-релізу повинен привернути увагу читачів, виділити його з-поміж інших. Для цього варто дотримуватися таких правил:

1. Не використовуйте заголовки, схожі на нав'язливу рекламу, наприклад: Ми продаємо найкращу в світі побутову техніку. Заголовок, який містить зображення грошових знаків та велику кількість знаків оклику, теж ніколи не буде прочитаний редактором.

2. Намагайтесь не використовувати імена або ініціали, крім випадків, коли необхідно ідентифікувати особу або це сприяє правильному прочитанню заголовка.

3. Не слід використовувати заголовки у формі запитання, адже не отримавши інформації із заголовка, читач може і не "пошукати істини".

4. Уникайте у заголовках критики або засудження. Віддавайте перевагу повним реченням - з підметом і присудком, яке б розкривало зміст усього прес-релізу. Завдання заголовка - стисло передати суть прес-релізу.

Невдалий заголовок Вдалий заголовок

Громада Київщини матиме змогу долучитися Проект Національної до підготовки Національної Доктрини розвитку Доктрини розвитку освіти освіти, взявши участь у громадських слуханнях

Інституту політичних технологій

Головна новина прес-релізу має міститися у першому абзаці. Чотири перших рядки - це візитна картка прес-релізу. Тому текст недоречно починати з цитати або другорядної інформації. Добре сприймається фраза з 12 слів. Трьох-чотирьох таких фраз буде цілком достатньо, щоб у легкій ненав'язливій формі передати зміст повідомлення.

Інформацію, яку подали в першому абзаці, обов'язково деталізують у наступних, наводячи тільки факти.

Оцінні судження поміщають у цитату від очільника компанії або людини, відповідальної за проект. Цитата допоможе "пожвавити" матеріал, зробити його реалістичним. Не завершуйте прес-реліз висновками чи узагальненнями, на кшталт "На нашу думку, це дуже актуальна ruh дія" або "Попереду ще багато нових досягнень". Якщо більше нічого сказати, просто поставте крапку.

Наприкінці варто подати загальну інформацію про компанію - кілька основних фактів, які нагадають журналістові про те, хто ви і чим займаєтеся.

Обов'язково вказують ім'я, посаду і номер телефону, електронну адресу контактної особи. Це одна важливих передумов успіху прес-релізу. Зауважують, до кого журналіст може звернутися зі своїми запитаннями, тому контактна особа повинна мати час для спілкування з представниками ЗМІ і володіти інформацією.

Можна додати до прес-релізу світлину.

Під час написання прес-релізу пам'ятайте таке:

o обмежте вживання займенників я, ти, ми, нас, наш, мій;

o використовуйте цитати, уникайте мовних кліше;

o не зловживайте вузько науковими термінами; абревіатури, що вживаються в тексті хоча б один раз, потрібно розшифрувати;

o надавайте перевагу дієсловам активного стану, обмежте використання безособових конструкцій: замістьВведено в дію новий цех для виготовлення... пишіть Компанія... ввела в дію новий цех для виготовлення...;

o числівники від одного до п'яти, а також числівники на початку речення записують літерами;

o уникайте суб'єктивних оцінок та емоційних висловлювань;

o перечитайте готовий прес-реліз очима пересічного читача: чи все ви зрозуміли? чи легко було сприймати текст?

Обсяг стандартного прес-релізу не повинен перевищувати 1 сторінки, якщо прес-реліз більше двох сторінок, бажано зробити підзаголовки. Не варто перетворювати текст на один суцільний блок інформації. Вимоги до оформлення прес-релізу

Використовуйте білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, телефонами), можна також розробити спеціальний бланк для прес-рслізів.

Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом, великими літерами (кегль - 14), а через подвійний інтервал-текст (кегль - 12) -з інтервалом 1,5.

Документ друкують, дотримуючись берегів: лівий - ЗО мм, правий - 15 мм, верхній - 15 мм, нижній - ЗО мм, лише з одного боку аркуша. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, внизу зазначають продовження далі,

Прес-реліз подають у ЗМІ та інформаційні агентства декількома способами: поштою, факсом, електронною поштою, приносять особисто. Обов'язково телефонують до редакції, аби пересвідчитися в тому, що ваш матеріал надійшов.

2. Звіт.

Звіт - документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підроз­ділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладаєть­ся на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують поря­док їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми.

Реквізити:

1. Ґриф затвердження праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) - для зовніш­нього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

- «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу...», «про педагогічну (виробничу) практику...» тощо;

- термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І квар­тал 2002 р. тощо);

- статус, посада й місце роботи (навчання) укладача; прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

- вступ (зазначається обсяг завдань, які були постав­лені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

- основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, прак­тики тощо);

- висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів ро­боти, практики, перспективи на майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

- службова (доповідна, пояснювальна) записка; довідкові матеріали;

- квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізви­ще (для зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

Звіт про педагогічну практику

студента групи ГЕ-41 географічного ф-ту ХНУ їм. В. Каразіна

Божедая В. І.

Практику проходив із і0.02.2002 до 22.03.2002 в СШ м. Золочів Харківської обл. У школі було створено належні умови для проходження практики. В одному класі було поєднано викладання географії та історії, що створювало певні складнощі в розміщенні наочності та приладів. Кабінет та географічний майданчик достатньо обладнано технічними за­собами, але бракує сучасних мап, атласів, нових підручників та довідково-методичної літератури.

За час практики:

1) провів 10 уроків із географії, 4 з них залікові, які про­аналізували вчитель-методист і керівник практики;

2) брав участь в обговоренні та аналізі 4 уроків інших практикантів;

3) зібрав інформаційно-довідковий матеріал для написан­ня реферату «Екологічна абетка»;

4) розробив і виготував 2 комплекти роздаткового мате­ріалу (анкети);

5) підготував і провів виховний захід «Дбай про майбутнє сьогодні»;

6) брав участь у засіданнях гуртка «Екологія рідного краю» та в укладанні загальношкільної програми «Позакласна крає­знавча робота» на 2002/2003 навч. р.

Успішному проведенню практики значною мірою сприяли допомога й доброзичливе ставлення дирекції та викладачів до студентів-практикантгв.

Додатки:

1) характеристика-вгдгук;

2) план контрольного уроку;

3) план виховного заходу;

4) психологічна характеристика учня.

22.03.2002 (підпис)

Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Доповідна записка — це документ, у якому викладається інформація про ситуацію, що склалася, про наявні факти, про виконану роботу. Вона може містити пропозиції, висновки, прохання автора.

Внутрішні доповідні записки адресуються керівникові установи чи підрозділу, де працює укладач, зовнішні — керівникові вищої організації (установи). Складається цей документ за вказівкою керівника або з ініціативи автора.

Пояснювальна записка — це документ, який з'ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події.

Службова записка має такі реквізити:

1. Назва структурного підрозділу.

2. Посада, прізвище й ініціали керівника, якому подається записка (у давальному відмінкові).

3. Посада, прізвище ім'я та по батькові (або ініціали) укладача (у родовому відмінку без прийменника від).

4. Заголовок (Службова записка/Пояснювальна записка/Доповідна записка).

5. Дата.

6. Текст: описова частина і пропозиції.

7. Посада, прізвище й ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

3. Довідка — це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові. Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди). Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. назву організації, що видає довідку;

2. дату видачі й номер довідки;

3. прізвище, ім'я та по-батькові особи, якій видається довідка;

4. текст довідки;

5. призначення довідки (куди подається);

6. підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

7. Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах фіксуються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

8. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії.

9. За обсягом фіксованої інформації протоколи переділяють на: Смислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, хто висловився.

10. Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

11. Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

12. Протокол має такі реквізити:

13. 1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

14. 2. Порядковий номер протоколу.

15. 3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

16. 4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

17. 5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації ліворуч. У цьому ж рядку праворуч пишуть місце проведення (назву міста).

18. 6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.

19. 7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

20. 8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.

21. 9. Текст.

22. 10. Перелік додатків до щютоколу із зазначенням кількості сторінок.

23. 11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

24. Основний текст протоколу переділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: "Слухали", "Виступили", "Ухвалили", що оформлюються без відступу від межі лівого берега.

25. Слово "Слухали" друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

26. Так само оформляється розділ "Виступили".

27. У розділі "Ухвалили" повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

28. Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування.

29. Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:

30. 7. За Кондратюка Б. П. - 45 голосів, проти - 2, утримався - 1.

31. Протоколи групуються в хронологічному порядку та за номерами; документи, що стосуються одного протоколу,- за порядком денним.

32. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи.

33. Рішення колегій установ упроваджуються в життя наказами керівника організації.

34. Крім повного протоколу, є ще витяг з протоколу.

35. Витяг з протоколу - це коротка форма протоколу. В ньому вказують:

36. 1. Назву виду документа.

37. 2. Порядковий номер.

38. 3. Назву зборів, засідання, наради тощо.

39. 4. Дату проведення, місце проведення.

40. 5. Присутніх.

41. 6. Текст, що складається з розділів "Слухали" і "Ухвалили".

42. 7. Підписи голови й секретаря.

43. У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

44. Пояснювальна записка — це документ, в якому:

45. - особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

46. - міститься додаток чи доповнення до основного до­кумента, в якому пояснюється зміст окремих йо­го положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

47. Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особис­тими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

48.  Службова пояснювальна записка містить такі рекві­зити:

49. 1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

50. 2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

51. 3. Назва документа.

52. 4. Дата.

53. 5. Номер.

54. 6. Заголовок (Про…).

55. 7. Текст.

56. 8. Посада адресанта.

57. 9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.