3.2 Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Издание распорядительных документов обязательно по следующим вопросам: организационным, планирования производства, строительства, материально-технического снабжения, сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы. Это, конечно, не все вопросы, по которым необходимо создавать распорядительные документы, но они являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обязательного издания распорядительных документов.

Решениекак распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем словоРЕШИЛна отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже – действие – срок исполнения. Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

Распоряжениеиздается руководителями разного уровня для решения оперативных вопросов и доводится до исполнителей под роспись. Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. Распорядительная часть начинается словомОБЯЗЫВАЮ.

Основным распорядительным документом является приказ.

Приказ (по основной деятельности)– правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу; проработка информационно-справочных документов организации: справок, отчетов, писем; подготовка текста документа; согласование документа; подписание приказа; доведение его до сведения исполнителей.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ,которое пишется прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение) – действие – срок исполнения. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия. Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Дата приказа – это дата подписания приказа, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ. Проект приказа до подписания согласовывается (виза) с руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, юристом. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам. Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении…», «Об утверждении…», «О введении…») (приложение Д).

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. К вопросам организационно-методического характера относятся организация исполнения приказов и организация исполнения инструкций. Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа. Распорядительная часть указания начинается словомПРЕДЛАГАЮ, в ней отражаются предписываемые действия. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ – действие – срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания.

Постановление является правовым актом и принимается высшими центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, а также установления норм и правил поведения.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования.

Протокол –организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»; пишутся от нулевого положения табулятора. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) – по каждому вопросу отдельно. Оформляется от нулевого положения табулятора без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится номер вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем – содержание доклада, сообщения. После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки - инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем – содержание доклада, сообщения. Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ, затем – действие-исполнитель-срок. Датой протокола является дата проведения собрания, совещания, заседания. Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки к заседанию (приложение Е).