31)Класифікація документів

Документ – основний вид ділового мовлення,що містить інформацію,»зафіксовану на матеріальному носії,основною фунцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі».Документи виконують офіційну,ділову й оперативну фунції,оскільки вони – писемний доказ,джерело відомостей довідкового характеру.

Документи поділяють за такими основними ознаками: 1)За найменуванням - наказ, протокол, статут, акт, довідка;2)За походженням - службові та особисті;3)За місцем виникненням - внутрішні та зовнішні; 4)За напрямком - вхідні та вихідні; 5)За формою - типові, трафаретні, індивідуальні; 6)За способом фіксації - письмові, графічні, акустичні, фото- та кінодокументи; 7)За стадіями створення - оригінали та копії;8)За терміном зберігання - тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання; 9) За змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо. 10)За призначенням – організаційні,розпорядчі,довідково – інформаційні,господарсько – договорні,щодо особового складу;11)За строками виконання – звичайні безстрокові,термінові й дуже термінові.;12)За ступенем гладкості – загальні,таємні,для службового користування(ДСК);13)За складністю – прості й складні.;14)За технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним чи електронним способом;15)За носієм інформації – оформлені на папері,диску,фотоплівці,магнітній стрічці,перфострічці

32)Національний стандарт України.Склад реквізитів документів. Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" ДСТУ 4163 -2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:1)Органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;2)Підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класі уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:01. - зображення Державного герба України;02. - зображення емблеми організації або товарного знака;03. - зображення державних нагород;04. - код організації.;05. - код форми документа;06. - назва організації вищого рівня;07. - назва організації.;08. - назва структурного підрозділу організації;09. - довідкові дані про організацію. 1(1. назва виду документа;11. - дата документа;12. - реєстраційний індекс документа;13. - посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа,на якого дають відповідь;14. - місце складання або видання документа;15. - гриф обмеження доступу до документа;16. – адресат;17. - гриф затвердження документа;18. – резолюція;19. - заголовок до тексту документа;20. - відмітка про контроль;21. - текст документа;22. - відмітка про наявність додатка;23. – підпис;24. - гриф погодження документа;25. - візи документа;26. - відбиток печатки;27. - відмітка про засвідчення копій;28. - прізвище виконавця і номер його телефону;29. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;30. - відмітка про наявність документа в електронній формі;31. - відмітка про надходження документа до організації від адресата;32. - запис про державну реєстрацію. 33)Вимоги до змісту та розташування реквізитів.Вимоги до бланків документів. Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку чи чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, що містять трафаретний текст.Бланк - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією й місцем, відведеним для змінної. Бланки виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 1 вересня 2003 року.Він установлює такі види бланків:1) загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листа;2)бланк листа;3)бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити: (М, 02, fl3, 04" 06, 07, 08, 09, J4. Можна розміщувати обмежувальні позначення для реквізитів: Ц, 12,19, 20.Бланк конкретного виду документа містить реквізити: 01,02, 03, 04, 05, 06,02, 0£, J0,14, а також обмежувальні позначення для реквізитів: 11,12,12,20.Реквізити можуть розташовуватись одним із способів:1)центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);2)прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).Бланки виготовляють на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Реквізити друкують українською мовою.Згідно із Законом України "Про мови в Українській PCP" суб'єкти України мають право реквізити 06,02, 0§, 09 друкувати українською мовою та мовою національних меншин на одному рівні поздовжнього бланка.Бланки можна облікувати, проставляючи порядкові номери нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому березі зворотного боку бланка.Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру. 34)Оформлення сторінок.Вимоги до тексту документа. Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (2І0 х297 мм) і А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати і папір формату A3 (297 х 420 мм) та А6 (105 х 148 мм). Документи повинні мати такі береги (в мм): 30 - лівий; 10 - правий; 20 - верхній та нижній. Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами. Назву виду документа друкують великими літерами.Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків). Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у правому верхньому кутку, а парні - у лівому верхньому кутку аркуша.Якщо текст документа містить кілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.