15 День
Инвентаризации товарно-материальных ценностей
Инвентаризация – это форма контроля над сохранностью товарно-материальных ценностей, денежных и других средств учреждения, предприятия. Инвентаризации должны осуществлять всеми предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями независимо от форм собственности. Ответственность за организацию инвентаризации возлагается на руководителя предприятия.
Инвентаризация – это процесс, включающий несколько этапов:
1. подготовительный этап;
2. этап проверки (проверка фактического наличия имущества и обязательств);
3. Сравнительно-аналитический этап (подтверждения существующих оценок объектов учета, выявление инвентаризационной разницы);
4. итоговый этап (подтверждения результатов инвентаризации и внесения ее результатов в регистров бухгалтерского учета).
Ответственность за организацию инвентаризации возложены на руководителя предприятия. Для проведения инвентаризации на предприятии распорядительным документом создаются постоянно действующие комиссии в составе руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера. Такие комиссии возглавляются руководителем предприятия или его заместителем. Для непосредственного проведения инвентаризации ценностей создается комиссия в составе: представителя вышестоящей организации – председатель комиссии, провизора, экономиста, работника бухгалтерии, материально-ответственных лиц. В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризационные ценности, цены и первичный учет. Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии одних и тех же материально-ответственных лиц и одного и того же работника два раза подряд. Персональный состав постояннодействующих инвентаризационных комиссий и рабочих инвентаризационных комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризации, утверждается приказом руководителя по форме № 47-МЗ.
Инвентаризация денежных средств.
После получения расписки комиссия в первую очередь проводит инвентаризацию денежных средств в кассе. До снятия наличных денег по кассе у кассира необходимо получить последний кассовый отчет АП-32 на момент инвентаризации, проверить отчет, правильность вывода остатка денежных средств с показателями грустящих контрольных датчиков контрольного кассового аппарата на момент инвентаризации. При инвентаризации кассы проверяют фактическое наличие денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Подлежат также проверке бланки строгой отчетности - трудовые книжки, кассовые ордера, поручение и т.д. Никакие документы или расписки в остаток наличности кассы не включаются. Заявление кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, во внимание не принимаются. Наличные деньги по определению приходным кассовым ордерам и показателям ЭККА считаются излишком кассы и должны быть в трехдневный срок внесенные в бюджет. Результаты инвентаризации кассы оформляются актом ф.инв.-15, в котором указывается фактическое наличие денежных средств, сколько числится по данным учета, нехватка, или излишки, последние номера приходных и расходных кассовых ордеров.
При обнаружены различий фактических и учетных данных кассир должен написать письменное объяснение, а инвентаризационная комиссия объяснить причины их возникновения. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся на этом счете сумм:
при сдаче выручки - с данными квитанций учреждений банка, сберегательной кассы, почтового отделения, копий сопроводительных сведений на сдачу выручки инкассатором банка и т.п.
по суммам, перечисленным вышестоящей организацией или предприятием своей системы - с данными получения от них сообщений с указанием даты, номера получения, суммы и поименными учреждениями Нацбанка или почтового отделения.
Инвентаризации товарно-материальных ценностей (товаров)
Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводится в короткие сроки, устанавливаются администрацией при назначении инвентаризации и не должны продолжаться более трех дней. Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке размещения ценностей в данном помещении, нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного вида товарно-материальных ценностей к другому. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одной материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по месту хранения. После проверки ценностей вход в помещение опечатывается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Председатель рабочей комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего аптекой и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания и перемеривания.
Товарно-материальные ценности заносятся в описи по типовой межведомственной форме iнв-3.
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей - по каждому наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, сорта, концентрации и количестве. Опись составляется в 3-4-х экземплярах. Пишут обязательно 2 работники для сверки. Один экземпляр описи заполняется материально-ответственным лицом, вторые - 2 - под копирку одним из членов комиссии (4 - при передаче - лицо, которое передает материальные ценности). Категорически запрещается вносить в опись данные об остатке ценностей со слов ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. Товарно-материальные ценности, которые поступили во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описании указывается когда, от кого они поступили, дата и номер приходного документа, название, количество, цена и сумма, одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описании, в которую записаны эти ценности.
Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественном учете (яды, наркотики, прекурсоры, психотропные, этиловый спирт) вносят в сверочную ведомость АП-43, в которой, кроме фактической наличии препаратов по наименование, указывается остаток по учетными данными, расход за межинвентаризационный период и нормы естественной убыли. Если в процессе инвентаризации выявлены испорченные, просроченные по срокам годности товары, они не включаются в опись. Комиссия составляет акт по форме АП-20 «О порче товарно-материальных ценностей». Если обнаружены неходовые товары, они включаются в отдельную опись.
Товарно-материальные ценности, принадлежащие другим предприятиям и находятся на ответственном хранении, инвентаризируются одновременно с собственными товарно-материальными ценностями. На эти ценности составляется отдельная опись по типовой Межведомственной форме инв.-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение», в которые делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих ценностей на ответственное хранение. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий, заносятся в описании на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описании на эти ценности указываются их наименования, количество, сорт, фактическая стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранения, место хранения, номера и даты документов. При получении от предприятий на ответственное хранении которых эти ценности находятся, копий инвентаризационных описаний комиссия сопоставляет фактическую наличие ценностей (по данным копий инвентаризационных описей) с количеством, установленной по документам.
Оформление инвентаризационных сведений.
Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. Инвентаризационные описи, составленные вручную заполняются чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом, четко и ясно.
Никаких помарок и подчисток не допускается. На каждой странице инвентаризационной описи указывается прописью число порядковых номеров записанных товарно-материальных ценностей в натуральных показателях и общий итог количества всех ценностей, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности указаны. Исправление ошибок должно проводиться по всем еземплярах описей путем зачеркивания исправленных записей и преставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправление должно быть оговорено и подписано всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В инвентаризационных описях не разрешается оставлять незаполненные сроки. В последнем листе описи незаполненные сроки прочеркиваются. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, которая подтверждает проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных ценностей в описании на ответственное хранение. При проверке фактического наличия ценностей в случае изменения материально-ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается об их получении, а сдав - о их сдаче. Если инвентаризация ценностей не завершена на протяжении одного дня, помещения, где хранятся ценности, при выходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбиратор на работе инвентаризационной комиссии хранится у председателя комиссии, а ключ у материально-ответственного лица. Во время перерыва в работе комиссии описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, в сейфе. До дня окончания снятия фактических остатков должна быть завершена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, проведены соответствующие записи в карточках учета и выведены остатки на день инвентаризации.
Порядок инвентаризации основных средств, малоценного инвентаря и других материальных ценностей.
Инвентаризация основных средств, сырья, материалов и других ценностей производится каждом местонахождение и их ответственные лицу на хранении которой эти ценности находятся. Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.
Инвентаризации основных средств
До начала инвентаризации необходимо проверить:
наличие и состояние инвентаря карточек, инвентарных книг или описаний;
наличие и состояние технического паспорта или другого технической документации;
наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием в аренду, на хранение и во временное пользование.
При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При выявлении расхождений или неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. При инвентаризации основных средств комиссия в обязательном порядке проводит обзор объектов в натуре и заносит в описании по типовой Межведомственной форме инв.-1 «Инвентаризационная опись основных средств», полную их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Основные средства, которые непригодны в эксплуатацию и не подлежат восстановлению в инвентаризационную опись, не включаются. На эти объекты инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности - порча, полный износ и т.д. Одновременно, с инвентаризацией собственных, проверяются арендованной средства. Описи арендованных объектов составляются отдельно по каждому арендодателю. В них, кроме установленных сведений, указывается также название арендодателя и срок аренды. Один экземпляр описи арендованных средств передается арендодателю.
Обязательно проводится инвентаризация:
зданий, сооружений и других неподвижных объектов - не меньше одного раза в три года;
других основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год. Не ранее 1 октября;
Инвентаризация малоценных и быстроизнашивающихся предметов
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации инвентаризуются по месту их нахождения и лицах, на сохранении которых они находятся. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся в «Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей» по форме инв.-3. Инвентаризации проводится путем осмотра каждого предмета. В инвентаризационные описи Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы вносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. В описании указывается первым стоимость предметов. Предметы спецодежды, отправлены в стирку и ремонт должны записываться в инвентаризационную опись на основании сведений-накладных или квитанций предприятий бытового обслуживания. На Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в непригодность рабочей инвентаризационною комиссией составляются акты установленной формы с указанием времени эксплуатации, причин непригодности, возможности использования на хозяйственные цели.
Инвентаризация тары
В розничных аптечных учреждениях при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей одновременно инвентаризуется тара. Тара заносится в описании по видам, целевое назначение и качественном состояния – новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д. Перед проверкой пустая тара должна быть подобранная по видам:
деревянная - ящики, бочки;
картонная;
металлическая;
текстильная – мешки.
На тару, пришедшую в непригодность комиссией составляется акт с указанием причин и лиц, ответственных за тару.
Инвентаризация других ценностей - вспомогательных материалов, топлива, ЛРС, стройматериалов производится также как и инвентаризации товаров, но на самостоятельных описях
Инвентаризации расчетов – с покупателями, подотчетными лицами, работниками, по дебиторской и кредиторской задолженности. Комиссия контролирует денежные суммы, находящиеся на расчетных и других счетах в банке, проверяет долговые суммы, а также непогашенные авансы. Результаты оформляются актом форма инв.-17. В тех случаях, когда условиями организации производства комиссия не имеет возможности сразу провести подсчеты наличии материальных ценностей и записать их в инвентаризационную опись для учета фактического наличия сырья, готовой продукции, товаров и других материальных ценностей, применяет «Инвентаризационный ярлык» по типовой межинвентаризационной форме инв.-2. Ярлык заполняется в одном экземпляре, который сохраняется с просчитанными ценностями по месту их нахождения. В нем указывается название, единицы измерения, показатели качественной характеристики - марки, сорт, размер, качество и другие признаки, которые необходимы для включения в инвентаризационные описи. Данные формы инв.-2 используются для заполнения инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей.
Документальное оформление результатов инвентаризации
После завершения инвентаризации проводится исполнительная проверка правильности всех подсчетов, проведенных в описях (актах). Выявлены ошибки в ценах, таксировка, подсчеты должны быть выправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально-ответственных лиц. На последней странице описи также должна быть сделана отметка о проверке цен, Таксировка и подсчет итогов за подписями лиц, которые проводят эту проверку. Оформление описи председатель комиссии передает:
первый экземпляр (контрольный) - вышестоящей организации, владельцу;
второй экземпляр - руководителю, главному бухгалтеру;
третий - под расписку на первом экземпляре - материально-ответственные лицу;
четвертый экземпляры - материально-ответственные лицу, сдавшему ценности - при передаче ценностей.
Товары в описях оцениваются в розничных и оптовых ценах. Для выявления результатов инвентаризации ценностей составляется:
«Сводная опись инвентаризационных листов (отдела аптеки)» по форме АП-45.
На основании водорода описей отделов составляется «Сводная инвентаризационная ведомость по аптеке» АП-46.
«Сверочная ведомость результатов инвентаризации основных средств» ф. инв.-18.
«Сверочная ведомость на этиловый спирт, ядовитые, наркотические и другие средства, подлежащие предметно-количественному учету» АП-434. Акт результатов инвентаризации - АП - 48.
При составлении акта АП-48 используются данные фактических остатков ценностей на день инвентаризации и данные бухгалтерского учета. Заведующий аптекой должен предоставить комиссии отчет о финансово-хозяйственные деятельности аптеки на день инвентаризации. В акте отражаются результаты инвентаризации, то есть различия между показателями по данным бухучету и данным инвентаризационных описей. Руководители и их заместители должны проводить контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. При контрольных проверках проверяют не менее 10% названий дорогих медикаментов. При этом оформляется акт контрольной проверки формы 49-МЗ. Контрольные проверки должны быть проводиться после инвентаризации до открытия аптеки. Окончательный результат инвентаризации бухгалтерия обязана установить: в аптеках в 3-хдневный срок, в мелкорозничной аптечной сети - 1 день, по составу - не позднее 10 дней. Выявлены при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия ценностей против данных бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке: потеря ценностей в пределах установленных норм списывается по распоряжению руководителя учреждения, на издержки обращения или материальные затраты. Нормы расходов могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Списание материальных ценностей в пределах норм потерь до установления факта недостачи запрещается. Недостача ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновного лиц.