Результат заполнения зависит от направления перетаскивания маркера заполнения, выделенного интервала, содержимого ячеек, а также от того, удерживается ли клавиша Ctrl. Если автозаполнение начинается с одной числовой ячейки, то с зажатой клавишей Ctrl будет происходить увеличение значения каждой следующей ячейки на единицу; без этого происходит копирование данных. Если автозаполнение начинается с двух числовых ячеек, будет создан числовой ряд с заданным шагом, а при зажатой клавишей Ctrl – копирование данных (рис. 2.5.8).

Создание пользовательских списков

При частом использовании особых рядов данных, например, списков изделий или имен, для автоматического ввода этих данных в рабочие листы рекомендуется воспользоваться автозаполнением (пользовательским списком). Введя в рабочий лист любой элемент списка, можно с помощью маркера заполнения автоматически вывести на рабочий лист весь список или его часть, подобно названиям дней недели или месяцев (рис. 2.5.8).

Для задания пользовательского списка необходимо выполнить команды: Сервис Параметры Списки Новый список (далее ввести элементы спи-

ска в отведенное для этого поле или импортировать список из таблицы, указав ссылку на ячейки, где он расположен).

Примечание:

Списки можно начинать с любого символа, за исключением числа.

При создании списков игнорируются ошибочные значения и формулы.

Отдельныйэлементспискаможетсодержатьдо80 символов.

Каждый пользовательский список может содержать до 2000 элементов.

Тема 21. Создание формул

Простейшие формулы

Ввод любой формулы начинается со знака равенства «=», без него вводимые формулы интерпретируются как текст или число. После ввода формулы (нажатия Enter) в ячейке отображается результат вычислений, а саму формулу можно прочитать в строке формул.

В формулах используются: операторы, константы, ссылки, функции и имена. Перерасчет результатов вычислений в электронных таблицах производится автоматически сразу же после обновления на экране любых исходных данных. В этом состоит основное удобство электронных таблиц: один раз составленная калькуляция может использоваться многократно для выполнения расчетов при

различных исходных данных.

Операторы

Как уже было отмечено, написание формулы начинается со знака равенства, за которым идут вычисляемые элементы, разделяемые операторами. Порядок вычисления в формуле управляется с помощью скобок.

41

Приоритет операций:

вычисления в скобках выполняются в первую очередь;

умножение и деление – перед сложением и вычитанием;

последовательные операции одного и того же приоритета выполняются слева направо.

Для изменения порядка вычислений можно использовать скобки, но обязательно для каждой открывающей скобки (левой) в формуле должна стоять закрывающая скобка (правая).

ВMicrosoft Excel используется четыре вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок (табл. 2.5.2-2.5.5).

Ввод формулы в ячейку начинается со знака равенства, затем обычным образом набирается формула с использованием арифметических операций: + – * /.

Компонентами формулы могут быть числа, адреса ячеек, например: =123,45 + (А1+С1)/В2, а также функции, имеющиеся в библиотеке Excel (см. далее).

Для вставки адреса ячейки в формулу нужно выделить эту ячейку мышью при вводе формулы или ввести ссылку с клавиатуры на английском языке.

Аналогично указываются ссылки на ячейки других листов той же рабочей книги, а также других файлов. При этом адрес ячейки будет включать соответственно имена листа и книги, например:

–ссылка на другой лист: =Лист2!B7;

–ссылка на другую книгу: =[Задача1.xls]Лист1!D4.

Имя листа отделяется от адреса ячейки знаком восклицания, имя файла заключается в квадратные скобки.

Относительные, абсолютные и смешанные ссылки

Относительные ссылки – определяют адрес ячейки по отношению к активной ячейке.

Абсолютные ссылки – задают адрес ячейки в соответствии с их положением на рабочем листе.

Смешанные ссылки – содержат и относительный, и абсолютный компоненты адреса ячейки.

Ссылки в рабочих книгах Microsoft Excel используются при копировании формул. В зависимости от используемых ссылок различают разные способы адресации (табл. 2.5.6).

Таблица 2.5.6

Способы адресации

Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша [F4].

Пример 1. В столбце С построчно нужно получить результат умножения чисел из столбцов А и В (рис. 2.5.9):

1.Выделяем ячейку С1 и вводим знак «=».

2.Указываем в формуле адрес ячейки А1, выделив эту ячейку мышью или курсорными стрелками на клавиатуре.

3.Ставим знак умножения «*».

43

Автосумма

Чтобы быстро найти сумму значений диапазона ячеек в Excel, используют кнопку «Автосумма» () на панели инструментов:

1.Выделяем ячейку, где нужно получить результат суммирования.

2.Нажимаем кнопку.

3.Если программа сама не выделила ячейки, значения которых суммируем, то выделяем мышью нужный диапазон (например, В2:С7).

4.В строке формул появляется запись: =СУММ(В2:С7).

5.Заканчиваем операцию клавишей Enter.

Мастер функций

Прекрасный способ доступа к встроенным функциям в Microsoft Excel заключается в использовании «Мастера функций», который поможет выбрать функцию и правильно указать ее аргументы. В строке формул отобразится весь процесс построения формулы:

1.Для вызова «Мастера функций» нажимается кнопка на панели инструментов.

2.В появившемся диалоговом окне «Мастер функций – шаг 1 из 2» нужно

указать: Категорию функции Имя функции OK. Имя функции заносится в строку формул.

Рис. 2.5.10. Выбор функции

3. Открывается окно для ввода аргументов функции.

Рис. 2.5.11. Ввод аргументов

45

Вверхней части окна размещаются поля для ввода аргументов, а в нижней части располагается справочная информация, где указывается общее описание функции и сведения о задаваемом аргументе. Если имя аргумента указано полужирным шрифтом, то его ввод является обязательным, а если обычным, то его можно опустить. Если окно закрывает ячейки, адреса которых нужно указать в качестве аргументов, следует нажать на кнопку справа от поля ввода. Она позволяет свернуть окно, а затем восстановить его.

Встроке формул аргументы функции указываются в круглых скобках и разделяются точкой с запятой.

Например: =ОКРУГЛ(В2;2) , что означает округление значения ячейки В2 до двух знаков после запятой.

Сложные функции

Иногда требуется ввести сложную функцию (аргументом функции является другая функция). Например, рассчитать среднее значение нескольких чисел (57; 65;81) и округлить результат, оставив 1 знак после запятой.

Пример. Итоговая функция в строке формул должна выглядеть следующим образом: =ОКРУГЛ(СРЗНАЧ(57;65;81);1).

Для ее ввода нужно выполнить следующие операции:

1.Вызвать с помощью Мастера функций математическую функцию ОКРУГЛ.

2.В качестве первого аргумента указывается округляемое число. Мы должны вызвать функцию для расчета среднего значения.

Кнопка fx в этот момент неактивна. Функцию СРЗНАЧ (она относится к категории статистических) можно вызвать из раскрывающегося

списка слева от строки формул (смотри рис. Рис. 2.5.12. Ввод сложной функции

2.5.12) В случае, если функции СРЗНАЧ нет в раскрывающемся списке, следует выбрать пункт «Другие функции».

3.Откроется окно функции СРЗНАЧ. Указываем числа, для которых нужно найти среднее арифметическое.

4.Чтобы вернуться к первой функции, ставим курсор в строку формул на имя функции ОКРУГЛ. Вновь откроется окно с ее аргументами, где мы должны ввести второйаргумент– количестводесятичныхразрядов(внашемпримере – один).

5.Подтверждаем ввод кнопкой «ОК».

Библиотека функций Microsoft Excel

Математические функции

Ниже приведены 22 наиболее распространенные функции:

Кроме этих функций, Microsoft Excel в этой же категории содержит еще 37 менее употребительных функций, не включенных в данный перечень.

Статистические функции

Приведены 10 наиболее распространенных функций:

И еще 70 других менее распространенных функций, не включенных в данный перечень.

47

Пример использования логической функции

Работникам некоторого предприятия со стажем работы в данной организации 10 лет и более положена надбавка в размере 20% от оклада.

Данные о работниках внесены в таблицу MS Excel (табл. 2.5.7). Воспользуемся для определения надбавки функцией ЕСЛИ. Формула в ячейке D2 должна выглядеть следующим образом: =ЕСЛИ(В2>=10;С2*20%;0).

Три аргумента функции разделены в формуле точкой с запятой. Первый аргумент функции ЕСЛИ содержит условие.

Второй аргумент содержит значение, которое появится в текущей ячейке (D2 в нашем примере), если условие первого аргумента окажется выполненным.

Третий аргумент содержит значение, которое появится в ячейке, если условие первого аргумента не выполняется.

Для заполнения ячеек D3:D7 формула ячейки D2 копируется вниз с помощью маркера автозаполнения.

Пример использования финансовой функции

АМГД возвращает годовую амортизацию имущества для указанного периода.

Синтаксис:

=АМГД(стоимость; остаточная стоимость; время эксплуатации; период). Стоимость – это начальная стоимость имущества.

Остаточная стоимость – это остаточная стоимость в конце периода амортизации.

Время эксплуатации – это количество периодов, за которые собственность амортизируется (иногда называется периодом амортизации).

Период должен быть измерен в тех же единицах, что и время полной амортизации.

Если Вы купили грузовик за 30 000 руб., который имеет срок эксплуатации 10 лет и остаточную стоимость 7 500 руб., то годовая амортизация за первый год составит:

=АМГД(30000;7500;10;1) равняется 4090,91 руб.

Годовая амортизация за 10-ый год составит:

=АМГД(30000;7500;10;10) равняется 409,09 руб.

Функции даты и времени

Приведены 19 функций (весь перечень):

Другие функции

Ссылки и массивы – 17 функций. Работа с базой данных – 12 функций. Текстовые – 23 функции.

Проверка свойств и значений – 15 функций.

Примечание. Полный список функций доступен, если включен «Пакет анализа» через пункт меню Сервис Надстройки…

Ошибочные значения

Если программа Microsoft Excel не в состоянии произвести правильное вычисление формулы в ячейке, то в эту ячейку вводится ошибочное значение. Ошибочные значения всегда начинаются со знака числа (#). В табл. 2.5.8 представлены ошибочные значения и соответствующее им описание ошибок в записи формул.

Таблица 2.5.8

Ошибочные значения

#####Результат вычислений не убирается в ячейке. Это значение появляется также для числовых констант, длина которых превышает размер ячейки. Фактически, это не ошибочное значение, а сообщение, указывающее на необходимость расширить столбец

52

Работа с матрицами

Рассмотрим отдельно работу с функциями, позволяющими производить некоторые действия с матрицами.

С функциями, возвращающими не одно число, а массив чисел нужно работать несколько иначе.

Порядок действий:

1.Матрицы-операнды (с которыми будут производить действия) необходимо набрать в таблице (каждый элемент в отдельной ячейке).

2.Выделить диапазон для результирующей матрицы.

3.Ввести формулу, пользуясь матричными функциями (см. табл. 2.5.9).

4.Чтобы получить результат во всех ячейках выделенного диапазона (все элементы новой матрицы), для подтверждения ввода формулы нужно нажимать не Enter или «ОК», а сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter (первые две клавиши зажать, затем – Enter).

Если формула для матрицы введена в 1 ячейку (первоначально диапазон выделен не был), то можно затем выделить диапазон, нажать F2 (редактирование) или поставить курсор в строку формул, нажать Ctrl+Shift+Enter.

Специальных функции для нахождения суммы матриц и для умножения матрицы на число не существует. Эти операции можно выполнять двумя способами:

1.Записывается формула для первого элемента новой матрицы и с помощью маркера заполнения применяется ко всему диапазону.

2.Задается матричная формула для диапазона ячеек ({=A+B}, {=α*A}). A и B – диапазоны ячеек, содержащих элементы матриц.

Пример 1. В таблице заданы две матрицы размером 3×3. Найдем их сумму

(рис. 2.5.13).

53