Тема 28. Ввод и просмотр данных посредством формы

Формы – обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет одновременно отображать выбранные поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно также создать кнопочную форму для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов.

В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных, но эти действия производятся в режиме конструктора форм.

Создать форму можно несколькими способами:

Конструктор позволяет создать форму самостоятельно, но для начинающих пользователей это может оказаться сложным.

Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Microsoft Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. В этом режиме можно выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец (рис. 2.6.6), ленточная (рис. 2.6.7), табличная (рис. 2.6.8)

ивыровненная (рис. 2.6.9). Если пользователя в этой форме что-либо не удовлетворяет, то он может исправить это в режиме «Конструктора».

Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Это удобно, когда базовая таблица одна, содержит небольшое число полей, и необходимо создать простую форму.

Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица – со сводной таблицей Excel.

Рис. 2.6.6. Формы в один столбец

78

Поля в форме «В один столбец» (рис. 2.6.6) упорядочены и расположены друг под другом. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упорядочить различными способами. Microsoft Access дает возможность использовать большинство стандартных элементов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тень) позволяют создать удобные формы с привлекательным внешним видом. Ленточная и табличная формы похожи друг на друга. Табличная форма практически повторяет вид таблицы, и для нее ограничены возможности оформления. В ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными. Формы «В один столбец» и «Выровненная» выводят данные каждой записи отдельно. Для перехода между записями служит переключатель в нижней части формы.

Рис. 2.6.7. Ленточная форма

Рис. 2.6.8. Табличная форма

Рис. 2.6.9. Выровненная форма

Если форма создается на основе одной таблицы или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если разрабатывается форма на основе нескольких таблиц или запросов, то мастер форм предложит создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или в табличном виде.

79

Тема 29. Формирование запросов

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Microsoft Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном сводной таблице Excel, а также выполнять вычисления с группами записей.

ВMicrosoft Access можносоздаватьследующиетипызапросов:

запрос на выборку;

запрос с параметрами;

перекрестный запрос;

запрос на повторяющиеся записи;

запрос на записи без подчиненных;

запросы на изменение;

запросы SQL.

При создании запроса открывается окно «Новый запрос», вид которого представлен на рис. 2.6.10.

Рис. 2.6.10. Способы создания запроса

В окне предоставляется выбор одного из пяти способов: «Конструктор», «Простой запрос», «Перекрестный запрос», «Повторяющиеся записи», «Записи без подчиненных».

«Конструктор» позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов.

«Простой запрос» служит для создания с помощью «Мастера» запрос на выборку определенных полей из таблиц или других запросов (это – самый легкий способ создания запроса для начинающих пользователей).

«Перекрестный запрос» позволит отобразить результаты статистических расчетов (таких как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй – в верхней строке. Перекрестный запрос подобен сводной таблице в MS Excel.

При выборе пункта «Повторяющиеся записи» будет создан запрос на поиск повторяющихся данных в указанном поле таблицы или запроса.

80

Впункте «Записи без подчиненных» можно создать запрос на поиск записей

вглавной таблице, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется для многотабличных баз данных.

При выполнении запроса Microsoft Access извлекает записи из таблиц и формирует результирующий набор данных. Он выглядит, как таблица, хотя и не является ею. Результирующий набор данных является динамическим (или виртуальным) набором записей и не хранится в базе данных. После закрытия запроса результирующий набор данных этого запроса прекращает свое существование.

При сохранении запроса остается только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.

Запрос на выборку

Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров. Более того, фильтры можно сохранять как запросы. Но в отличие от фильтров, результатом выполнения которых являются целые записи, запросы позволяют вывести лишь выбранные поля.

Для создания простого запроса достаточно воспользоваться «Мастером»: в окне запросов нажать кнопку «Создать», выбрать «Простой запрос».

Рис. 2.6.11. Создание запроса на выборку с помощью Мастера

На первом шаге работы «Мастера» выбирается в раскрывающемся списке таблица или запрос, на основании которой(го) создается новый запрос на выборку. Появляется список доступных полей, из которого с помощью кнопок > и >>

81

выбираются нужные. Далее запросу присваивается имя и предоставляется возможность выбора: открыть результаты выполнения запроса или изменить структуру запроса в режиме «Конструктора». Недостатком этого способа является невозможность задать условия отбора записей в запросе. Для этих целей необходимо открывать запрос в режиме «Конструктора».

Чтобы сразу создать запрос на выборку в режиме «Конструктора» необходимо:

1.В окне базы выбрать тип объекта «Запросы», щелкнуть на кнопке «Соз-

дать».

2.В окне «Новый запрос» выбрать пункт «Конструктор».

3.В окне «Добавление таблицы» выбрать таблицы и запросы, на основе которых составляется новый запрос. После нажатия на кнопку «Добавить» в верхней части бланка запроса отображаются списки полей выбранных таблиц

(рис. 2.6.12).

Рис. 2.6.12. Создание запроса на выборку в режиме конструктора

4.Поля, которые должны выводиться в результате выполнения запроса, требуется поместить в бланк. Это можно сделать несколькими способами:

двойным щелчком на имени нужного поля в верхней части бланка запроса;

перетащить с помощью левой кнопки мыши имя поля из верхней части бланка запроса в нижнюю (строка «Имя таблицы» в бланке запроса в первых двух случаях заполняется автоматически);

выбрать в нижней части бланка нужное имя таблицы из раскрывающегося списка, затем поле.

5.В строке «Сортировка» можно выбрать вариант упорядочивания записей (по возрастанию или убыванию).

6.Иногда поле должно присутствовать в бланке запроса, но не должно отображаться в бланке результирующей таблицы (например, при использовании этого поля для сортировки). В этом случае отключают соответствующий флажок

встроке «Вывод на экран».

82

7.Строка «Условие отбора» должна содержать критерий выбора записей.

8.Запустить запрос можно несколькими способами:

щелчком по кнопке «Вид» () на панели инструментов (или пунктом меню Вид Режим таблицы);

закрыть запрос в режиме «Конструктора», сохранив изменения; затем от-

крыть двойным щелчком на его значке в окне базы данных или с помощью кнопки «Открыть».

Можно использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий. Такие запросы называют итоговыми.

Итоговые запросы

Создать запрос с итогами можно в процессе работы мастера простого запроса или в режиме «Конструктора». Когда «Мастер» предоставляет выбор между подробным и итоговым запросом, выбираем «Итоговый» и с помощью кнопки «Итоги» указываем операцию, которую нужно произвести с данными числового поля (Sum – сумма, Avg – среднее значение, Max – максимум, Min – минимум).

При создании итогового запроса в режиме «Конструктора» предварительно необходимо записи сгруппировать по какому-либо признаку (поскольку итоговые функции (Max, Min, Sum…) имеют смысл только для нескольких записей). Для этого в бланк запроса необходимо добавить строку «Групповая операция» щелчком на кнопке Σ на панели инструментов или в контекстном меню. В этой строке выбираем из списка одну из итоговых операций для того поля, по которому будут производиться вычисления.

Запрос с параметрами

Это запрос, при открытии которого в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться отбор (рис. 2.6.13).

Рис. 2.6.13. Выполнение запроса с параметром

Для создания такого запроса создается обычный запрос на выборку. Затем в режиме «Конструктора» в строке «Условие отбора» необходимо в квадратных скобках указать текст, который будет выводиться в диалоговом окне при открытии запроса пользователем. Например, чтобы при запуске запроса открывалось окно, изображенное на рисунке, следует в строке «Условие отбора» поля «Фамилия» указать текст: [Фамилия студента].

83

Вычисление в запросе

В запросе можно производить вычисления. Результаты вычислений должны содержаться в новом столбце. Для этого в режиме «Конструктора» вместо имени нового поля нужно записать формулу следующего вида:

«Название нового поля: [поле1] знак операции [поле2]».

Чтобы данные могли использоваться в формуле, поля должны быть числового типа.

Для ввода длинных формул удобно использовать вспомогательное диалоговое окно «Область ввода», открывающееся комбинацией клавиш Shift + F2.

Например, если поля «Семестр 1» и «Семестр 2» содержат данные об оплате за обучение, а требуется определить сумму, уплаченную за весь год, то:

–создается запрос, в который включаются поля «Фамилия», «Имя» (и любые другие поля, содержащиеся в таблицах базы данных);

–в бланке конструктора запроса в строке «Поле» нового столбца задаем расчетную формулу:

Уч Год: [Семестр 1]+[Семестр 2].

Запросы на изменение

Запросы на изменение позволяют добавлять данные в уже существующие таблицы, удалять или обновлять записи, удовлетворяющие некоторому критерию, создавать на основе запроса новую таблицу.

Порядок действий при создании этих запросов следующий:

1.Создается запрос на выборку, отбирающий данные из разных таблиц или создающий новые данные путем вычисления.

2.В режиме «Конструктора» открываем пункт меню «Запрос». Выбираем нужный тип запроса:

При выборе запроса на удаление записей в бланке запроса появляется новая строка «Удаление». В строке «Условие отбора» указывается критерий для записей, которые требуется удалить из таблицы.

При выборе запроса на обновление записей в бланке запроса появляется строка «Обновление». В строке «Условие отбора» требуется написать текст, который нужно изменить, в строке «Обновление» – новый текст.

При выборе запроса на создание таблицы открывается диалоговое окно для указания имени новой таблицы (новое имя не должно совпадать с именами других таблиц или запросов). Новая таблица будет содержать данные, являющиеся результатом запроса на выборку, на основе которого создавался данный запрос.

При выборе запроса на добавление записей в таблицу открывается диалоговое окно для выбора таблицы, в которую будут внесены записи, отобранные составленным запросом на выборку.

3.При открытии запроса на изменение появляется окно, запрашивающее подтверждение на изменение данных (нажимаем «Да»), затем окно с сообщением о числе записей добавляемых (удаляемых, обновляемых) в таблицу (нажимаем «Да»). Чтобы увидеть результат выполнения запроса, переходим к объекту «Таблицы» и открываем таблицу, в которую были внесены изменения.

84