2. КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

РАЗДЕЛ 4. ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ. ПРОГРАММА MS WORD

Тема 12. Запуск и настройка программы. Операции с документами

Microsoft Word – это профессиональный текстовый редактор, предназначенный для создания текстовых документов с возможностью вставки элементов графики и таблиц.

Microsoft Word входит в состав пакета программ Microsoft Office.

Программа MS Word позволяет пользователю:

1)создавать текстовые документы с произвольным позиционированием и произвольным форматированием шрифта;

2)вставлять таблицы любого уровня сложности в текстовый документ;

3)создавать маркированные и нумерованные списки;

4)произвольно вставлять элементы графики в текст;

5)осуществлять автоматическую нумерацию страниц;

6)произвольно изменять размер страниц в документе;

7)изменять ориентацию страниц документа;

8)нумеровать страницы;

9)автоматически создавать оглавление (содержание) текстового документа;

атакже осуществлять ряд других действий.

Запуск Microsoft Word

Чтобы запустить Microsoft Word, можно воспользоваться ярлыком программы на «Рабочем столе» Windows или в главном меню указать команды:

Пуск Программы Microsoft Word.

На экране появится окно текстового редактора MS Word (рис. 2.4.1). Оно может отличаться от приведенного на рис. 2.4.1 образца отсутствием или, наоборот, наличием различных элементов управления, большинство из которых можно включать/выключать.

Настройка окна редактора перед работой

Для удобной работы с документом рекомендуется включить две панели инструментов: «Стандартную» и «Форматирование» – линейку, полосы прокрутки и строку состояния (все перечисленные элементы представлены на рис. 2.4.1). Для включения/выключения панелей инструментов необходимо установить/снять флажки около названия соответствующей панели, предварительно выполнив команды: Вид Панели инструментов. Для включения/выключения линейки нужно установить/снять флажок около одноименной команды в меню «Вид». Аналогично осуществляется включение/выключение строки состояния и обеих полос прокрутки (горизонтальной и вертикальной) в диалоговом окне, которое можно вызвать на экран, указав команды: Сервис Параметры и выбрав вкладку «Вид».

8

Настроенные один раз параметры окна будут сохранены, что позволяет избежать повторной настройки при последующем открытии Microsoft Word.

Рабочее поле

документа

Вертикальная

линейка

Рис. 2.4.1. Окно программы MS Word

Настройка параметров, влияющих на отображение документа

MS Word предлагает четыре варианта отображения документа: «Обычный», «Web-документ», «Разметка страницы», «Структура». Переключение между ними осуществляется выбором одноименной команды в меню «Вид» или нажатием

соответствующей кнопки в левом нижнем углу экрана . На рис. 2.4.1 документ представлен в рекомендуемом для работы режиме «Разметка страницы», который позволяет просмотреть документ в том виде, в котором он будет напечатан на принтере.

Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение, или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или даже несколько страниц сразу в уменьшенном виде. Увеличение или уменьшение изображения активного документа осуществляется с помощью раскрывающегося списка «Масштаб» панели инструментов «Стандартная», в котором можно выбрать масштаб, или ввести требуемый (между 10 и 400 процентами) с клавиатуры. Рекомендуется выбрать масштаб «По ширине страницы».

9

Создание нового документа

Сразу после запуска Microsoft Word автоматически создает новый документ (файл с расширением doc).

В процессе работы для создания нового документа следует в меню «Файл» выбрать команду «Создать». В открывшемся диалоговом окне (рис. 2.4.2) вы-

брать «Новый документ», нажать «OK».

Более быстрый способ создания нового документа – нажать кнопку на панели инструментов «Стандартная».

Рис. 2.4.2. Диалоговое окно «Создание документа»

Открытие документа

Для открытия существующего документа можно выбрать команду Файл Открыть или щелкнуть кнопку , после чего появится диалоговое окно «Открытие документа» (рис. 2.4.3). Список «Папка» позволяет перемещаться по дереву папок и выбрать и открыть ту папку (или диск), в которой находится нужный документ. Ниже, в основной области окна отображаются файлы и папки выбранной папки, указанной в поле «Папка». Для перехода на один уровень вверх можно использовать кнопку . Переход во вложенную папку (на один уровень вниз), отображаемую в основной области окна, осуществляется двойным щелчком по данной папке. Файлы в центральной области рассматриваемого окна отображаются в соответствии с ограничениями, накладываемыми полем «Тип файлов». Как отмечалось ранее, на тип файла указывает трехбуквенное расширение, добавляемое в конце имени файла. Например, для упрощения поиска документа Word, в раскрывающемся списке «Тип файлов» выберите запись «Все документы Word». При этом файлы других типов отображаться не будут. По умолчанию отображаются все файлы. В завершение двойным щелчком выбирается нужный документ.

10

Выбираем папку

Выбираем файл

Указываем тип отображаемых файлов

Рис. 2.4.3. Диалоговое окно «Открытие документа»

Сохранение документа в файле

Документ, с которым Вы работаете, необходимо периодически сохранять. Первое сохранение рекомендуется выполнить в самом начале работы с файлом. Это позволяет застраховаться от случайной потери информации, например, из-за отключения электричества или «зависания» программы.

Сохраняя документ первый раз, надо указать на диске то место, где файл будет храниться, и дать имя файлу документа.

Для этого можно выполнить команды Файл Сохранить или щелкнуть по кнопке на панели инструментов «Стандартная». В диалоговом окне «Сохранение документа» в поле «Папка» выбирается диск или папка (как и при открытии уже существующего документа), где будет сохранен документ (рис. 2.4.4). Если необходимо сохранить файл в новой папке ее можно создать с помощью кнопки в данном окне. При этом появится окно «Создание папки», в которое нужно ввести имя новой папки.

Убедитесь, что в поле «Папка» указано имя той папки, куда Вы сохраняете документ!!!

Рис. 2.4.4. Диалоговое окно «Сохранение документа»

11

В поле «Имя файла» вводим название сохраняемого документа. Если Вы в сохраняемом документе уже набрали одну строку, то Word предложит ее в качестве имени файла. Расширение файла не обязательно вводить с клавиатуры, Word присвоит его автоматически в соответствии с выбранным в низу диалогового окна типом файла. По умолчанию программа Word сохраняет файл с расширением имени файла .doc (тип файла – «Документ Word»). После этого необходимо нажать кнопку «Сохранить».

При повторном сохранении диалоговое окно «Сохранение документа» не открывается, документ автоматически сохраняется в том же файле.

Чтобы сохранить документ под другим именем или в другой папке, следует в меню «Файл» выбрать команду «Сохранить как», после чего появляется окно «Сохранение документа», в котором нужно соответственно изменить имя файла или выбрать другую папку. Данная операция эффективна при создании копии какого-либо документа.

Установление параметров страницы

Документ может состоять из одной или нескольких страниц. Если набираемый текст не убирается на текущей странице, новая добавляется автоматически в конец документа. Поля страницы представляют собой пустое пространство возле краев страниц (рис. 2.4.5). Как правило, текст и графические элементы вставляются в область печати, ограничиваемую полями страницы. Однако некоторые элементы можно разместить на полях – например, верхние и нижние колонтитулы, номера страниц (рис. 2.4.6).

Верхнее поле

Нижнее поле

Перед началом работы с текстом рекомендуется задать нужный формат листа, воспользовавшись пунктом меню Файл Параметры страницы. В открывающемся по данной команде окне можно установить поля (рис. 2.4.7), размер бумаги (рис. 2.4.8), ориентацию страницы (рис. 2.4.8) и некоторые другие пара-

12