Запрос SQL – это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используется обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами баз данных.

Тема 30. Формирование отчетов

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Для создания отчета надо выполнить команды Отчеты Создать. Откроется окно «Новый отчет», в котором приведены шесть способов создания отчета: «Конструктор», «Мастер отчетов», «Автоотчет в столбец», «Автоотчет ленточный», «Мастер диаграмм» и «Почтовые наклейки». «Конструктор» позволяет самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. «Мастер отчетов» автоматически создаст отчет на основе выбранных пользователем полей таблиц и запросов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей. «Автоот-

чет в столбец» и «Автоотчет ленточный» – самые простые способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает «Мастер». «Мастер диаграмм» поможет создать отчет в виде диаграммы, а «Почтовые наклейки» – отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

После завершения работы «Мастера» можно переключиться в режим «Конструктора» и внести изменения в стандартный макет.

При работе с «Мастером», в зависимости от того, какой отчет необходимо создать, Microsoft Access предлагает различные варианты макетов отчета. Например, если создается простой отчет без группировки данных, то предлагается три варианта макета: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представен вид этих макетов. Если пользователь укажет уровни группировки (т.е. по каким признакам надо сгруппировать данные), то Microsoft Access предлагает шесть видов макетов. Перечислять их не будем, так как они представлены в окне создания макетов.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных (на экране либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом: форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

85

РАЗДЕЛ 7. СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ. ПРОГРАММА MS POWERPOINT

Тема 31. Создание презентации

Программа Power Point предназначена для разработки экранных слайдов и воспроизведения их в виде слайд-фильма, или презентации.

Презентация состоит из набора слайдов. Чтобы презентация произвела нужный эффект на публику, каждый слайд должен выражать законченную мысль или содержать законченное сообщение. Помимо текста достижению поставленной цели служат и другие элементы презентации. Правильно подготовленная и хорошо оформленная презентация с использованием спецэффектов позволят сделать доклад интересным и увлекательным. Это привлечет внимание аудитории к докладу на протяжении всего времени выступления.

Для запуска программы PowerPoint воспользуйтесь командой Пуск Про-

граммы Microsoft Power Point.

Работу над презентацией начинают с выбора способа создания (рис. 2.7.1). 1. Мастер автосодержания дает воз-

можность выбрать тему будущей презентации, после чего создается примерная презентация из нескольких слайдов, содержащих образцы текста и заголовков. Полученная презентация, естественно, требует дополнительной работы. Если окно, изображенное на рисунке, уже закрыто, для создания презентации с использованием мастера автосодержания необходимо выбрать меню Файл Создать и затем перейти на вкладку «Презентации».

2. Шаблон презентации используется для задания художественных подложек к слайдам, но их можно назначить позже. Если окно, изображенное на рисунке уже закрыто, для создания презентации на основе шаблона оформления нужно выбрать меню Файл Создать и затем перейти на вкладку «Шаблоны оформления».

Создавая пустую презентацию, мы имеем возможность самостоятельно задать нужную структуру и оформление. Для создания пустой презентации можно выбрать меню Файл Создать, на вкладке «Общие» выбрать «Новая презентация». При этом открывается окно разметки слайдов, служащее для назначения схемы будущего слайда (рис. 2.7.2).

Разметка слайда включает так называемые местозаполнители – рамки с пунктирным контуром, которые предназначены для размещения заголовка слайда, текста и диаграммы, таблицы, организационной диаграммы, картинки. Расположение, размер и формат местозаполнителей можно изменять. Но даже выбрав пустой слайд, вы сами сможете добавить в него нужные объекты (текст, рисунки, таблицы, диаграммы и др.).

86

Для добавления в презентацию нового слайда следует воспользоваться пунктом меню Вставка Новый слайд или кнопкой на панели инструментов.

Рис. 2.7.2. Выбор разметки слайда

Способы просмотра презентаций

В пакете PowerPoint существуют различные варианты просмотра презентации. Наиболее простой способ выбора нужного варианта просмотра заключается в использовании кнопок управления режимом просмотра слайдов презентации, которые расположены в левом нижнем углу экрана. Для смены режима работы можно также воспользоваться пунктом меню «Вид».

Режим слайдов (кнопка)

Выбор данного режима предоставляет возможность редактирования отдельных слайдов. Этот режим является основным для работы в версиях программы PowerPoint 97. Переход к следующему слайду осуществляется полосой прокрутки.

Показ структуры презентации (кнопка )

В режиме структуры презентация изображается в конспективном виде: только заголовки слайдов и содержащийся в слайдах текст. Структуру можно набрать в PowerPoint, создать на основе базовой структуры с помощью мастера автосодержания или импортировать из другого приложения, такого как Microsoft Word. В режиме структуры наиболее удобно разрабатывать и структурировать содержимое презентации.

Режим сортировщика слайдов (кнопка )

В этом режиме на экране отображаются миниатюры всех слайдов презентации с содержащимся в них текстом и графикой. Здесь представлен общий вид всей презентации. Задача разработчика в этом варианте представления – создание композиции презентации, поэтому нет необходимости разглядывать мелкие детали слайдов. Здесь можно создавать новые слайды, менять их оформление, порядок следования.

87

Режим демонстрации слайдов (кнопка )

Кнопка служит для запуска показа файлов презентации непосредственно в среде разработки PowerPoint. Той же цели можно достичь, используя альтернативные варианты:

1.В меню «Показ слайдов» выберите команду «Показ».

2.В меню «Вид» выберите команду «Показ слайдов».

3.Нажмите клавишу F5.

Команда осуществляет запуск просмотра презентации начиная с текущего слайда (режим слайдов) или с выделенного (режим сортировщика слайдов). Перемещение между слайдами зависит от настройки презентации и осуществляется нажатием кнопки мыши (клавиатуры) или автоматически.

Обычный режим (кнопка )

Рис. 2.7.3. Обычный режим работы с презентацией

Этот режим (рис. 2.7.3) представляет собой сочетание отображения слайдов, структуры и заметок. Он отсутствует в версии программы Microsoft PowerPoint 97, а в Microsoft PowerPoint 2000 данный режим является основным.

В области заметок имеет смысл поместить сопровождающий показ слайдов текст. К каждому слайду прилагается страница заметок, на которой изображена уменьшенная копия слайда и отведено место для заметок докладчика. Эти заметки можно распечатать для фиксирования ключевых моментов презентации. Страницы заметок можно посмотреть с помощью меню Вид Страницы заметок. Кроме того, для присутствующих можно создать распечатки, содержащие несколько изображений слайдов на листе, помогающие следить за ходом презентации.

Оформление слайдов

Основной фон слайда можно оставить однотонным или применить готовый шаблон оформления.

Чтобы выбрать готовый дизайн, нужно выбрать пункт меню Формат Применить шаблон оформления и выбрать желаемую композицию.

Для того чтобы изменить фоновый цвет слайда, необходимо выполнить следующую последовательность шагов:

88

1.В режиме слайдов выберите в меню «Формат» команду «Фон».

2.В группе «Заливка фона» (рис. 2.7.4) щелкните стрелку вниз (комбинированный список).

3.Для изменения цвета, входящего в цветовую схему, можно щелкнуть один из восьми цветов в группе «Авто». Чтобы изменить цвет, не входящий в цветовую схему, нажмите кнопку «Другие цвета». Щелкните нужный

(пункт «Способы заливки» под пунктом «Другие цвета» позволяет задать градиентную заливку, узор или текстуру, а также использовать в качестве фона рисунок, из другого файла).

выбрать любую стандартную схему или, перейдя на вкладку «Специальная», изменить цвет любого выбранного элемента. Произведенные изменения можно применить к одному или ко всем слайдам презентации.

Объекты на слайдах

Текст

Текстовый объект можно создать с помощью кнопки «Надпись» на панели «Рисование». Текстовыми объектами также являются текстовые полязаглушки на схеме слайда.

С текстовыми объектами можно выполнять следующие операции:

–перемещение по слайду и изменение размеров;

–изменение формата шрифта (цвет, размер, начертание, тип);

–наложение теней;

89

–придание рельефности;

–поворот на произвольный угол;

–добавление новых текстовых объектов.

Перемещение и изменение размеров текстового объекта выполняется мышью так же, как это делается с любыми графическими объектами. Форматирование шрифта также осуществляется по общим правилам (см. раздел «Текстовый редактор MS Word»).

Для наложения теней используется кнопка «Тень» () на панели «Рисование». Объект с текстом предварительно выделяется. Придание рельефности задается в окне настройки шрифта, вызываемого через контекстное меню объекта или командой Формат Шрифт. Здесь также можно назначить тень для текста.

Графика

На слайде могут применяться как готовые рисунки, так и внедренные из другого приложения, например, созданные в графическом редакторе. Технология здесь такая же, как при работе с готовыми рисунками в пакетах Word и Excel.

Способы добавления рисунка:

–картинка Clip Gallery (меню Вставка/Рисунок/Картинки...);

–рисунок из файла (меню Вставка/Рисунок/Из файла...);

–объект другого приложения (меню Вставка/Объект...).

Можно создать новый графический объект с помощью панели инструментов «Рисование». Нанесение на слайды объектов типа Автофигуры, линии, стрелки и др. с панели «Рисование» – выполняется так же, как и в других приложениях MS Office (см. раздел 4).

Диаграммы

Диаграммы являются средством визуализации данных, т.к. значительно улучшают качество восприятия информации. Есть два основных способа вставить диаграмму в слайд программы PowerPoint.

Использование готовой диаграммы. Если диаграмма существует на рабо-

чем листе MS Excel, то ее можно скопировать через буфер обмена.

Создание диаграммы в процессе работы над слайдом. Для вставки диа-

граммы можно использовать меню Вставка Диаграмма или кнопку «Вставить диаграмму» () на панели инструментов. После этого будет открыт объект типа таблицы, называемый листом данных. Щелкнув мышью в левом верхнем углу листа данных и нажав Del, можно очистить таблицу и затем ввести новые данные. С помощью кнопок на панели инструментов можно управлять видом и оформлением диаграммы.

Таблицы

Наилучший способ рационально использовать пространство экрана – поместить информацию в виде аккуратной, ясной, легко читаемой таблицы. Для вставки таблицы Word или Excel следует использовать соответствующие кнопки

панели инструментов – – или выбрать пункт меню Вставка Таблица или Вставка Объект Лист Microsoft Excel.

90